Das papierlose Büro
Setzen Sie konsequent auf digitale Büroabläufe.
Sparen Sie Zeit, Ressourcen & Kosten.
Das Papierlose Büro
Papierlos zu arbeiten, bzw. das papierlose Büro scheint noch immer weit weg: Trotz des Siegeszugs der Computer arbeiten nur rund ein Fünftel aller Unternehmen vollständig papierlos. Seit Jahrzehnten nimmt der Papierverbrauch kontinuierlich zu.
Die Arbeit mit Papier erzeugt hohe Kosten:
Notizzettel organisieren die Arbeit, Informationen werden mittels Papierdokumenten und -belegen übermittelt und im Arbeitsablauf vielfach kopiert.
Dies belastet nicht nur die Umwelt, sondern macht Geschäftsprozesse langsam, umständlich und ineffezient.
Laut aktueller Studie des bitkom tritt langsam ein Wandel ein, aber noch längst werden nicht alle Potenziale des papierlosen Arbeitens ausgeschöpft.
Ein papierloses – oder zumindest papierarmes – Büro bietet viele Möglichkeiten, um mit intelligenten Lösungen wertvolle Ressourcen und Kosten zu sparen.
Verbannen Sie jetzt schrittweise das Papier aus Ihren Büros und profitieren Sie damit von den Vorteilen digitaler Abläufe.
Warum papierlos werden?
Geschäftsprozesse und Systeme, die auf Papier basieren, verursachen erhebliche Kosten, belasten die Umwelt, machen Arbeitsabläufe träge und sind ein starkes Risiko für Informationssicherheit und Datenschutz.
Automatisieren Sie manuelle Erfassungen und reine Administrationsaufgaben, schaffen Sie Platz, Überblick und Transparenz und gewinnen Sie Zeit für wichtige Aufgaben und Projekte.
- Druckkosten: Laut Untersuchungen des Beratungshauses Gartner betragen die Druckkosten in Unternehmen ca. 1-3 % des Umsatzes.
- Weitere Kosten: Hinzu kommen Kosten für Ablage, Versand & Archivierung der Dokumente sowie die Papierkosten selbst.
- Indirekte Kosten: Dabei sind die indirekten Kosten noch nicht berücksichtigt: Der Umgang mit Papierdokumenten kostet viel Zeit, die für wichtige Aufgaben verloren geht.
- Produktivitätsverlust: Einer Studie der ICD zufolge verschwenden Beschäftigte jede Woche viel Zeit beim Handling von Papierdokumenten. Der erlittene Produktivitätsverlust summiert sich auf 21,3 %. Anders ausgedrückt: Um diese Verluste auszugleichen, müssen Unternehmen rund ein Fünftel mehr Personalkapazitäten vorhalten.
- Kosten zur Datenwiederherstellung: Gehen Papierdokumente verloren, ist die Wiederbeschaffung der Informationen – falls überhaupt möglich – mit einem sehr hohen Aufwand verbunden.
- Archivkosten: Mit digitalen Dokumenten sparen Sie viel Zeit, z. B. für das Sortieren und Abheften. Sie finden Dokumente erheblich schneller und der Platz für umfangreiche Papierarchive wird frei – das spart Raumkosten.
- Kopier- und Druckkosten: Wenn Sie Ihre Eingangspost digitalisieren, ersparen Sie sich die zeitaufwändige Erstellung und Verteilung von Kopien. Mit einem Dokumentenmanagement-Systems legen Sie nur eine elektronische Kopie an einem zentralen Ort ab und senken die Kosten für Papier, Drucker, Tinte und Toner sowie Porto.
- Prozesskosten: Digitale Arbeitsabläufe vereinheitlichen Ihre Geschäftsprozesse und schaffen mehr Transparenz. So können Skontoerträge verbessert, Außenstände reduziert und Beschaffungskosten gesenkt werden.
- Kosten der Datenwiederherstellung: Die Sicherung und Wiederherstellung von elektronischen Dokumenten an mehreren Orten ist einfach und kostengünstig.
- Produktivitätsverlust: Papierbasierte Prozesse führen zu einem Produktivitätsverlust von mehr als 20 % im Vergleich zu digitalen: Der Weg eines Papierdokuments durch Organisationen braucht viel Zeit, wenn Dokumente manuell erfasst, abgelegt und weitergeleitet werden.
- Verzögerung bei mehreren Standorten: Das Problem verschärft sich bei standortübergreifender Bearbeitung. Es entstehen Verzögerungen und Fehler und die Transparenz der Prozesse wird beeinträchtigt.
