5 smarte Ideen zur digitalen Buchhaltung

Wie die digitale Transformation in der Buchhaltung einfach gelingt.

Beschäftigen Sie sich auch gerade mit der Frage, wie Sie Ihre Buchhaltung effektiv digitalisieren?

Dann sind Sie in guter Gesellschaft: Laut bitkom Digitalisierungsindex 2020 sind bereits 70 % der Unternehmen im Finanz- und Rechnungswesen digital unterwegs bzw. planen die Digitalisierung. Höchste Zeit also, beim Thema digitale Buchhaltung Gas zu geben. Denn: „Wer sich nicht digitalisiert, wird ausgeknockt!“ (Wladimir Klitschko, ehemaliger Boxweltmeister).

Doch was ist zu tun und wo soll man anfangen? Lesen Sie einfach weiter: Der folgende Beitrag liefert 5 smarte Ideen, um Ihre Buchhaltung effektiv zu digitalisieren.

Idee 1: Effektiv digitalisieren – den Alltag ausschalten

Kennen Sie das? Sie sind stark eingespannt im Tagesgeschäft, Ihre Arbeitsabläufe und -routinen sind zwar eingespielt jedoch zunehmend ineffizient. Das kostet Zeit und lähmt Sie und Ihr gesamtes Team. Im Alltag fällt es oft schwer, notwendige Veränderungen wirkungsvoll anzugehen.

Die erste Idee lautet daher: Verbannen Sie den Alltag! Verschaffen Sie Ihrem Team die Zeit die es braucht, um jenseits des Tagesgeschäftes neu zu denken und sich intensiv über die Vorteile der digitalen Buchhaltung auseinanderzusetzen.
Nehmen Sie sich mit Ihrem Team bewusst die Zeit, um Ihre Abläufe im Hinblick auf Verbesserungen zu analysieren:

  • Drucken Sie elektronische Rechnungen zur Bearbeitung aus?
  • Erstellen Sie für die Rechnungsprüfung Kopien der Eingangsrechnungen?
  • Müssen Sie Rechnungsdaten manuell im Buchhaltungssystem erfassen?
  • Gibt es häufiger Tipp- oder Übertragungsfehler?
  • Wissen Sie manchmal nicht, wo sich welche Rechnung gerade zur Prüfung bzw. Freigabe befindet?
  • Bleiben Rechnungen manchmal liegen, weil sich Personen auf Reisen oder im Homeoffice befinden?
  • Müssen Sie Papierrechnungen per Post zur Prüfung weiterleiten, z. B. an andere Standorte?

Beziehen dabei Ihr gesamtes Team ein.

Denn nur, wenn sich alle Teammitglieder einbringen können, werden sämtliche Vorteile der digitalen Buchhaltung auf den Tisch kommen und sich alle aktiv an der Umsetzung beteiligen.

Idee 2: Verbannen Sie Papier – konsequent

Zugegeben: Ein Büro ohne Papier ist schwer vorstellbar, vor allem in der Buchhaltung. Taxiquittungen, Bewirtungsbelege, Lieferscheine oder Papierrechnungen: Papier ist in vielen Buchhaltungen immer noch allgegenwärtig.

Wollen Sie sich wirklich verbessern und Ihre Buchhaltung effektiv digitalisieren? Dann machen Sie konsequent Schluss mit Papier und eliminieren Sie es vollständig aus Ihrem Arbeitsalltag!

Machen Sie eine Bestandsaufnahme, verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Belege und digitalisieren Sie konsequent alles, was noch nicht digital ist. Speichern Sie Handelsbriefe, Rechnungen, Monatsabschlüsse und Bilanzen digital im zentralen Archiv eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS).

Mit einem digitalen DMS sparen Sie vor allem bei der Rechnungsverarbeitung viel Zeit und somit Geld.
Gerade die zeitraubenden Erfassungs- und Prüfungstätigkeiten lassen sich nämlich mit einem DMS sehr gut automatisieren.

Wie das genau funktioniert, erkläre ich in meinem Beitrag 11 ultimative Schritte zur automatischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen.
So wird die Umsetzung für Sie ein Kinderspiel.

Idee 3: Arbeiten Sie smart, nicht hart

In der Buchhaltung gibt es viel Papier und viele Insellösungen in der IT, wie das Buchhaltungssystem, die Warenwirtschaft oder die Personalverwaltung.

Rechnungen werden zudem oft noch in Excel oder Word geschrieben, ausgedruckt und in Papierform verschickt.
Wichtige Informationen liegen somit in vielen Systemen verteilt und müssen für die Buchhaltung manuell ermittelt und übertragen werden. Diese System- und Medienbrüche kosten viel Zeit und Energie und verursachen harte Arbeit für Ihr Team.

Wie wäre es hingegen, wenn sämtliche Unternehmensbereiche digital verbunden wären? Mit einem digitalen DMS können Sie Finanz- und Buchungsdaten aus unterschiedlichen Quellen digital aufnehmen und automatisch verarbeiten.
So verbessern Sie nicht nur die innerbetriebliche Kommunikation, sondern auch die Zusammenarbeit mit Ihren Kunden, Lieferanten und Dienstleistern.

Der wesentliche Vorteil ist jedoch, dass Sie viele Routineaufgaben automatisieren können:

  • Die formelle Überprüfung der Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG
  • Die Prüfung auf Dubletten
  • Die Ermittlung aller wesentlichen Rechnungsdaten, wie Kreditor, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag
  • Die rechnerische Prüfung der Rechnung → Stimmen Rechnungssumme, Steuer- und Bruttobetrag?
  • Die sachliche Prüfung der Rechnung → Gibt es eine Bestellung? Stimmen Artikel, Mengen und Preise?
  • Die Kontierung der Rechnung (Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger)

Das Ergebnis: Sie sparen 95 % der Zeit für die Rechnungsdatenerfassung, verkürzen die Zeit für Rechnungsprüfung
und -freigabe um 70-80 % und gewinnen Zeit zur Erledigung wichtigerer Dinge.

Eben smart, nicht hart.

Idee 4: Arbeiten Sie unabhängig von Zeit und Raum

Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, können Sie jederzeit und überall auf Belege zugreifen, diese freigeben oder an andere Teammitglieder weiterleiten.
Egal ob PC, Laptop, Tablet oder Handy – mit einem digitalen DMS und digitalen Arbeitsabläufen können Sie auf jedem Gerät ortsunabhängig arbeiten. Im Homeoffice, im Hotel oder im Büro – egal wo Sie oder Ihr Team sich gerade befinden.

So behalten Sie stets und überall den Überblick über Ihre Belege, Abläufe und Aufgaben.

Idee 5: Mit einem erfahrenen Partner arbeiten

Um Ihre Buchhaltung effektiv zu digitalisieren, müssen Sie das Rad nicht neu erfinden. Und warum sollte man Fehler machen, die andere längst hinter sich gelassen haben?

Setzen Sie bei Ihrem Digitalisierungsprojekt daher auf einen erfahrenen Partner, der bereits vielen Unternehmen zur digitalen Buchhaltung verholfen hat und weiß, worauf es ankommt. So kommen Sie schnell zu den gewünschten Ergebnissen und vermeiden kostspielige Fehler.

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