Nehmen Sie Abschied vom Papier
Das papierlose Büro
Gehen Sie mit dem papierlosen Büro den ersten Schritt zur digitalen Transformation.
Setzen Sie konsequent auf digitale Büroabläufe.
Sparen Sie Zeit, Ressourcen & Kosten.

Das Papierlose Büro

Noch immer stapeln sich in vielen Büros die Papierberge, nur rund ein Fünftel aller Unternehmen agieren vollständig papierlos. Notizzettel organisieren die Arbeit, Informationen werden mittels Papierdokumenten und -belegen übermittelt und im Arbeitsablauf vielfach kopiert. Dies belastet nicht nur die Umwelt, sondern macht Geschäftsprozesse langsam, umständlich und ineffezient. All dies verursacht in den Unternehmen hohe Kosten.

Trotz des Siegeszugs der Computer hat der Papierverbrauch seit den 1950er Jahren kontinuierlich zugenommen. Mit großen Folgen für die Umwelt und enormen Kosten für Unternehmen.

Ein papierloses – oder zumindest papierarmes – Büro bietet viele Möglichkeiten, um mit intelligenten Lösungen wertvolle Ressourcen und Kosten zu sparen. Verbannen Sie jetzt schrittweise das Papier aus Ihren Büros verbannen und profitieren Sie von den Vorteilen.

Papierverbrauch im Vergleich

Aufstellung Bundesregierung (Zahlen von 2018)
Deutschland
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kg
pro Kopf
USA
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pro Kopf
EU
0
kg
pro Kopf

Warum Papierlos werden?

Geschäftsprozesse und Systeme, die auf Papier basieren, verursachen erhebliche Kosten, belasten die Umwelt, machen Arbeitsabläufe träge und sind ein starkes Risiko für Informationssicherheit und Datenschutz.

Automatisieren Sie manuelle Erfassungen und reine Administrationsaufgaben, schaffen Sie Platz, Überblick und Transparenz und gewinnen Sie Zeit für wichtige Aufgaben und Projekte.