- Rechtliche Vorgaben schlecht einzuhalten: Laut Datenschutzgrundverordnung müssen Organisationen wissen, welche Dokumente personenbezogene Daten enthalten, diese entsprechend klassifizieren und gegen unbefugten Zugriff schützen. Bei Papierdokumenten ist das zeit- und kostenintensiv.
- Schlechte Nachvollziehbarkeit: In der Regel lässt sich nicht genau nachvollziehen, wer auf diese Dokumente zugegriffen oder sie verändert hat.
- Totalverlust: Unternehmensbedrohend wird es bei Elementarrisiken wie Feuer, Wasserschäden oder Diebstahl. Die Geschäftsinformationen auf Papierdokumenten sind zumeist unwiederbringlich verloren und die Geschäftsfortführung unmittelbar bedroht.
- Bessere Kontrolle: Mit elektronischen Dokumenten können Sie den Zugriff auf geschäftskritische und vertrauliche Daten viel besser kontrollieren, denn moderne Dokumentenmanagement- und Workflow-Systeme verfügen über ein entsprechendes Rechte- und Zugriffsystem.
- Zugriff schützen: Durch die Vergabe von Benutzerrechten können Sie einfach festlegen, welche Personen oder Personengruppen die auf den Dokumenten befindlichen Informationen bearbeiten und weitergeben dürfen. So haben beispielsweise auf die Personalverträge nur die Personalabteilung und Führungskräfte Zugriff.
- Schnell wieder im Geschäft: Elektronische Dokumente und Daten können Sie einfach an verschiedenen Orten außerhalb des Unternehmens aufbewahren. Im Schadensfall sind die Dokumente und Daten schnell wieder hergestellt. So wird Ihr Geschäft auch im Katastrophenfall nur kurz beeinträchtigt und Ihr Unternehmen übersteht auch Worst-Case-Szenarien.
- Rechtlssicher: Mit einem Dokumentenmanagement-System halten Sie die Vorschriften der DSGVO oder der HIPAA sehr einfach ein.
- Umweltbelastend: Die Herstellung von Papier ist sehr belastend für die Umwelt, denn sie erfordert große Mengen an Holz, Wasser, Chemikalien und Energie. Die Herstellung einer Tonne Papier verbraucht genauso viel Energie wie die Produktion einer Tonne Stahl.
- Ressourcenverbrauch: Hinzu kommt die große Menge Holz, die für die Papierproduktion benötigt wird. Zwar wird in Deutschland der größte Teil der Wälder nachhaltig bewirtschaftet, doch diese decken nur rund 20 % des für die Papierproduktion benötigten Holzes. Der Rest wird laut Umweltbundesamt aus dem Ausland importiert, wo auch Urwälder eingeschlagen werden.
- Ressourcensparend: Der Verzicht auf Papier reduziert den Ressourcenverbrauch deutlich und spart große Mengen an Holz, Wasser, Chemikalien und Energie. Damit senken Sie nicht nur spürbar die Kosten, sondern entlasten auch die Umwelt.
- Transformation wirkt: Die Wandlung vom klassischen, papierbasierten Unternehmen hin zum effizienten, digitalen Büro wird für jedes Unternehmen notwendig. Nicht nur, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten, sondern auch, um nachhaltig mit endlichen Ressourcen zu wirtschaften.
Nutzen Sie jetzt alle Vorteile des papierlosen Büros.
Schritt für Schritt vom Papier befreien
Papierlos, bzw. papierarm arbeiten ist einfacher als man denkt! In der nachfolgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie, wie Sie sich von Papier verabschieden und in wenigen Wochen digital arbeiten.
Bevor Sie loslegen, machen Sie eine Bestandsaufnahme:
- In welchen Abteilungen wird viel mit Papier gearbeitet? Wo gibt es das größte Papieraufkommen und den größten Papierverbrauch?
- Welche Dokumente und welche Prozesse sind betroffen?
- Überlegen Sie dann, mit welchem Prozess Sie beginnen wollen.
Viele Unternehmen starten in der Buchhaltung, weil dort in der Regel sehr viele Papierdokumente wie z. B. Eingangsrechnungen bearbeitet werden. - Setzen Sie realistische Ziele
Seien Sie transparent & holen Sie sich Unterstützung
- Kommunizieren Sie in intern transparent und nachvollziehbar die Ziele und Vorteile, die sich aus dem papierlosen Büro ergeben.
- Stellen Sie interne Teams zusammen, die Aufgaben koordinieren und an der konkreten Umsetzung arbeiten. Das steigert auch die interne Akzeptanz für die Änderungen.
