11 ultimative Schritte zur automatischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Mit der automatischen Rechnungsverarbeitung viel Zeit und Geld sparen.

Sie haben sicher schon viel über die Vorteile einer automatischen Rechnungsverarbeitung gehört.

Aufgrund der vielen und wiederkehrenden Standardabläufe eignet sich die Verarbeitung von Eingangsrechnungen besonders gut für die Automatisierung. Laut einer Studie von KPMG berichten rund 90 % der Finanzleitungen von einer Zeitersparnis durch die Automatisierung. Die Mehrheit meldet zudem eine bessere Qualität und geringere Kosten in der Buchhaltung. Genug Gründe also, sich intensiver mit diesem Thema zu beschäftigen, oder?

In diesem Beitrag zeige ich Ihnen die 11 ultimativen Schritte, wie Sie mit der automatischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen in Ihrem Unternehmen viel Zeit und Geld sparen können:

11 ultimative Schritte zur automatischen Rechnungsverarbeitung

Schritt 1: Digitale Rechnungen

Erst wenn Sie auf digitale Rechnungen umsteigen, profitiert Ihr Unternehmen von der automatischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Klingt trivial, ist jedoch eine wesentliche Voraussetzung.

Zunächst einmal steht also der Abschied vom Papier, alle Rechnungen werden digital verarbeitet (wie einfach das funktioniert, erkläre ich weiter unten). Ist das sichergestellt, werden alle Abteilungen im Unternehmen profitieren:

  • die Kreditorenbuchhaltung wird von reinen Erfassungstätigkeiten entlastet
  • Tipp- und Übertragungsfehler werden vermieden
  • die Durchlaufzeit für Prüfungen und Freigaben wird deutlich beschleunigt
  • die Buchhaltung weiß stets, wo sich welche Rechnung gerade zur Prüfung bzw. Freigabe befindet
  • Prüfungs- oder Freigabeaufgaben können auch auf Reisen mit dem Mobiltelefon oder vom Homeoffice erledigt werden
  • durch die kurzen Bearbeitungszeiten gehen Skontoerträge nicht mehr verloren und Mahngebühren werden vermieden

Wenn Sie Eingangsrechnungen digital verarbeiten, genießen Sie weitere Vorteile: Nach einer Studie von Billentis reduzieren viele Unternehmen die gesamte Verarbeitungsdauer Ihrer Eingangsrechnungen um 60 – 80 %. Kostet die Bearbeitung einer Papierrechnung rund 20 Euro, so sinkt dieser Aufwand bei der digitalen Verarbeitung auf ein Bruchteil davon.

Stellen Sie sich vor wie aufwändig es ist, wenn Sie Papierrechnungen reklamieren müssen: Die notwendigen Fakten finden Sie meist auf mehreren Dokumenten, die sich auf viele Ordner, Schreibtische und oft auch mehreren Abteilungen verteilen. So benötigen Sie für das Zusammentragen dieser Dokumente viel Zeit.

Weitere Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung sind:

  • Vertretungen oder Vorgesetzte werden automatisch informiert, wenn Genehmigungen fehlen und dadurch Fristüberschreitungen drohen
  • Rechnungen können nicht verloren gehen oder einfach in Schreibtischschubladen “verschwinden”
  • Bei Rückfragen lassen sich Rechnungen in Sekunden per Mausklick aufrufen
  • digitale Rechnungsdaten können einfach übergeben und weiterverarbeitet werden

Schritt 2: Rechnungsdaten automatisch erfassen

Zugegeben: Ein Büro, in dem es kein Papier und keine Aktenschränke mehr gibt, ist für viele noch Utopie. Die Umsetzung ist jedoch einfacher als man denkt: Ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) erfasst alle Eingangsrechnungen automatisch. Egal ob diese in Papierform, per E-Mail oder per Datenübertragung ins Unternehmen gelangen.

Sind die Rechnungen digital erfasst, lassen sich wichtige Rechnungsdaten automatisch auslesen und sogar mit Bestelldaten vergleichen. Und: Sie brauchen Daten nicht mehr manuell erfassen.

Schritt 3: Doppelte Datenerfassung eliminieren

An der Verarbeitung von Eingangsrechnungen beteiligen sich oft nicht nur mehrere Abteilungen, sondern auch mehrere IT-Systeme. Warenwirtschafts- oder ERP-Systeme erzeugen die Bestellungen, das Verbuchen der Geschäftsvorfälle übernimmt jedoch eine separate Software für die Finanzbuchhaltung.

Dadurch müssen viele papierbasierte Unternehmen Rechnungen doppelt manuell erfassen, dami die Rechnungsinformationen in beiden Systemen verfügbar sind. Eine moderne DMS-Lösung liest die Rechnungen nicht nur einmalig automatisch aus, sie kann die Rechnungsdaten auch mehreren IT-Systemen zur Prüfung und Weiterverarbeitung zur Verfügung stellen.

Schritt 4: Sachkonten automatisch ermitteln

Die Software für die automatische Rechnungsverarbeitung erfasst die Rechnungen ausnahmslos digital und liest sie aus. Niemand muss Sachkonten manuell erfassen. Das erledigt das intelligente DMS automatisch und zuverlässig.

Das DMS verbucht nicht nur Sachkonten, sondern auch Kostenstellen oder Kostenträger. Problemlos unterstützen die Systeme auch anspruchsvolle Splitbuchungen auf Positionsebene.