Hohe Druckkosten in Unternehmen
  • Druckkosten: Laut Untersuchungen des Beratungshauses Gartner betragen die Druckkosten in Unternehmen ca. 1-3 % des Umsatzes.
  • Weitere Kosten: Hinzu kommen Kosten für Ablage, Versand & Archivierung der Dokumente sowie die Papierkosten selbst.
  • Indirekte Kosten: Bei dieser Schätzung sind die indirekten Kosten noch nicht berücksichtigt: Der Umgang mit Papierdokumenten kostet viel Zeit, die für wichtige Aufgaben verloren geht.
  • Produktivitätsverlust: Einer Studie der ICD aus dem Jahre 2012  zufolge verschwenden Beschäftigte jede Woche viel Zeit beim Handling von Papierdokumenten. Der bei den Unternehmen erlittene Produktivitätsverlust summiert sich auf 21,3 %. Anders ausgedrückt: Um diese Produktivitätsverluste auszugleichen, müssen Unternehmen rund ein Fünftel mehr Personalkapazitäten vorhalten.
  • Kosten zur Datenwiederherstellung: Gehen Papierdokumente verloren, ist die Wiederbeschaffung der Informationen – falls überhaupt möglich – mit einem sehr hohen Aufwand verbunden.
Mit papierlosem Büro einsparen
  • Archivkosten: Mit digitalen Dokumenten sparen Sie viel Zeit, z. B.  für das Sortieren und Abheften. Sie finden Dokumente erheblich schneller und der Platz für umfangreiche Papierarchive wird frei – das spart Raumkosten.
  • Kopier- und Druckkosten: Wenn Sie Ihre Eingangspost digitalisieren, ersparen Sie sich die zeitaufwändige Erstellung und Verteilung von Kopien. Mit einem Dokumentenmanagement-Systems legen Sie nur eine elektronische Kopie an einem zentralen Ort ab und senken die Kosten für Papier, Drucker, Tinte und Toner sowie Porto.
  • Prozesskosten: Digitale Arbeitsabläufe vereinheitlichen Ihre Geschäftsprozesse und schaffen mehr Transparenz. So können Skontoerträge verbessert, Außenstände reduziert und Beschaffungskosten gesenkt werden.
  • Kosten der Datenwiederherstellung: Die Sicherung und Wiederherstellung von elektronischen Dokumenten an mehreren Orten ist einfach und kostengünstig.
Langsame Papierbasierte Arbeitsabläufe
  • Produktivitätsverlust: Papierbasierte Prozesse führen zu einem Produktivitätsverlust von mehr als 20 % im Vergleich zu digitalen: Der Weg eines Papierdokuments durch Organisationen braucht viel Zeit, wenn  Dokumente manuell erfasst, abgelegt und weitergeleitet werden.
  • Verzögerung bei mehreren Standorten: Das Problem verschärft sich bei standortübergreifender Bearbeitung. Es entstehen Verzögerungen und Fehler und die Transparenz der Prozesse wird beeinträchtigt.
Durch elektronische Archive beschleunigen
  • Einfacher Zugriff: Auf zentral gespeicherte und indizierte digitale Dokumente und Informationen können Sie einfach zugreifen.
  • Schnelle Prozesse: Dokumente und Informationen im gesamten Unternehmen finden und austauschen gelingt mit wenigen Mausklicks. Arbeitsläufe werden schneller und wichtige Prozesse, wie die Rechnungserstellung oder das Inkasso beschleunigt.
  • Nützliche Verknüpfungen: So sparen Sie z. B. bei der Rechnungsprüfung Zeit, wenn digital erfasste Rechnungen mit Bestelldokumenten, Lieferscheinen, Frachtbriefen oder Verträgen verknüpft werden.
  • Produktive Integrationen: Zudem können Sie Dokumentenmanagement-Systeme für einen kontinuierlichen Informationsfluss mit vorhandenen ERP-, CRM- oder Buchhaltungssystemen integrieren. Alle relevanten Dokumente werden aus den jeweiligen Anwendungen aufgerufen werden – ohne in Aktenordnern zu suchen oder das System wechseln zu müssen.
Unzureichende Sicherheit schriftlicher Dokumente
  • Rechtliche Vorgaben schlecht einzuhalten: Laut Datenschutzgrundverordnung müssen Organisationen wissen, welche Dokumente personenbezogene Daten enthalten, diese entsprechend  klassifizieren und gegen unbefugten Zugriff schützen. Bei Papierdokumenten ist das zeit- und kostenintensiv.
  • Schlechte Nachvollziehbarkeit: In der Regel lässt sich nicht genau nachvollziehen, wer auf diese Dokumente zugegriffen oder sie verändert hat.
  • Totalverlust: Unternehmensbedrohend wird es bei Elementarrisiken wie Feuer, Wasserschäden oder Diebstahl. Die Geschäftsinformationen auf Papierdokumenten sind zumeist unwiederbringlich verloren und die Geschäftsfortführung unmittelbar bedroht.
Zugriff auf elektronische Dokumente kontrollieren
  • Bessere Kontrolle: Mit elektronischen Dokumenten können Sie den Zugriff auf geschäftskritische und vertrauliche Daten viel besser kontrollieren, denn moderne Dokumentenmanagement- und Workflow-Systeme verfügen über ein entsprechendes Rechte- und Zugriffsystem.
  • Zugriff schützen: Durch die Vergabe von Benutzerrechten können Sie einfach festlegen, welche Personen oder Personengruppen die auf den Dokumenten befindlichen Informationen bearbeiten und weitergeben dürfen. So haben beispielsweise auf die Personalverträge nur die Personalabteilung und Führungskräfte Zugriff.
  • Schnell wieder im Geschäft: Elektronische Dokumente und Daten können Sie einfach an verschiedenen Orten außerhalb des Unternehmens aufbewahren. Im Schadensfall sind die Dokumente und Daten schnell wieder hergestellt. So wird Ihr Geschäft auch im Katastrophenfall nur kurz beeinträchtigt und Ihr Unternehmen übersteht auch Worst-Case-Szenarien.
  • Rechtlssicher: Mit einem Dokumentenmanagement-System halten Sie die Vorschriften der DSGVO oder der HIPAA sehr einfach ein.
Hoher Ressourcenverbrauch für Papier
  • Umweltbelastend: Die Herstellung von Papier ist sehr belastend für die Umwelt, denn sie erfordert große Mengen an Holz, Wasser, Chemikalien und Energie. Die Herstellung einer Tonne Papier verbraucht genauso viel Energie wie die Produktion einer Tonne Stahl.
  • Ressourcenverbrauch: Hinzu kommt die große Menge Holz, die für die Papierproduktion benötigt wird. Zwar wird in Deutschland der größte Teil der Wälder nachhaltig bewirtschaftet, doch diese decken nur rund 20 % des für die Papierproduktion benötigten Holzes. Der Rest wird laut Umweltbundesamt aus dem Ausland importiert, wo auch Urwälder eingeschlagen werden.
Als digitales Büro die Umwelt entlasten
  • Ressourcensparend: Der Verzicht auf Papier reduziert den Ressourcenverbrauch deutlich und spart große Mengen an Holz, Wasser, Chemikalien und Energie. Damit senken Sie nicht nur spürbar die Kosten, sondern entlasten auch die Umwelt.
  • Transformation wirkt: Die Wandlung vom klassischen, papierbasierten Unternehmen hin zum effizienten, digitalen Büro wird für jedes Unternehmen notwendig. Nicht nur, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten, sondern auch, um nachhaltig mit endlichen Ressourcen zu wirtschaften.
Starten Sie Ihre Digitale Transformation!
Nutzen Sie jetzt alle Vorteile des papierlosen Büros.