- Suchen Sie einen passenden Dienstleister für Ihr Digitalisierungsprojekt, der Sie – möglichst plattformneutral – über Funktionen und Einsatzmöglichkeiten eines Archivierungs- oder Workflowsystems für Ihre digitalen Daten berät.
Gerne begleiten wir Sie Schritt für Schritt durch Ihren Prozess, z. B. auf Basis unseres flexiblem digitalNOW!-Lösungspakets. - Natürlich können Sie einzelne oder auch alle Aufgaben im Rahmen des Digitalisierungsprozesses selbst übernehmen. Wir stellen Ihnen hierfür die benötigte Hard- und Software zur Verfügung und richten Ihnen diese produktiv ein.
Prozesse analysieren
- Nach der Bestandsaufnahme, können Zeitfresser und Ineffizienzen bestimmt und Lösungsansätze zu deren Behebung entwickelt werden.
- Dabei liegt der Fokus darauf, wie Dokumente und Informationen im Unternehmen bearbeitet werden:
- Erfassen: Wo werden Daten von Papierdokumenten erfasst, die das Unternehmen erreichen?
- Weiterleiten: Wie werden Informationen und Papierdokumente weitergeleitet, z. B. zur Prüfung oder Genehmigung?
- Wiederfinden: Wie wird auf abgelegt Dokumente zugegriffen, nachdem die Bearbeitung abgeschlossen ist?
Nun folgt der erste Schritt zur Umsetzung
- Software auswählen: Ihr papierloses Büro funktioniert nur so gut wie die eingesetzen Software zur Datenverwaltung. Je nach Anforderung gibt es zahlreiche Lösungsansätze. Für die meisten Unternehmen sind die reinen File Sharing Systeme genauso wenig geeignet wie “große” Unternehmenslösungen.
- Partner suchen: Sie sind nicht alleine im Digitalisierungsdschungel! Wir beraten Sie unabhängig zu dem für Sie geeigneten Dokumentenmanagement- und/oder Workflowsystem und gehen die folgenden Prozessschritte mit Ihnen.
Zusammen besprechen wir auch die Frage des Speichersystems Ihrer Daten, Stichworte “Cloud” und “On-Premise”
Die Umsetzung ist wieder eine Teamleistung:
- Informieren Sie vor Einführung der neuen Lösung die Mitarbeitenden.
- Bei der Einführung der Lösung wird dann mit einem Prozess gestartet, z. B. mit der Verarbeitung von Eingangsrechnungen.
- Berücksichtigen Sie, dass digitale Transformation ein Prozess ist. Überprüfen Sie regelmäßig die Ergebnisse und steuern Sie, bei Bedarf, nach.
Seien Sie positiv!
- Bei diesen Schritten in die digitale Transformation ist es wichtig, dass sich alle Beteiligten über die Erfolge bewusst sind. Kommunizieren Sie diese, auch die einzelner Projektschritte, z. B. anhand dieser Leitlinien:
- Verbessert die Lösung den Prozess?
- Sind wir produktiver und die Mitarbeitenden zufriedener?
- Wie viel Zeit konnten wir sparen?
- Wie hoch ist die Kosteneinsparung?
Lösungen, die zu Ihnen passen
rosenberger | data bereit Ihnen den Weg zum papierlosen Büro. Von der Beratung über Hard- und Software und Scanservices bis zum kompletten Business Process Outsourcing profitieren Sie von unseren modularen Lösungen – genau so, wie es zu Ihrer Organisation passt.
Unsere modular kombinierbaren Leistungen geben Ihnen die maximale Freiheit für Ihren Weg in und durch die Digitalisierung: Mit flexiblen Anteilen an Eigen- und Dienstleistung und Beratungselementen.
Egal, wie intensiv und wie schnell Sie digital werden möchten, wir begleiten Sie durch die komplette Prozesskette – passgenau zu Ihren Anforderungen.
Profitieren Sie von unserer Erfahrung aus Hunderten Digitalisierungsprojekten. Egal, ob Sie selbst digitalisieren, einen Dienstleister beauftragen oder einen Kombination aus beiden Wegen gehen wollen.
Wir übernehmen die Digitalisierung Ihrer Bestände für Sie. Profitieren Sie von unserem Full-Service vom Transport über den schonenden Scan zahlreicher Medienformate bis zur Bereitstellung & Archivierung Ihrer digitalen Daten.
Natürlich können Sie einzelne oder alle Aufgaben im Digitalisierungsprozess selbst übernehmen. Wir stellen Ihnen die benötigte Hard- & Software zur Verfügung, richten sie ein und schulen Ihr Personal.
