Dokumentenmanagement – das sind die wichtigsten Trends 2023

Geht es Ihnen auch so?

Nach einem schwierigen Jahr 2022 entwickeln sich Technologien schneller als je zu vor. Zudem stellen uns die aktuellen wirtschaftlichen Rahmenbedingungen vor große Herausforderungen.
Was das mit Dokumentenmanagement zu tun hat? Eine ganze Menge. Denn wenn Sie effizient aufgestellt sind, meistern Sie das gerade begonnene Jahr wesentlich einfacher. Die Lösung: Smarte digitale Prozesse, die Sie besonders bei Routineaufgaben entlasten und Sie beim Abschied vom Papier unterstützen.

(Mehr zum Thema „Digitale Transformation“ gibt es hier.)

Damit wären wir beim Thema.

Wenn Sie sich in diesem Jahr also auch für Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) interessieren (warum wären Sie sonst hier?), dann stellen Sie sich vielleicht auch die folgenden Fragen:

  • Wie unterstützt mich ein DMS genau dabei, effizienter zu werden?
  • Welche aktuellen Trends gibt es im Dokumentenmanagement im Jahr 2023?

In diesem Beitrag stelle ich Ihnen mit fünf Top DMS-Trends 2023 vor, was ein Dokumentenmanagement-System für Ihre Organisation leisten kann.

auf in die zukunft

Trend 1: Nachhaltigkeit

Wir müssen nachhaltig mit unseren Ressourcen umgehen. Das gilt verstärkt auch für  die IT-Infrastruktur Analysen belegen, dass Energieeffizienz, energiesparende Endgeräte und effiziente papierlose Prozesse die nächsten Jahre prägen werden.

Was heißt das konkret?

Ein Dokumentenmanagement-System befreit Sie von Datenmüll und verschlankt Ihre Prozesse. Sie halten nur die Informationen vor, die Sie wirklich benötigen. Das entlastet nicht nur Ihr Team, sondern  auch die Umwelt, denn was nicht gespeichert werden muss, verbraucht auch keine Energie.  Übrigens: 77 Prozent der vom bitkom befragten Unternehmen konnten Ihren CO2-Ausstoß durch den Einsatz von digitalen Technologien und Anwendungen senken.
Setzen Sie zudem noch auf Cloud-Lösungen, sparen Sie zusätzlich Energie, Zeit und Aufwand  >> Mehr dazu unten in Trend 4.

Trend 2: Automatisierung

Apropos sparen: Sparen Sie sich doch in 2023 die manuellen, wenig effizienten Arbeitsroutinen. Setzen Sie auf die Automatisierung via Dokumentenmanagement-Systeme. Das macht Sie agil, befreit Sie von Ballast und verschafft Ihnen und Ihrem Team die Freiräume, um sich um die wesentlichen Aufgaben zu kümmern.

Beispiele gefällig?

  • Routine Eingangsrechnungen: Ein DMS liest Ihre Eingangsrechnungen automatisch aus und verarbeitet die Daten sauber weiter – ohne zeitaufwändige, manuelle und fehleranfällige Eingaben
  • Routine On- und Offboarding von Mitarbeitenden: Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern sowie den Fachabteilungen, digitale Einarbeitungsworkflows und Checklisten – ein DMS automatisiert diese Arbeitsabläufe und schafft Transparenz – ohne Laufzettel und nervige mehrfache Nachfragen.
  • Routine Vertrags- und Aufgabenmanagement: Fristen und Termine einhalten, Aufgaben transparent machen, standortübergreifende Zusammenarbeit – ein DMS erinnert Sie und Ihr Team an fällige Aufgaben und ToDos, automatisiert Abläufe und stellt genau die Informationen bereit, die Ihr Team braucht – nie mehr verpasste Fristen und aufwändige Abstimmungen

Trend 3: Hybride Arbeitsplätze & Fachkräftemangel

Das „Homeoffice“ ist seit Corona sicher auch in Ihren Alltag eingegangen.
Aus der Pandemie-Not geboren, ist es jetzt Standard: Von überall arbeiten – egal, ob auf Reisen, an mehreren Standorten oder zu Hause.
Also kein wirklicher Trend mehr, oder? Ich meine doch – wenn man den zunehmenden Fachkräftemangel betrachtet.

Neue Mitarbeitende fordern ausdrücklich diese Flexibilität. Ohne entsprechende Angebote werden Sie es schwer haben, die besten Köpfe für Ihr Unternehmen zu gewinnen.
Ein DMS ermöglicht Ihren Mitarbeitenden, ort- und zeitungebunden zu arbeiten. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Trend 4: Cloud first

Der vierte Trend ist einfach formuliert: Ohne Cloud geht in 2023 nichts. Und dieser Trend hängt direkt mit den anderen zusammen: Die Cloud erleichtert die Automatisierung und ist Grundlage für hybride Arbeitsplätze. Nicht zuletzt ist sie nachhaltig. Für 71 Prozent der Unternehmen der bitkom-Befragung ist Cloud Computing ein elementarer Bestandteil der Nachhaltigkeitsstrategie.

Das gilt natürlich auch für die Bereitstellung von Dokumentenmanagement-Systemen. Die Vorteile für ein DMS in der Cloud liegen klar auf der Hand:

  • Eine Cloud-Lösung ist schnell eingeführt und umgesetzt. Starten Sie mit einem vollständig eingerichteten System, vorkonfigurierten Workflows und dem Erfahrungsschatz aus tausenden Digitalisierungsprojekten.
  • Die Lösung in der Cloud bietet die passende IT-Infrastruktur. Sie befreien sich von teurer, wartungsanfälliger und betreuungsintensiver Hardware, sparen Zeit und Energie.
  • Ihr DMS in der Cloud bedeutet maximale Skalierbarkeit bei kalkulierbarem finanziellen Aufwand. Sie investieren genau in die Lösung, die Sie aktuell benötigen.
  • In der Cloud sind Ihre Information sicher und Sie sparen wertvolle Arbeitszeit Ihrer IT-Fachkräfte.

Trend 5: Mieten statt kaufen

Zum Schluss noch ein ganz praktischer Trend: Mieten Sie Ihr Dokumentenmanagement-System, statt es zu kaufen. Warum? Weil’s einfach cleverer ist! Sie starten sofort mit allen Vorteilen des digitalen Dokumentenmanagements – ohne hohe Anfangsinvestitionen. Die Miete schont Ihre Liquidität, macht Sie flexibel und verschafft Ihnen finanziellen Freiraum.

Fazit

Mein Fazit: 2023 bietet Ihnen jede Menge Chancen, um mit Dokumentenmanagement-Systemen und digitalen Prozesse erfolgreich durch schwierige Zeiten zu kommen. Wir unterstützen Sie gerne dabei.

ICH WÜNSCHE IHNEN EINEN SPITZEN-START INS NEUE JAHR.
SEIEN SIE ZUVERSICHTLICH UND WERDEN SIE TRENDSETTER!

Lust auf mehr? In unserem Blog und auf unserem YouTube-Kanal finden Sie jede Menge ganz konkreter Tipps und Infos für Ihr Digitalisierung – kompakt und auf den Punkt.

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