8 Kriterien zur Auswahl eines Scandienstleisters

Bei der Auswahl des richtigen Dienstleisters sind nicht alleine die räumliche Nähe oder der Preis ausschlaggebend . Diese acht Kriterien sind entscheidend, um den Scanservice-Anbieter zu finden, der zu Ihnen passt.
Dokumente scannen, Akten und Ordner digitalisieren: Scanservice-Unternehmen befreien Sie von teuren Papierablagen, schaffen Platz und helfen Ihnen, wertvolle Zeit bei der Suche nach Dokumenten und Informationen zu sparen. Bei der Auswahl des richtigen Dienstleisters sind nicht alleine die räumliche Nähe oder der Preis ausschlaggebend . Diese acht Kriterien sind entscheidend, um den Scanservice-Anbieter zu finden, der zu Ihnen passt.
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Sicherheit und Datenschutz Haben beim Scannen höchste Priorität

 

Die Sicherheit Ihrer Dokumente und Daten muss bei einem Scandienstleister eine herausragende Bedeutung haben.
Zudem sollte ein Scandienstleister umfangreiche Maßnahmen ergriffen haben, um die Verfügbarkeit, die Vertraulichkeit und die Integrität Ihrer Dokumente und Daten sicherzustellen.
Verschaffen Sie sich vor Ort ein Bild und besuchen Sie potenzielle Scanservice-Unternehmen. Achten Sie darauf, dass der Zugang zum Gebäude und der Zugang zu den Scanarbeitsplätzen durch Zutrittskontrollen geschützt sind. Lassen Sie sich die Sicherheitsorganisation und die entsprechenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten detailliert erläutern.

Wichtige Fragen:
  • Geheimhaltung: Sind alle Beschäftigten auf Geheimhaltung und die Einhaltung der Datenschutzgesetze schriftlich verpflichtet?
  • Transport: Wie erfolgt der Transport der Dokumente?
  • Zugriff: Wie werden die Originaldokumente und Server und Computer-Arbeitsplätzegegen unbefugten Zugriff geschützt?
  • Lagerung: Gibt es klimatisierte Räume zur Lagerung von sensiblen Orginaldokumenten?
  • Cyber-Angriffe: Welche Maßnahmen wurden zur Abwehr von Cyber-Angriffen getroffen?
  • Berechtigungen: Welches Berechtigungskonzept gibt es für den Zugriff auf Dokumente und Dateien?
  • Verschlüsselung: Werden Dateien vor der Auslieferung/Übermittlung verschlüsselt?
  • Weiterbildung: Wird die Belegschaft in Bezug auf Datenschutz und Sicherheit regelmäßig geschult?
  • Verlustsicherung: Wie werden Ihre Dokumente und Daten im Notfall vor Verlust gesichert und geschützt?
  • Beauftragte: Gibt es einen Datenschutzbeauftragten und/oder einen Beauftragten für Informationssicherheit?
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Anforderungsgerechte Scanqualität

Ein wichtiges Kriterium für die Bewertung eines Scanservice-Unternehmens ist die Qualität der nach dem Scannen zur Verfügung gestellten Daten.
Die Qualitätsansprüche, die an digitale Abbilder von Papierdokumenten, Aktenordnern, Mappen, Büchern, Dias oder Filmen gestellt werden, sind natürlich abhängig vom Original. An die Datei eines Reisekostenbeleges wird man andere Ansprüche stellen als an den Scan eines historischen Buches oder einer historischen Karte.

In Abhängigkeit von Dokumententyp, Verwendungszweck und Format der zu digitalisierenden Originale muss ein Scandienstleister über verschiedene Scantechniken sowie verschiedene Scanner im Aufsicht- oder Durchlaufverfahren verfügen, um optimale Scanergebnisse gewährleisten zu können.
Zudem ist entsprechendes Know-how erforderlich, um die erzeugten Datenmengen und den Speicherbedarf – ohne Qualitätsverlust – auf das Nötigste zu beschränken und eine optimale Kompatibilität der Dateien für die Verwendung in verschiedenen Archiv- und Dokumentenmanagement- und Workflow-Systemen sicherzustellen.

Last but not least muss sichergestellt werden, dass auch wirklich jedes Dokument gescannt wird und keine Informationen verloren gehen. Dies ist insbesondere beim “ersetzenden Scannen” (Originale werden nach der Digitalisierung vernichtet) unabdingbar und muss im Scanprozess permanent überprüft werden.

