management
Greifen Sie schnell & sicher von überall auf Informationen zu.
Senken Sie Kosten & sparen Sie Ressourcen.
DMS = leistungsstarkes Dokumentenmanagement
Finden auch Sie den Umgang mit Papierdokumenten umständlich und zeitaufwändig? Wünschen auch Sie sich produktive Abläufe und würden Sie gern von unterwegs oder aus dem Homeoffice unkompliziert auf sämtliche Dokumente zugreifen können?
Um Dokumente einfach und schnell zu finden, von überall mit anderen zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten gibt es tausendfach bewährte Lösungen: Dokumentenmanagement-Systeme, kurz DMS.
Erfahren Sie alles Wesentliche über die Aufgaben des digitalen Dokumentenmanagements und die Vorteile für Ihre Organisation.
Was leistet ein Dokumentenmanagement-System?
Mit einem DMS können Sie in Ihrer Organisation Papierdokumente und Dateien elektronisch erfassen, gemeinsam bearbeiten, speichern und Änderungen an den Dokumenten zurückverfolgen.
Der Aufbau eines elektronischen Dokumentenmanagement-Systems in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen umfasst dabei in der Regel die folgende Punkte:
- Die Definition einer organisationsweiten Ablage- bzw. Archivstruktur
- Richtlinien zur Aufbewahrung und Fristenkontrolle von Dokumenten
- Die Zuweisung von Berechtigungen und Verantwortlichkeiten (Zugriffsüberwachung und -steuerung)
- Versions- und Änderungsverfolgung von Dokumenten
- Die Indizierung der Dokumente, um Informationen einfach zu finden
- Die Bestimmung von Schutzbedarfen und die Schutzbedarfsklassifizierung von Dokumenten
- Aufbau und Pflege von Dokumentvorlagen und Formularen
- Die Erstellung von Dokumentenworkflows (Arbeitsabläufen) und ihre Steuerung
Ein digitales DMS kann zudem automatische Benachrichtigungen verschicken, wenn Dokumente eingegangen sind oder verändert wurden. Verschiedene Versionen eines Dokumentes können miteinander verglichen und Unterschiede ermittelt werden.
Die Einführung eines digitalen DMS in Unternehmen und Verwaltungen betrifft die gesamte Organisation. Daher ist es wichtig, alle von der Einführung betroffenen Stellen zu beteiligen, sie von den Vorteilen der Lösung zu überzeugen und für die Einführung realistische Ziele zu setzen, die die Organisation nicht überfordert und schnell Ergebnisse bringt.
Ihre Vorteile
Immer noch sind vielen Unternehmern und Amtsleitern die Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) nicht richtig klar und papierbedeckte Schreibtische und unzählige Aktenordner finden sich noch in vielen Büros.
Als Ergebnis kostet die Ablage und die Suche nach Dokumenten viel Zeit, die sinnvoller genutzt werden kann. Zudem kosten Papier, Ordner, Regale und die für die Ablage benötigte Bürofläche eine Menge Geld. Dieser Zustand wird mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System einfach verbessert.
Welche Aufgaben erfüllt ein DMS?
Moderne Dokumentenmanagement-Systeme unterstützen Unternehmen und Organisationen dabei, Dokumente und Dateien zu erfassen, zu verteilen, abzulegen, gemeinsam zu bearbeiten und zu archivieren. Dabei unterstützt es insbesondere bei folgenden Aufgaben:
Dokumente können systemübergreifend geteilt und aufgerufen werden, z. B. aus einer Buchhaltungsanwendung oder dem ERP-System heraus.
Das Teilen von Dokumenten ist einfach über das Versenden eines Links oder das Versenden einer Dokumentenkopie möglich.
Für alle oder bestimmte Dokumente können Zugriffsrechte vergeben werden, sodass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Dokumente haben.
Dies ist vor allem für vertrauliche Dokumente unabdingbar.
Digitalisierte Dokumente können automatisch ausgelesen und indexiert werden.
