Elektronische Unterschriften – Die fünf wichtigsten Fakten
Die Digitalisierung im Büro ist nicht mehr aufzuhalten. Unternehmen und Institutionen, die nicht konsequent auf digitale Dokumente und Abläufe umstellen, werden in Zukunft abgehängt. Vor allem seit der Corona-Pandemie ist dies überdeutlich.
Ein wesentlicher Baustein für das digitale Arbeiten ist die elektronische Unterschrift. Mir ihr können wir auch im Homeoffice Dokumente oder Verträge einfach und sicher unterschreiben.
Doch wie funktioniert das und worauf ist zu achten? Hierzu finden Sie nachfolgend die fünf wichtigsten Fakten zur elektronischen Signatur.
1. Was ist eine elektronische Signatur?
Die elektronische Signatur oder Unterschrift wird auch digitale Signatur bzw. digitale Unterschrift genannt.
Wie man sie auch nennt: Es geht dabei immer um einen Datensatz, der anderen elektronischen Daten oder Dokumenten zum Zwecke der Unterzeichnung beigefügt wird. Dabei erfüllt die digitale Signatur zwei Aufgaben:
- Sie soll sicherstellen, dass ein signiertes Dokument oder ein signierter Datensatz nicht verändert wurde (Integrität)
- Den Unterzeichnenden zweifelsfrei identifzieren (Authentitzität)
So erfüllt sie dieselben Funktionen wie eine handschriftliche Unterschrift auf einem Papierdokument.
2. Unterschiede bei elektronischen Signaturen
Es gibt verschiedene Signaturarten, die sich hinsichtlich ihrer technischen Ausgestaltung und ihrer Rechtswirkung (Beweiskraft) unterscheiden. Maßgeblich für die Unterscheidung und Rechtswirkung ist in der Europäischen Union die sogenannte “eIDAS-Verordnung” (electronic IDentification And Trust Service).
Diese Verordnung unterscheide drei Arten von elektronischen Signaturen:
Die einfache elektronische Signatur ist weit verbreitet, da man sie leicht anzuwenden kann und keine spezifischen Anforderungen an diese Art der Signatur bestehen. Deswegen jedoch ist ihre Beweiskraft äußerst gering.
Beispiele für einfache elektronische Signaturen sind E-Mail-Signaturen oder gescannte und als einfaches Bild in PDF-Dokumente eingefügte Unterschriften.
Aufgrund ihrer geringen Beweiskraft sollten einfache elektronische Signaturen daher nur in Vorgängen eingesetzt werden, die mit geringen rechtlichen und finanziellen Risiken verbunden sind.
Dies ist zum Beispiel bei internen Abläufen wie Urlaubsanträgen, Rechnungsfreigaben oder Qualitätsprüfungen der Fall.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur ermöglicht eine eindeutige Zuordnung der Signatur zum Unterzeichner. Zudem wird durch die fortgeschrittene elektronische Signatur erkennbar, wenn an signierten Dokumenten oder Daten Veränderungen vorgenommen wurden. Somit ermöglicht diese Signaturart die Prüfung der Authentzität und Integrität eines Dokumentes oder Datensatzes.
Die qualifizierte elektronische Signatur ist die einzige Signaturart, die in ihrer Rechtswirkung der eigenhändigen Unterschrift (Schriftformerfordernis) gleichgestellt ist.
Diese Signaturen werden auf Basis eines qualifizierten elektronischen Zertifikats erstellt, das durch einen sogenannten “Vertrauensdienstleister” nach der eindeutigen Identifzierung des Unterzeichners bereitgestellt wird.
3. Einsatzmöglichkeiten elektronischer Signgnaturen
Elektronische Signaturen können heute bei nahezu allen Rechtsgeschäften und in internen Freigabe- und Genehmigungsprozessen eingesetzt werden.
Ausnahmen sind nur für die Fälle, bei denen der Gesetzgeber die notarielle Beurkundung vorsieht (zum Beispiel bei Immobilienkaufverträgen) oder elektronische Unterschriften explizit ausschließt, wie bei der Kündigung von Arbeitsverträgen.
4. Beweiskraft elektronischer Signaturen
Mit qualifizierten elektronische Signaturen unterzeichnete Dokumente oder Daten haben dieselbe Beweiskraft wie eigenhändig unterschriebene Papierdokumente. Im Streitfall muss ein Richter die qualifizierte Signatur entsprechend anerkennen (Anscheinsbeweis).
Bei einfachen und fortgeschrittenen elektronischen Signaturen ist der Richter bei der sogenannten Beweiswürdigung nach Augenschein frei.
Richter können mit diesen Signaturen unterzeichnete Dokumente als Beweis anerkennen, müssen dies aber nicht.
5. Vorteile elektronischer Signaturen
Der Einsatz elektronischer Signaturen im Geschäftsverkehr bringt erhebliche Vorteile:
- Kosten für das Papierhandling werden gespart (Raumkosten, Druckkosten, Papierkosten, Kosten für den Versand der Dokumente)
- Digitale Unterschriftsprozesse sind rund 30 % schneller als papierbasierte Prozesse, das erhöht signifikant die Produktivität.
- Rechtliche Vorgaben, zum Beispiel aus der Datenschutzgrundverordnung oder den GoBD lassen sich leichter umsetzen.
- Digitale Dokumente sind vor Elementarrisiken wie Verlust durch Feuer- ode Wasserschäden besser geschützt.
- Digitale Dokumente schonen Ressourcen, es werden große Mengen an Energie, Holz, Chemie und Wasser eingespart, die für die Produktion von Papier benötigt wird.
Letztendlich ist der Einsatz von elektronischen Signaturen die Voraussetzung für komplett digitale Prozesse.
Fazit
Wer in der digitalen Transformation nicht abgehängt werden will, kommt an digitalen Signaturlösungen nicht vorbei. Der Einsatz digitaler Unterschriften spart signifikant Zeit, Kosten und wertvolle Ressourcen.
Dabei gilt für jedes Unternehmen und jede Verwaltung: Nicht alle Signaturarten eignen sich für alle Prozesse und Vertragsarten. Hier gilt es im Hinblick auf Kosten, Effizienz und Beweiskraft sorgfältig zu analysieren und zu bewerten, welches Signaturverfahren für welchen Vorgang eingesetzt wird.