Schritt für Schritt Vom Papier befreien

Alle Vorteile des papierlosen (bzw. papierarmen) Büros nutzen ist einfacher als man denkt! In der nachfolgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie, wie Sie sich von Papier verabschieden und in wenigen Wochen digital arbeiten.

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Bevor Sie loslegen, machen Sie eine Bestandsaufnahme:

  • In welchen Abteilungen wird viel mit Papier gearbeitet? Wo gibt es das größte Papieraufkommen und den größten Papierverbrauch?
  • Welche Dokumente und welche Prozesse sind betroffen?
  • Überlegen Sie dann, mit welchem Prozess Sie beginnen wollen.
    Viele Unternehmen starten in der Buchhaltung, weil dort in der Regel sehr viele Papierdokumente wie z. B. Eingangsrechnungen bearbeitet werden.
  • Setzen Sie realistische Ziele

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Seien Sie transparent & holen Sie sich Unterstützung

  • Kommunizieren Sie in intern transparent und nachvollziehbar die Ziele und Vorteile, die sich aus dem papierlosen Büro ergeben.
  • Stellen Sie interne Teams zusammen, die Aufgaben koordinieren und an der konkreten Umsetzung arbeiten. Das steigert auch die interne Akzeptanz für die Änderungen.
  • Suchen Sie einen passenden Dienstleister für Ihr Digitalisierungsprojekt, der Sie – möglichst plattformneutral – über Funktionen und Einsatzmöglichkeiten eines Archivierungs- oder Workflowsystems für Ihre digitalen Daten berät.
    Gerne begleiten wir Sie Schritt für Schritt durch Ihren Prozess, z. B. auf Basis unseres flexiblem digitalNOW!-Lösungspakets.
  • Natürlich können Sie einzelne oder auch alle Aufgaben im Rahmen des Digitalisierungsprozesses selbst übernehmen. Wir stellen Ihnen hierfür die benötigte Hard- und Software zur Verfügung und richten Ihnen diese produktiv ein.

