10 ultimative Regeln für den digitalen Rechnungseingang

„Was muss ich beachten, wenn ich eine digitale Rechnungsverarbeitung einführen will?“
Diese Frage höre ich oft. Denn viele Unternehmen wollen Rechnungen digitalisieren, digital verarbeiten und archivieren.
Laut bitkom versenden bereits 4 von 10 Unternehmen (43 %) ihre Rechnungen elektronisch. Auch Sie erhalten immer mehr Rechnungen per E-Mail, oder?

Diese zehn Regeln helfen Ihnen, bei der Einführung der digitalen Rechnungsverarbeitung von Anfang an alles richtig zu machen.

Vermutlich kennen Sie die Vorschriften für die Verarbeitung von Papierrechnungen. Und wissen, wie die formale, sachliche und rechnerische Prüfung abläuft. Aber was gilt bei elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen)? Und was bei per E-Mail versendeten Rechnungen?
Den Unterschied gibt zwischen E-Rechnungen und elektronisch versendeten Rechnungen (zum Beispiel PDF) gibt es wirklich!

  • Kurz erklärt:
    Eine E-Rechnung ist eine digitale Datei mit strukturierten Rechnungsdaten, die vom Empfänger automatisch verarbeitet werden kann. Beispiel: Eine XML-Datei.
    Dies trifft für die meisten per E-Mail versendeten PDF-Dateien nicht zu, denn diese enthalten ausschließlich unstrukturierte Daten, die in einem Zwischenschritt erst ausgelesen werden müssen.

Die gute Nachricht: Egal welches Format (PDF, XML, EDIFACT, XRechnung oder ZUGFeRD) Sie einsetzen oder welchen Übertragungsweg Sie wählen (E-Mail, Papierscan, EDI) – die folgenden 10 ultimativen Regeln gelten für die gesamte digitale Rechnungsverarbeitung.

 

1. Alle Rechnungen sind gleich

Egal ob Papierrechnungen, E-Rechnungen oder elektronisch versendete Rechnungen: Alle Rechnungen sind umsatzsteuerlich gleich zu behandeln und müssen dieselben Pflichtangaben enthalten.

  • Möchten Sie wissen wie die Prüfung im Einzelnen abläuft? Dann schauen Sie gern in diesem Beitrag nach.

2. Elektronische Rechnungen müssen elektronisch aufbewahrt werden

Elektronische Rechnungen ausdrucken, lochen und abheften? Ist nicht GoBD-konform und daher nicht gestattet. Sollten Sie dennoch so arbeiten, bitte schnell ändern! Sonst kann dies bei der nächsten Betriebsprüfung sehr teuer für Sie werden.

  • Es gilt: Elektronische Rechnungen müssen auch elektronisch aufbewahrt werden.

3.   Elektronische Rechnungen müssen lesbar sein

Diese Regel klingt banal. Für elektronische Rechnungen bedeutet dies, dass die Pflichtangaben gemäß Umsatzsteuergesetz jederzeit für den Menschen erkennbar sein müssen.

Sie können dies einfach durch ein Dokumentenmanagementsystem gewährleisten, das über einen entsprechenden Viewer verfügt.

4.  Papierrechnungen dürfen gescannt werden

Sie erhalten überwiegend noch Papierrechnungen? Kein Problem! Denn Sie dürfen Papierrechnungen scannen, digital weiterverarbeiten und elektronisch archivieren.

  • Genauer gesagt: Sie dürfen Rechnungen nicht nur scannen, sondern auch mit dem Smartphone fotografieren. Daher spricht die GoBD auch von „bildlich erfassen“.

5.    Papierrechnungen dürfen vernichtet werden

Doch wo ist der Vorteil, wenn ich nach dem Scannen der Papierrechnungen diese noch aufheben muss? (So war das mit der „Doppelten Buchführung“ nämlich nicht gemeint 🙂

  • Die gute Nachricht: Nach dem Einscannen dürfen Sie Papierrechnungen – soweit sie keinen Spezialvorschriften unterliegen – vernichten. Voraussetzung ist jedoch, dass das verwendete Scan- und Archivierungsverfahren den GoBD entspricht.

Besonders bedeutsam ist dabei die sogenannte Verfahrensdokumentation (siehe Regel 8). Hier müssen Sie den Digitalisierungsprozess beschreiben und auf die personellen und technischen Anforderungen eingehen.

