Von Stephan Kraus Blog data Finanzmanagement 14. Dezember 2020

Digitale Rechnungsprüfung – so funktioniert es

Die digitale Rechnungsprüfung ist auf dem Vormarsch. Immer mehr Unternehmen verarbeiten ihre Eingangsrechnungen digital.
Wie die digitale Rechnungsprüfung funktioniert, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Dabei gehen wir sowohl auf die formale und sachliche als auch auf die rechnerische Prüfung ein und zeigen auf, welche Vorteile die digitale Rechnungsprüfung Unternehmen bietet.

Bestandteile Digitaler Rechnungsprüfung

Für die Prüfung digitaler Rechnungen gelten dieselben Vorschriften wie für Papierrechnungen.
Auch digitale Rechnungen müssen daher formal, sachlich und rechnerisch geprüft werden.

Welche formalen Angaben eine Rechnung enthalten muss, ist in § 14 (4) Umsatzsteuergesetz geregelt. Fehlen diese sogenannten Pflichtangaben, ist der Vorsteuerabzug in Gefahr und es drohen im Falle einer Betriebsprüfung entsprechende Nachzahlungen.
Im Rahmen der sachlichen Prüfung wird kontrolliert, ob die abgerechneten Lieferungen oder Leistungen auch tatsächlich erbracht und richtig abgerechnet wurden.
Bei der rechnerischen Prüfung wird kontrolliert, ob die Rechnungsbeträge sowie die Steuern rechnerisch korrekt emittelt und ausgewiesen wurden.

Somit ist die Rechnungsprüfung eine sehr wichtige Aufgabe, die sorgfältig erledigt werden muss, um Risiken für das Unternehmen zu minimieren. Gleichzeitig soll die Rechnungsprüfung möglichst schnell gehen.
Hier spielt die digitale Rechnungsprüfung ihre Stärken aus, denn durch die digitale Verarbeitung lassen sich nahezu alle Prüfungsschritte automatisiert durchführen.

1. Formale Prüfung digitaler Rechnungen

Die formale Prüfung digitaler Rechnungen erfolgt gemäß §§ 14 und 14a Umsatzsteuergesetz. Schreiben des BMF (Bundesministerium für Finanzen) konkretisieren und erläutern diese Angaben.
Folgende Pflichtangaben müssen enthalten sein:

der vollständige Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers
Rechnungsdatum
eine einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer
die Menge und die Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
der Zeitraum, bzw. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
vereinbarte Rabatte oder sonstige Preisminderungen
anzuwendende Steuersätze sowie Steuerbeträge

Fehlen auf einer Rechnung die Pflichtangaben, sind diese lückenhaft oder fehlerbehaftet, wird die gesamte Rechnung durch das Finanzamt nicht anerkannt. Als Folge kann das Finanzamt die zunächst berücksichtigte Vorsteuer zurückverlangen.

2. Sachliche Prüfung digitaler Rechnungen

Bei der sachlichen Rechnungsprüfung wird überprüft, ob die Waren oder Dienstleistungen, die berechnet werden, auch tatsächlich bestellt und (in der geforderten Qualität) geliefert wurden.

Erfolgt diese Prüfung papiergebunden, dauert sie in vielen Betrieben oft mehrere Tage, denn die entsprechenden Belege müssen manuell bearbeitet, kopiert und in die entsprechende Fachbteilung zur Prüfung geschickt werden.

3. Rechnerische Prüfung digitaler Rechnungen

Die rechnerische Prüfung hängt mit der sachlichen und formalen Prüfung eng zusammen.
Geprüft wird nicht nur, ob die abgerechneten Mengen und Einzelpreise stimmen. Auch die rechnerisch korrekte Ermittlung des Gesamtpreises ist zu prüfen.
Zudem sind die ausgewiesenen Steuerbeträge, der sich ergebende Bruttorechnungsbetrag und ggf. ausgewiesene Skontobeträge zu prüfen. Gerade bei manuell erstellten Rechnungen kommt es hier immer wieder zu falschen Steuer- oder Rechnungsbeträgen.

Weitere Schritte bei der Verarbeitung digitaler Rechnungen

Die vollständige Prüfung digitaler Rechnungen ist ein Teil der gesamten automatischen Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Hinzu kommen folgende Schritte:

Einige Rechnungen müssen durch eine zweite Instanz (z. B. Geschäftsführung) genehmigt und freigegeben werden.
Die Rechnungen müssen auf die korrekten Kreditoren- und Sachkonten sowie ggf. Kostenstellen verbucht werden.
Dann werden die Rechnungen für die Zahlung eingeplant und bezahlt.
Schließlich müssen die Rechnungen gesetzeskonform archiviert werden und
auf Nachfragen und bei Prüfungen müssen die Rechnungen schnell wiederauffindbar sein.

Die Rechnungsprüfung ist oftmals ein komplizierter Ablauf innerhalb einer komplexen Rechnungsverarbeitung.

Erfolgen die Prüfung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen digital, kann der gesamte Prozess automatisiert und beschleunigt werden, zudem werden Übertragungsfehler vermieden.

Die hierfür notwendigen digitalen Abläufe und Workflows sind in guten Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) integriert und müssen nur an die Gegebenheiten der entsprechenden Organisation angepasst werden.

Digitale Rechnungsprüfung – der Ablauf

Liegt die Rechnung digital vor – z. B. per E-Mail oder als interner Scan – lassen sich sämtliche Bearbeitungsschritte ebenfalls digital durchführen.

NIcht nur die formale, sachliche und rechnerische Prüfung können automatisiert werden, auch die Folgeschritte der Rechnungsverarbeitung (genehmigen, freigeben, verbuchen und bezahlen) lassen sich ohne manuelle Eingaben durchführen.
Kopieren und Transportieren von Papierrechnungen entfällt ersatzlos.

Vorteile digitaler Rechnungsprüfung

Eine digitale Rechnungsprüfung und Rechnungsverarbeitung hat zahlreiche Vorteile:

keine Übertragungsfehler durch manuelle Datenerfassungen
schnelles Auffinden elektronischer Rechnungen durch Volltextsuche und automatische Verschlagwortung
automatische Verbuchung von Geschäftsvorfällen – auch auf Sachkonten und Kostenstellen – durch Verknüpfung mit vorliegenden Bestellinformationen.
automatisierte, digitale Workflows – ohne Papier, ohne Kopien
Rechnungen werden automatisch geprüft und verbucht
gesetzeskonforme, automatische Archivierung der Rechnung im Dokumentenmanagement-System
Beschleunigung der Rechnungsdatenerfassung um 95 %
Verkürzung der Durchlaufzeit für die Rechnungsprüfung bis zu 70 %
Rechnungen gehen nicht verloren
vollständige Kontrolle und Transparenz durch die Buchhaltung
Bearbeitung, Prüfung und Genehmigung auch unterwegs, mit Smartphone, Tablet oder Laptop.
höhere Skontoerträge und keine Mahngebühren durch kürzere Durchlaufzeiten und eingehaltene Fristen