3

Prozesse analysieren

  • Nach der Bestandsaufnahme, können Zeitfresser und Ineffizienzen bestimmt und Lösungsansätze zu deren Behebung entwickelt werden.
  • Dabei liegt der Fokus darauf, wie Dokumente und Informationen im Unternehmen bearbeitet werden:
  • Erfassen: Wo werden Daten von Papierdokumenten erfasst, die das Unternehmen erreichen?
  • Weiterleiten: Wie werden Informationen und Papierdokumente weitergeleitet, z. B. zur Prüfung oder Genehmigung?
  • Wiederfinden: Wie wird auf abgelegt Dokumente zugegriffen, nachdem die Bearbeitung abgeschlossen ist?

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Nun folgt der erste Schritt zur Umsetzung

  • Software auswählen: Ihr papierloses Büro funktioniert nur so gut wie die eingesetzen Software zur Datenverwaltung. Je nach Anforderung gibt es zahlreiche Lösungsansätze. Für die meisten Unternehmen sind die reinen File Sharing Systeme genauso wenig geeignet wie “große” Unternehmenslösungen.
  • Partner suchen: Sie sind nicht alleine im Digitalisierungsdschungel! Wir beraten Sie unabhängig zu dem für Sie geeigneten Dokumentenmanagement- und/oder Workflowsystem und gehen die folgenden Prozessschritte mit Ihnen.
    Zusammen besprechen wir auch die Frage des Speichersystems Ihrer Daten, Stichworte “Cloud” und “On-Premise”

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Die Umsetzung ist wieder eine Teamleistung:

  • Informieren Sie vor Einführung der neuen Lösung die Mitarbeitenden.
  • Bei der Einführung der Lösung wird dann mit einem Prozess gestartet, z. B. mit der Verarbeitung von Eingangsrechnungen.
  • Berücksichtigen Sie, dass digitale Transformation ein Prozess ist. Überprüfen Sie regelmäßig die Ergebnisse und steuern Sie, bei Bedarf, nach.

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Seien Sie positiv!

  • Bei diesen Schritten in die digitale Transformation ist es wichtig, dass sich alle Beteiligten über die Erfolge bewusst sind. Kommunizieren Sie diese, auch die einzelner Projektschritte, z. B. anhand dieser Leitlinien:
  • Verbessert die Lösung den Prozess?
  • Sind wir produktiver und die Mitarbeitenden zufriedener?
  • Wie viel Zeit konnten wir sparen?
  • Wie hoch ist die Kosteneinsparung?

Lösungen, die zu Ihnen passen

rosenberger | data bereit Ihnen den Weg zum papierlosen Büro. Von der Beratung über Hard- und Software und Scanservices bis zum kompletten Business Process Outsourcing profitieren Sie von unseren modularen Lösungen – genau so, wie es zu Ihrer Organisation passt.

Mit Rosenberger flexibel in die digitale Transformation

Unsere modular kombinierbaren Leistungen geben Ihnen die maximale Freiheit für Ihren Weg in und durch die Digitalisierung: Mit flexiblen Anteilen an Eigen- und Dienstleistung und Beratungselementen.
Egal, wie intensiv und wie schnell Sie digital werden möchten, wir begleiten Sie durch die komplette Prozesskette – passgenau zu Ihren Anforderungen.

Beratung

Profitieren Sie von unserer Erfahrung aus Hunderten Digitalisierungsprojekten. Egal, ob Sie selbst digitalisieren, einen Dienstleister beauftragen oder einen Kombination aus beiden Wegen gehen wollen.

Dienstleistung

Wir übernehmen die Digitalisierung Ihrer Bestände für Sie. Profitieren Sie von unserem Full-Service vom Transport über die schonende Digitalisierung bis zur Bereitstellung & Archivierung Ihrer digitalen Daten.

Eigenleistung

Natürlich können Sie einzelne oder alle Aufgaben im Digitalisierungsprozess selbst übernehmen. Wir stellen Ihnen die benötigte Hard- & Software zur Verfügung, richten sie ein und schulen Ihr Personal.