Wichtige LeitFragen:
  • Technologie: Welche Scanner und Scan-Technologien werden eingesetzt?
  • Originale: Wie wird ein schonender Umgang mit den Originalen gewährleistet und ein optimales Scanergebnis erzielt?
  • Ergebnis: Wie ist das Scanergebnis (Probescans)? Sind alle Informationen vorhanden?
  • Vollständigkeit: Wie wird gewährleistet, dass keine Informationen verloren gehen?
  • Formate: In welchem Datenformat werden die Dateien ausgeliefert bzw. bereitgestellt?
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Full-Service

In der DACH-Region gibt es unzählige Unternehmen, die Scanservices anbieten.
Bei der Auswahl eines geeigneten Scandienstleisters sollte darauf geachtet werden, dass er flexibel auf Kundenanforderungen eingehen und einen umfassenden Service bieten kann.
Dieser Service sollte die komplette Prozesskette, von der Abholung der Originaldokumente bis zur Aufbereitung und Übergabe der digitalen Dateien, umfassen.

Wichtige Fragen:
  • Erreichbarkeit und Reaktionsgeschwindigkeit: Ist das Scanservice-Unternehmen gut erreichbar? Werden Anfragen zügig beantwortet?
  • Probescans: Bietet das Scanservice-Unternehmen an, zur Beurteilung der Scan- und Datenqualität kostenlose Probescans durchzuführen?
  • Scan-on-demand und Einzelrecherche: Bietet der Dienstleister den Service, wichtige Dokumente auf Anforderung ad-hoc (“on demand”) auszulagern, zu scannen und binnen einer vereinbarten Servicezeit digital zur Verfügung zu stellen?
  • Datenbearbeitung: Können Dokumente klassifiziert, indiziert/verschlagwortet werden? Werden Volltextauslesung, Belegerkennung, Dateikomprimierungen  und -konvertierungen angeboten?
  • Rückheften: Bietet der Scandienstleister auf Wunsch an, die Originaldokumente zurückzuheften bzw. zu sortieren?
  • Auslagerung und Transport: Bietet der Scandienstleister den umfassenden Service der Sortierung, des Auslagerns, Einpackens und Transport der Originaldokumente, möglichst mit eigenem Fuhrpark?
  • Lagerkapazitäten: Sind ausreichend Lagerkapazitäten vorhanden? Ist das Lager sauber und aufgeräumt? Gibt es spezielle Lager mit definierten und überwachten Umgebungsbedingungen (Luftfeuchte, Temperatur)?
  • Bereitstellung der Daten: Bietet das Scanservice-Unternehmen verschiedene Arten der Datenbereitstellung an (Datenträger, SFTP-Übertragungen, Online-Cloud)?
  • Verarbeitung der Daten: Kann der Scandienstleister Sie auch in Bezug auf die elektronische Archivierung und Verarbeitung der Dokumente beraten und bietet er ggf. sogar passende Software dazu an?
  • Vernichtung der Originale: Werden Originaldokumente datenschutzkonform vernichtet?
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DSGVO Eingebaut

Wenn Unternehmen Scanservices an einen externen Dienstleister outsourcen, müssen sie eine Vielzahl von Regelungen der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) beachten.
Da auf den meisten Papierunterlagen, die digitalisiert werden sollen, personenbezogene Daten enthalten sind, sind Scandienstleister regelmäßig “Auftragsverarbeiter” im Sinne der DSGVO.
Da mit der Beauftragung von Scanservices regelmäßig auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten verbunden ist, müssen in Bezug auf den Datenschutz entsprechende Regelungen über den Schutz der Daten, Haftungsfragen sowie Auskunfts- und Dokumentationspflichten schriftlich vereinbart werden. Ein solcher “Vertrag zur Auftragsverarbeitung” (AVV) wird in Art. 28 (3) DSGVO explizit gefordert. Liegt dieser nicht vor, riskieren sowohl das beauftragende Unternehmen als auch das Scanservice-Unternehmen hohe Bußgelder.
Zudem haften bei Datenschutzverstößen der Auftraggeber sowie der Scandienstleister (Auftragsverarbeiter) gegenüber einer betroffenen Person gesamtschuldnerisch, d. h. Auftraggeber und Scandienstleister haften für den gesamten Schaden gemeinsam, damit ein entsprechender Schadensersatz für betroffene Personen sichergestellt ist.

Sollten Sie die Digitalisierung und das Scannen von Akten, Ordnern, Zeichnungen, Plänen, Filmen, Fichen oder sonstigen Dokumenten planen und damit ein Scanservice-Unternehmen beauftragen wollen, so sind Sie als Auftraggeber – und als “Verantwortlicher” im Sinne der DSGVO – verpflichtet, einen entsprechenden Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO mit dem Scandienstleister zu schließen. Professionelle Scandienstleister werden Sie auf diese Verpflichtung hinweisen.