Das ermöglicht eine einfache Rückverfolgung, eine schnelle Suche und einfaches Abrufen der Dokumente.
Die Indexierung kann auch manuell erfolgen, zum Beispiel durch die einmalige Zuweisung von Attributen (Tags).
Ein DMS ermöglicht es, gemeinsam Dokumente zu bearbeiten, ohne dass mehrere Versionen des Dokuments erstellt werden müssen.
Änderungen können immer nur durch einen Anwender gleichzeitig erfolgen und werden protokolliert (Versionskontrolle).
Das Dokumentenmanagement-System ermöglicht die Erhebung, Organisation und den Zugriff auf geschäftsrelevante Daten und Informationen, wie Anzahl und Wert von Eingangsrechnungen, den Bearbeitungsstatus oder die Bearbeitungsdauer.
Moderne Dokumentenmanagement-Systeme tauschen Daten und Informationen mit anderen Systemen aus und ermöglichen es, Arbeitsabläufe zu automatisieren und Doppelerfassungen von Daten zu vermeiden.
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Dokumentenmanagement passend für ihre Anwendung
Automatisieren & Beschleunigen
Kreditorenbuchhaltung
Ein Dokumentenmanagement-System unterstützt im Finanz- und Rechnungswesen vor allem durch
- Rechnungserfassung: Schnelle, einfache und automatisierte Erfassung von Rechnungen – ob in Papier oder elektronischer Form
- Belegabruf: Automatisierte Zuweisung von Belegen an vordefinierte Ablageorte – das ermöglicht eine schnelle Suche und einen schnellen Abruf von Belegen
- Rechnungsprüfung: Die automatische Prüfung von Rechnungen, z. B. durch einen automatisierten Abgleich mit Bestellungen
- Workflows: Vordefinierte Prüf- und Freigabeworkflows ohne Zeitverluste – auch wenn sie die freigebenden Personen auf Dienstreise befinden
- Reduzierung des Zeitaufwands durch automatisierte Bearbeitung der Belege und Eliminierung manueller Dateneingaben
Debitorenbuchhaltung
Vor allem die Abrechnung von Lieferungen und Leistungen wird durch ein Dokumentenmanagement-System deutlich beschleunigt.
- Wenn alle für einen Geschäftsvorfall relevanten Dokumente zu einem Auftrag oder Projekt verknüpft sind, können Rechnungen schneller erstellt und Zahlungen besser zurückverfolgt und verwaltet werden.
- Wenn für die Rechnungserstellung mehrere Personen erforderlich sind, wird die Abrechnung durch den Einsatz von digitalen Workflows erheblich beschleunigt.
- Das verbessert den Cashflow und Sie kommen schneller an Ihr Geld.
Finanzprüfung
Wenn Sie Ihre Geschäftstransaktionen komplett elektronisch speichern, werden Finanzprüfungen erheblich vereinfacht.
- Mit wenigen Klicks haben Sie Zugriff auf wichtige E-Mails, Verträge und andere prüfungsrelevante Daten
- A
Zentral & sicher archivieren
Im Personalwesen werden täglich wichtige Entscheidungen getroffen und das Bemühen um die besten Talente benötigt stetig mehr Zeit. Da wird der tägliche Umgang mit Personalakten und -dokumenten aus Papier zum unerwünschten Zeitfresser.
Ein DMS unterstützt im Personalmanagement durch eine automatische Erfassung von Personalunterlagen und -korrespondenz in einem zentralen Archiv. Zudem können Personalmanager für administrative Aufgaben hilfreiche Workflows erstellen und HR-Prozesse automatisieren.
Beispiele:
- In der digitalen Personalakte sind alle relevanten Dokumente zu den Mitarbeitenden zentral und sicher archiviert.
- Bei einer Stellenausschreibung können Bewerber Ihre Bewerbungsinformationen und -unterlagen über ein einfaches Web-Formular an die Personalabteilung übermitteln.