1

Beratung

  • Festlegung der Digitalisierungsziele, Umfang & Format der Medien
  • Wege zur Erreichung der Digitalisierungsziele
  • Qualitätskriterien, Budgets & Finanzierungsmöglichkeiten
  • Abschätzung der Anteile von Eingenleistung & Dienstleistung

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Konzept

  • Detailkonzept zur Digitalisierung Ihres Bestandes, inkl. Zeit- & Budgetplanung
  • Unterstützung bei der Kommunikation & Generierung der erforderlichen Mittel
  • Detaillierter Projektplan, einschließlich konkreter Maßnahmen zur Umsetzung

3

Umsetzung

  • Digitalisierung Ihres Bestandes oder Aufsetzen des internen Digitalisierungsprozesses
  • Einrichtung von Hard- & Software und Prozesse, Schulung der Mitarbeitenden
  • Projektcontrolling, inkl. Qualitäts- & Fortschrittskontrolle

Zertifizierte Qualität & Datensicherheit

Logos der Zertifizierungen nach ISO 27001 & 9001

Seit über 100 Jahren reproduzieren und archivieren wir Dokumente und Daten für die unterschiedlichsten Anforderungen.  rosenberger | data war der erste Fachbetrieb dieser Art, der mit dem Qualitätssiegel ISO 9001 ausgezeichnet wurde.

Heute bieten wir Ihnen gleich doppelte Sicherheit bei Daten­verarbeitung und Informations­sicherheit: Unsere Zertifizierungen nach ISO 9001:2015 und ISO 27001:2013 belegen unsere Professionalität um Umgang mit Ihren Daten und Projekten.

Kundenstimmen

Das sagen unsere Kunden

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Dipl.-Ing. Jörg Blisniewski
Ossendorf GmbH Stahlbau
Geschäftsführer

Das ganze Rosenberger-Team hat uns und unsere Ansprüche hervorragend verstanden und umgesetzt.

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Klaus Altgilbers
WKB Systems GmbH
Leitung IT

Das von uns eingesetzte DocuWare Dokumentenarchiv von rosenberger | data funktioniert seit dem ersten Tag einwandfrei, der Zugriff auf unsere Dokumente erfolgt jetzt mit wenigen Mausklicks – wir sind 100%ig zufrieden.

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Sascha Geerds
Wasser- und Abwasser-Zweckverband Niedergrafschaft
Stellv. Geschäftsführer

Die Herausforderung, ein umfassendes Archiv für verschiedene Belegarten zu implementieren, konnten wir mit den Consultants von rosenberger | data einfach umsetzen. Die eingesetzte DocuWare-Lösung erfreute sich von Anfang an einer hohen Akzeptanz der Anwender. Die Workflow-Funktionen machen die Investition zukunftssicher.

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Jens Pahnreck
Mainka Bau GmbH & Co. KG
Handlungsbevollmächtigter Organisationsentwicklung

Durch die Flexibilität und Skalierbarkeit von JobRouter® steuern wir immer mehr Prozesse digital. Auch komplexe Workflows lassen sich mit dieser Plattform unternehmensweit darstellen.

Wessels
Dr. Johannes Wessels
pbr Planungsbüro Rohling AG
CIO, CKO

Mit der von rosenberger | data empfohlenen Kombination aus der DocuWare-Archivlösung mit der JobRouter- Prozessautomationsplattform lassen sich bei der pbr AG im Rahmen der digitalen Transformation viele Prozesse passend an die aktuellen Bedürfnisse anpassen. Durch diese Veränderungen und Optimierungen laufen viele Verwaltungsprozesse jetzt deutlich effektiver. Auch unterstützt die SQL-Basis die Entwicklung angepasster, individuell zugeschnittener Controlling-Lösungen. Wir profitieren stark von diesen Möglichkeiten.

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Frank Mannefeld
Unternehmensgruppe H.-D. Kottmeyer
Prokurist

Mit der von rosenberger | data implementierten DocuWare-Lösung zur Digitalisierung unserer Eingangsrechnungsverarbeitung sind wir in der Bearbeitung wesentlich schneller geworden und machen weniger Fehler. Ich war erstaunt, wie schnell und unkompliziert die Lösung eingeführt und von unserem Team aufgenommen worden ist.