Natürlich können Sie den Scanprozess und das Auslesen der Belege auch an einen professionellen Dienstleister outsourcen. Worauf Sie dabei achten sollten, finden Sie im Beitrag „8 Kriterien zur Auswahl eines Scandienstleisters“.

6.     Elektronische Rechnungen müssen authentisch und unveränderbar sein

Bei Papierrechnungen kennen Sie das. Sie müssen Rechnungen unverändert aufbewahren, wollen Sie Ihren Vorsteuerabzug nicht gefährden. Es gelten die Grundsätze der „Authentizität und Integrität“.

  • Bei elektronischen Rechnungen gelten dieselben Prinzipien. Wenn Änderungen vorgenommen werden, muss der ursprüngliche Inhalt sowie Zeitpunkt und Verursacher der Veränderung erkennbar bleiben.

Archivieren Sie Ihre Rechnungen in einem Ordner auf Ihrem PC oder Server? Dann werden Sie diese Regel nicht einhalten können. Veränderungen an den digitalen Rechnungsdateien sind einfach möglich, entsprechende Änderungen sind nicht nachvollziehbar.

7.  Elektronische Rechnungen müssen nachvollziehbar und nachprüfbar sein

Versehen Sie E-Rechnungen mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index? Verwalten Sie elektronische Rechnungen auch unter diesem Index? Sehr gut!
So stellen Sie nämlich sicher, dass die elektronischen Rechnungen auch nach der Verbuchung schnell gefunden werden, zum Beispiel bei einer Prüfung.

Wenn Sie keine Indizes verwenden und diese bei der Verbuchung der Rechnung nicht übernehmen, wird eine entsprechende Recherche schwierig bis unmöglich.

  • Denken Sie daran: Die Finanzverwaltung kann verlangen, im Rahmen einer Volltextsuche in elektronischen Rechnungen zu recherchieren.

8.      Verfahrensdokumentation ist Pflicht

Für den digitalen Rechnungsempfang, das Scannen von Papierrechnungen und die Rechnungseingangsprüfung müssen Sie eine Verfahrensdokumentation erstellen. Wichtig ist vor allem, dass dort die entsprechenden Vorschriften der GoBD umgesetzt sind. Hilfreich dabei ist zum Beispiel die Checkliste vom bitkom.

Praktisch, dass professionelle Dokumentenmanagementsysteme wie DocuWare Ihnen diese Verfahrensdokumentationen für die digitalen Rechnungseingangsprüfungen als Standard mitliefern. Mit diesen modernen, cloudbasierten Systemen können Sie den digitalen Rechnungseingang in nur zwei bis drei Tagen in Ihrem Unternehmen umsetzen.

9.     E-Mails aufbewahren

Auch bei Ihnen ist die E-Mail wahrscheinlich das wichtigste Medium für die geschäftliche Kommunikation. Per E-Mail erhalten Sie Geschäftspost, darunter bestimmt viele Rechnungen.

  • An dieser Stelle ist wichtig: Bewahren Sie freiwillig jede E-Mail auf und legen Sie diese wie Ihre Eingangsrechnungen indiziert ab. So können Sie jederzeit nachvollziehen, von welchem Absender eine Rechnung stammt und wann sie empfangen (oder versendet) wurde.

Wer mehr wissen möchte: Grundlegendes zur Archivierung von E-Mails finden Sie hier.

10.      Sprechen Sie mit Experten

Gesetzliche und technische Anforderungen, Sicherheit, Datenschutz, Verfahrensdokumentationen… Bei der Umsetzung der digitalen Rechnungsverarbeitung müssen Sie einiges beachten.
Hierzu haben Sie gerade 9 wichtige Regeln gelesen.

  • Regel Nummer 10 gehört für mich zu den wichtigsten: Fragen Sie einen Experten! Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, mit Kolleginnen und Kollegen oder den Digitalisierungsfachleuten aus meinem Team.

Oder besuchen Sie eine unserer zahlreichen Veranstaltungen zu den Themen Rechnungsverarbeitung und E-Mail-Archivierung. Ich freue mich auch über Ihre Fragen. Einfach eine E-Mail an digitalnow@rosenberger-data.de!

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