- Die Bewerbungsunterlagen werden an einem zentralen Ort gespeichert und können einfach abgerufen und datenschutzkonform geteilt werden. Nach Beendigung des Auswahlverfahrens werden die Daten automatisch gelöscht.
- Der Onboarding-Prozess für neue Teammitglieder wird optimiert: Dank digitaler Workflows werden Aufgaben zur Einrichtung des Arbeitsplatzes und Inforamtionen für denneuen MIatrbeitenden automatisch erstellt, zugewiesen und versendet.
- Gehaltsabrechnungen brauchen nicht mehr per Post verschickt werden, sondern werden allen Gehaltsempfängern elektronisch zum Abruf zur Verfügung gestellt.
- Mit einfachen Workflows werden Urlaubsanträge, Führerscheinprüfungen oder die Meldung von Kilometerständen bei Dienstfahrzeugen erheblich beschleunigt.
Produktivität & Vertriebsprozesse beschleunigen
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Ein elektronisches Dokumentenmanagement-System in Marketing und Vertrieb erhöht somit die Produktivität und beschleunigt den Vertriebsprozess.
- Einfache Erfassung von Interessanten mit Hilfe von Webformularen, die dann an das passende Vertriebsteam weitergeleitet werden
- Jederzeit Zugriff auf relevante Kundeninformationen und Vertriebsmaterialien – auch unterwegs und vom Handy aus
- Speicherung wichtiger Marketing- und Vertriebsmaterialien in einem digital abrufbaren Archiv
- Volle Kontrolle und Nachvollziehbarkeit über sämtliche Revisionen vertriebsrelevanter Dokumente
- Vertragsmanagement, dass Sie automatisch an ablaufende Fristen oder ausstehende Nachverkaufsschancen informiert
- Sichere Weitergabe wichtiger Dokumente und Kundeninformationen, z. B. an die Produktion, das Projektmanagement oder die Arbeitsvorbereitung
Prozesse beschleunigen, Kosten senken
er Einkauf einen wichtigen Beitrag für den Gesamterfolg. Einkäuferinnen und Einkäufer brauchen schlanke Prozesse und einen schnellen Zugriff auf alle relevanten Dokumente und Informationen.
Mit einem elektronischen DMS verfügt der Einkauf über einen Werkzeugkoffer, der den gesamten Beschafffungsprozess entlang der Lieferkette optimiert, beschleunigt und so dafür sorgt, dass Kosten nachhaltig gesenkt werden können.
- Das Maverick-Buying, verspätete oder unvollständige Bedarfsanforderungen werden durch einfache elektronische Workflows wirksam verbessert
- Falsche Bestellungen oder falsch gebuchte Rechnungen werden durch Wegfall manueller Dateneingaben deutlich reduziert
- Sämtliche relevanten Einkaufsdokumente wie Angebote, Aufträge, Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen sind in elektronischen Ordnern nach Vorgängen zusammengefasst
- Rechnungsprüfungen werden auf ein Minimum verkürzt
Schritt für Schritt zur digitalen Verwaltung
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Ist-Analyse
Untersuchen und beschreiben Sie die Dokumenten- und Informationsvorgänge in Ihrer Organisation.
Gehen Sie jeden Vorgang sorgfältig und im Detail durch und beziehen Sie alle Beteiligten in die Analyse ein:
- Wo genau gibt es Probleme, an welcher Stelle erfolgen zeitaufwändige, fehleranfällige manuelle Eingaben?
- An welcher Stelle werden Dokumente zeitaufwändig zusammengetragen, ausgedruckt, kopiert und abgeheftet?
- Was könnte automatisiert, welche Arbeitsgänge könnten weggelassen werden?
- Wie hoch ist der derzeitige Papierbedarf und wie wird er sich weiter entwickeln?
- Welche Flächen werden für Archive, Aktenschränke und Papierablagen benötigt?