Ramm
Dipl.-Ing. Manfred Ramm
IPW INGENIEURPLANUNG
Geschäftsführer

Mit der von rosenberger | data eingeführten Archiv- und Dokumentenmanagement-Lösung von DocuWare sind wir sehr zufrieden. Dank der guten Skalierbarkeit und des Funktionsumfanges sind wir für die weitere Digitalisierung unserer Prozesse gut gerüstet.

Altenschulte
Martin Altenschulte
Rekers Maschinen- und Anlagenbau
IT-Leiter

Mit der DocuWare-Lösung von rosenberger | data konnten wir uns in der Buchhaltung, in der Personalabteilung und im Einkauf von sehr viel Papier befreien. Auch unser Vertrieb profitiert von unserem digitalen Dokumentenarchiv, denn alle Vertriebsunterlagen sind jetzt per Knopfdruck verfügbar.

Heseker
Reinhard Heseker
Reiling Unternehmensgrupe
IT-Manager

Mit den Consultants von rosenberger | data haben wir bei der Reiling GmbH & Co. KG unseren Prozess zur Eingangsrechnungsverarbeitung komplett digital und dadurch hoch effizient gestaltet. Wir werden nach und nach weitere Geschäftsprozesse digitalisieren – rosenberger | data und die DMS-Software DocuWare sind dabei unsere Partner.

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Anja Meyer zu Drewer
Schlüter Gabelstapler-Vertrieb
Geschäftsführerin

Unser Ziel ist das papierlose Büro. Mit DocuWare und der Unterstützung von rosenberger | data sind wir da auf dem richtigen Weg.

Maaß
Holger Maaß
Koch Gruppe | Spezialmaschinen und Anlagen für die Holzbearbeitung
Prokurist

Unser Ziel ist die durchgängige Digitalisierung aller dokumentenbasierten Prozesse. rosenberger | data und DocuWare sind dabei unsere präferierten Partner.

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Helmut Pieper
Karl Heesemann Maschinenfabrik
Leiter Einkauf

Nachdem wir die Bestellvorgänge digitalisiert haben, nutzen wir jetzt die Eingangsrechnungslösung von rosenberger | data und DocuWare und sind damit sehr zufrieden. Aufgrund der Flexibilität des Systems werden wir die Lösung auf das Qualitätsmanagement erweitern.

Andreas Pöpping
Ossendorf GmbH Stahlbau
Leitung Qualitätsmanagement

Der Einsatz von DocuWare bietet klare Vorteile für die Dokumentation und Rückverfolgbarkeit unserer Projekte. Damit haben wir im Qualitätswesen einen entscheidenden Schritt nach vorne gemacht.

Brodmann
Karsten Brodmann
MBN Bau AG
Vorstandsassistent

Bei der Eingangsrechnungsverarbeitung haben wir große Fortschritte und erhebliche Einsparungen erzielt. Dies gelang, da wir mit der Kombination von JobRouter und DocuWare den Prozess komplett digitalisiert haben.

Das Rosenberger-Prinzip: Lösungen für jede Phase Ihrer Digitalisierung

Wir bereiten Wege in der digitalen Transformation, passgenau zu Ihrem individuellen Bedarf:

Scanservice

Professioneller Scan Ihrer analogen Unterlagen, egal ob Notizzettel, Mikrofiche oder komplettes Archiv

DigitalNow

Das umfassende Digitalisierungpaket von der Abholung Ihrer analogen Unterlagen über Scan bis zum on demand Bereitstellungsservice.

Digitale Archivlösungen

Lösungen zur strukturierten und rechtssicheren Ablage Ihrer digitalen Daten inkl. ausgereiften Suchfunktionen

Digital arbeiten

Anwendungsoptimierte Lösungen
zur Nutzung aller Potenziale
der Digitalisierung im Arbeitsalltag

Workflowlösungen

Plattformen für den medienbruchfreien Austausch von Informationen – via Daten, Dokumenten oder (Meta)prozessen.

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