Schritt 5: Digitale Workflows statt Schneckenpost

Hat die  Buchhaltung alle Rechnungsdaten erfasst, wandern Papierrechnungen langsam und träge durch Flure und Büros an die zuständige Stellen, die sie prüfen und freigeben. Und damit nichts verloren geht, erstellt die Buchhaltung in vielen Fällen von der Originalrechnung eine Kopie. Sicher ist sicher…

Ein digitales DMS leitet Rechnungen automatisch an die zuständige Stelle für die Rechnungsprüfung und Genehmigung. Zuständige Personen erhalten relevanten Informationen in Sekunden und können sie mit wenigen Klicks kommentieren, prüfen und freigeben. In der Software vorkonfigurierte Rechnungsworkflows machen dies möglich.

Schritt 6: sachliche Prüfung übernimmt die Software

Auch bei der automatischen Verarbeitung werden Eingangsrechnungen vor der Bezahlung formal, sachlich und fachlich geprüft.

Bei der formalen Prüfung wird ermittelt, ob die Rechnung alle vom Gesetzgeber geforderten Angaben enthält, wie z. B. das Rechnungsdatum, das Datum der Lieferung oder Leistung oder die Steuernummer. Die Grundlagen hierzu stehen in § 14 Umsatzsteuergesetz.

Sachlich wird geprüft, ob die abgerechneten Lieferungen oder Leistungen tatsächlich eingetroffen bzw. erbracht wurden.

Intelligente Workflows innerhalb von DMS-Lösungen führen diese Prüfungen automatisch durch – schnell und zuverlässig. Fehlerhafte Rechnungen werden ermittelt und zurückgewiesen.

Schritt 7: Fachliche Prüfung ohne manuelle E-Mails

Mit der automatischen Rechnungsverarbeitung kann die Prüfung von Rechnungen sehr einfach sein: Der jeweilige Besteller erhält von der Buchhaltung eine Rechnung, prüft diese und gibt sie zur Zahlung frei.

Vielleicht wenden Sie noch wesentlich komplexere Verfahren an? Vielleicht muss die Buchhaltung einen zweiten Prüfer einschalten, wenn Rechnungen über einem bestimmten Betrag (Schwellwert) liegen. Oder Sie legen für bestimmte Warengruppen fest, dass immer mehrere Prüferinnen bzw. Prüfer die Rechnung freigeben müssen. Die Verantwortlichen müssen dabei häufig auf Basis individueller Freigabelimits entscheiden und das 4-Augen-Prinzip berücksichtigen.

Viele Unternehmen müssen Rechnungsbeträge auch auf mehrere Kostenstellen und/oder Sachkonten aufteilen.

Für intelligente DMS- und Workflow-Systeme ist dies kein Problem. Auch Unternehmen mit unterschiedlichen Abteilungen und mehrstufigem Freigabekonzept auf Basis von Kostenstellen und individuellen Freigabelimits wenden die automatische Rechnungsprüfung und -freigabe an oder leiten Rechnungen zur manuellen Genehmigung weiter. Vollautomatisch und ohne manuelle E-Mails an die Entscheider.

Schritt 8: Automatisch Buchen und Bezahlen

Das System verbucht Rechnungen automatisch und gibt diese zur Zahlung frei, sofern sie definierten Kriterien entsprechen. Niemand muss manuell eingreifen. Anschließend übergibt die Software die von den Rechnungen ausgelesenen Daten in das entsprechende ERP- oder Finanzbuchhaltungsprogramm automatisch.

Schritt 9: Automatisch und GOBD-konform Ablegen

Unternehmen müssen Rechnungen aufbewahren, und zwar in einem elektronischen Archiv für die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflicht. Die Grundlagen hierfür stehen in der Abgabenordnung (AO), dem Handelsgesetzbuch (HGB) sowie den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Wichtig: Elektronische Rechnungen müssen auch elektronisch aufbewahrt werden. Es ist beispielsweise nicht GoBD-konform, wenn Ihr elektronische Rechnungen ausdruckt und das Papier abheftet.

Gut, dass DMS-Lösungen zur Rechnungsverarbeitung dies automatisch erledigen. So bekommen Sie keinen Stress mit dem Finanzamt und vermeiden, dass Prüfer die Besteuerungsgrundlage Ihres Unternehmens schätzen.

Schritt 10: Finden in Sekunden – jederzeit, überall

Mit einer digitalen Rechnungsbearbeitung finden Sie Dokumente einfach und schnell. Dabei untersützen Sie ausgefeilte Suchfunktionen und eine Volltextsuche wie bei Google. Geben Sie überall und jederzeit Rechnungen frei und greifen Sie auch von unterwegs auf Belege und Dokumente zu. Egal mit welchem Gerät. Mit digitalen DMS-Lösungen und mobilen Apps ist das kein Problem.

Schritt 11: Prüfungen gelassen angehen

Irgendwann trifft es jeden: die Steuerprüfung.
Mit einer digitalen Lösung bereiten Sie Steuerprüfungen in einem Bruchteil der bisherigen Zeit vor. Die entsprechenden Digitalisierungsplattformen sorgen für eine vollständige und ordnungsmäßige Dokumentation aller Geschäftsvorgänge. So können Sie sämtliche Buchungsbelege,  E-Mails, Verträge oder sonstigen Papiere einfach und schnell vorlegen.
Fazit: Automatische verarbeitung von Eingangsrechnungen spart signifikant Zeit und Kosten

Wenn Sie noch papierbasiert arbeiten, haben Sie einen hohen manuellen Erfassungsaufwand und zeitraubende Abläufe. Damit gibt es einen großen Verbesserungsspielraum bei der Rechnungsverarbeitung. Mit automatischen Workflows zur Rechnungseingangsverarbeitung sparen Sie bei jedem Schritt viel Zeit und Geld.

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Comments (1)

[…] das genau funktioniert, erkläre ich in meinem Beitrag 11 ultimative Schritte zur automatischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen. So wird die Umsetzung für Sie ein […]

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