- Tragen Sie diese Informationen zusammen und erörtern Sie im Team mögliche Verbesserungen sowie die Auswirkung für Ihre Organisation und Ihre Zusammenarbeit im Team.
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Ziele
Nachdem Sie den bisherigen Umgang mit Dokumenten sowie Ihre Abläufe analysiert haben, legen Sie so konkret wie möglich fest, welche Ziele bis zu welchem Zeitpunkt mit der Einführung eines digitalen DMS erreicht werden sollen.
- Beachten Sie dabei, wie sich Ihr Geschäft in der Zukunft entwickeln wird und welche Auswirkungen dies ggf. auf einzelne Funktionen des Dokumentenmanagement-Systems haben wird.
- Überlegen Sie genau, welche Abläufe konkret verbessert und mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems umgesetzt werden sollen.
- In welchen Prozessen soll an welchen Prozessschritten Zeit und/oder Geld eingespart werden?
- In welcher Reihenfolge sollen verschiedene Abläufe angegangen werden? Soll ein DMS in der gesamten Organisation oder nur in einzelnen Abteilungen oder Teilbereichen umgesetzt werden?
- Je detaillierter Sie diese Fragen beantworten, desto leichter wird es Ihnen fallen, entsprechende Anforderungen an etwaige Anbieter von Dokumentenmanagement-Systemen zu formulieren und das geeignete System auszuwählen.
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Anforderungen
Wenn Sie Ihre Abläufe analysiert und die Ziele für Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems definiert haben, müssen Sie die Anforderungen an ein entsprechendes System möglichst genau definieren.
Dabei ist es besonders wichtig, die relevanten Integrationspunkte in Ihre bestehende IT-Systemlandschaft zu bestimmen:
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Der richtige Partner
Wenn Sie die Ziele für Ihr DMS-Projekt definiert und die Anforderungen beschrieben haben, verschaffen Sie sich einen Überblick über die bestehenden Lösungen und mögliche Partner für die Einführung des Systems.
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Jetzt geht’s los
Wenn Sie sich für ein Dokumentenmanagement-System entschieden haben, folgt die Einführung des Systems zur Realisierung Ihres papierlosen Büros.
- Die Software wird installiert, Workflows und Benutzer mit Zugriffsrechten eingerichtet und das Team wird in der Handhabung des Systems sowie der Integration in bestehende Arbeitsabläufe geschult.
- Nach und nach wird der Umgang mit dem System selbstverstänlicher werden, dann können bestehende Aktenordner und Papierbelege sortiert, gescannt und dem Dokumentenmanagement-System hinzugefügt werden, um klare digitale Strukturen und einen schnellen Zugriff auf sämtliche Dokumente zu ermöglichen.
Beim Scannen Ihrer Aktenbestände können dabei Anbieter von Scanservices gute Dienste leisten.
Weitere wertvolle Infomationen über das Scannen und die Digitalisierung von Akten und Dokumenten finden Sie hier. - Damit sich Ihre Investition in ein Dokumentenmanagement-System lohnt, sollten Sie nach einigen Wochen mit Ihrem Implementierungspartner eine nachgehende Analyse durchführen.
Bei einem Besuch im laufenden Betrieb können den Mitarbeitenden zudem Tipps für die Anwendung vermittelt und Produktivitätsfortschritte vorangetrieben werden.
Auch sollte dann überprüft werden, ob alle Projektziele erreicht wurden.
Kundenstimmen
Das sagen unsere Kunden
Das ganze Rosenberger-Team hat uns und unsere Ansprüche hervorragend verstanden und umgesetzt.
DigitalBlog
Das Rosenberger-Prinzip: Lösungen für jede Phase Ihrer Digitalisierung
Seit vielen Jahrzehnten begleiten wir Organisationen dabei, Archive zu digitalisieren, ihr Dokumentenmanagement zu verbessern und Prozesse zu automatisieren um die Effizienz zu erhöhen, Kosten zu senken und mehr Zeit für wichtige Aufgaben zu erhalten.
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