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Einhaltung der Compliance

Dass in einem Geschäftsbetrieb die rechtlichen Vorgaben im Sinne der Compliance eingehalten werden ist eigentlich selbstverständlich. Doch welche rechtlichen Vorgaben sind für einen Scandienstleistungsunternehmen überhaupt relevant und worauf sollte ein Auftraggeber achten?
Insbesondere die Steuergesetzgebung und die Finanzbehörden haben hohe Anforderungen an die digitale Buchführung und Verarbeitung von Belegen gestellt. Diese sollten beachtet werden, will man bei Betriebsprüfungen keine unliebsamen Überraschungen erleben.

Bereits am 1. Januar 2015 traten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD 2015)“ in Kraft, die in 2019 neu gefasst wurden. Die Neufassung (GoBD 2020) ist ab dem 1. Januar 2020 anzuwenden. Unternehmen, die gegen diese Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten des Bundesfinanzministeriums (BMF) verstoßen oder sie nicht vollumfänglich erfüllen, riskieren, dass die Ordnungsmäßigkeit ihrer Buchführung beanstandet wird. In solchen Fällen können die Finanzbehörden Sanktionen verhängen und Steuern schätzen.

Die GoBD enthalten entsprechende Vorgaben an eine digitale Buchführung. So ist in Punkt 9.2 der GoBD ( „Elektronische Aufbewahrung“) der Qualitätsanspruch an das Scanverfahren definiert, auch fordert das BMF unter Punkt 9.3 („Elektronische Erfassung von Papierdokumenten“) eine  entsprechende Verfahrensdokumentation des Scanprozesses. Wenn Original-Dokumente nach dem Scannen vernichtet werden sollen, empfiehlt es sich zudem, die technische Richtline 03138 “Ersetzendes Scannen (RESISCAN)” heranzuziehen.

Sollten Sie also einmalige Digitalisierung von steuerrelevanten Unterlagen in Betracht ziehen oder Ihre Buchführungsunterlagen regelmäßig im Scanservice verarbeiten wollen, sollte das Scandienstleistungsunternehmen organisatorisch entsprechend eingerichtet sein. Fragen Sie nach entsprechenden Verfahrensdokumentationen in Bezug auf die GoBD und TR-RESISCAN.

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Zertifizierte Qualität und Datensicherheit

Scandienstleister sollten ihre betrieblichen Abläufe nach branchen- und bereichsspezifischen Normen steuern und nach international bewährten Methoden stetig optimieren. So stellen sie eine gleichbleibend hohe Qualität ihrer Scandienstleistung und ein hohes Sicherheitsniveau bei der Verarbeitung von Daten und im Umgang mit Informationen sicher.

Die einschlägigen Normen für Unternehmen, die Scanservices anbieten, sind die ISO 9001:2015 im Bereich Qualitätsmanagement, die ISO/IEC 27001 bei der Informationssicherheit oder die TR-RESISCAN beim ersetzenden Scannen. Diese Normen geben Scandienstleistern eine Anleitung, wie bei der Prozessstrukturierung und -steuerung vorzugehen ist und wie man Prozesse optimieren kann.
Scan- und Digitalisierungsunternehmen, die Ihre Organisation nach diesen Normen ausgerichtet haben und von unabhängigen Institutionen (z. B. TÜV, DEKRA) entsprechend zertifiziert sind, bieten ein entsprechend hohes Qualitäts- und Sicherheitsniveau.

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Transparente Preise

Ein umfassender Full-Service, gut ausgebildete Mitarbeitende und ein hohes Niveau bei Qualität und Datensicherheit verursachen entsprechende Kosten.
Somit sollte der Preis allein nicht das ausschlaggebende Kriterium bei der Auswahl eines Scanservice-Unternehmens sein.
Wenn Sie Angebote einholen, sollten diese vergleichbar sein und die erbrachten Leistungen strukturiert und übersichtlich darstellen.
Die Abrechnung von Scandienstleistungen erfolgt üblicherweise mit einem Seitenpreis.
Zusätzliche Services, wie z. B. der Transport oder die Erfassung von Metadaten werden separat ausgewiesen.

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Referenzen

Wenn Sie schließlich im Hinblick auf die Scanqualität, den Service, die Informationssicherheit und das Preis-Leistungsverhältnis einen guten Eindruck gewonnen haben, bitten Sie das Scanservice-Unternehmen nach Referenzen für Ihren Anwendungsfall.
Bestehende Kunden haben bereits Erfahrungen mit dem Scandienstleister gesammelt und können “aus erster Hand” ihre Erfahrungen weitergeben.

Für einen Scandienstleister sollte es kein Problem sein entsprechende Referenzen und Ansprechpartner zu nennen.

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