Im Finanzbereich digital durchstarten

QM + Service
muss noch bearbeitet werden!

Automatisieren Sie die Rechnungserfassung und die Rechnungsprüfung.
Setzen Sie auf elektronische Belege und befreien Sie sich von Papier.
Archivieren Sie alle Belege GoBD-konform.
Steuern Sie Freigabeprozesse digital.

Lösungen zur digitalen Buchhaltung

Mit der zunehmenden Digitalisierung werden Grenzen zwischen Abteilungen und Unternehmen, sowie Systemen und Organisationen übersprungen. Das eröffnet Finanzabteilungen große Chancen – setzt sie jedoch gleichzeitig unter hohen Veränderungsdruck. Die lückenlose Verarbeitung der Geschäftsvorfälle und die Analyse der umfangreichen Daten soll immer schneller werden, aber auch immer bessere Ergebnisse liefern. Mit den Lösungen von rosenberger | data steigern Sie deutlich die Produktivität und Effizienz im Rechnungswesen und machen wichtige Informationen besser zugänglich.

Alle Vorteile für Ihre Anwendung nutzen

Automatisieren Sie manuelle Erfassungen und reine Administrationsaufgaben, schaffen Sie Platz, Überblick und Transparenz und gewinnen Sie Zeit für wichtige Aufgaben und Projekte

ERFASSUNG UND PRÜFUNG AUTOMATISIEREn

Wir bereiten Ihrer digitalen Transformation den Weg.
Mit unseren Scanlösungen erfassen wir papierbasierte Rechnungen,  verarbeiten elektronische Rechnungen und prüfen diese automatisch anhand von Bestellvorgängen und Wareneingängen. Wir richten digitale Workflows für die Rechnungsprüfung und -freigabe ein und übertragen die kompletten Buchungsdaten in Ihr Finanzbuchhaltungssystem (Haupt- und Nebenbücher) – auf Wunsch auch getrennt nach Kostenstellen. Sparen Sie Zeit und wertvollen Platz, vereinfachen Sie die Abwicklung von Eingangsrechnungen, den Prüfungs- und Genehmigungsprozess und schaffen Sie unproduktive manuelle Dateneingaben ab.

Digitale Finanzbuchhaltung
  • Verarbeiten Sie alle Rechnungen – ob als Papierrechnung, elektronische Rechnung oder EDI-Datensatz – parallel in einem Dokumentenpool.
  • Automatische Datenerfassung: Die wesentlichen Daten der Rechnungen werden automatisch ausgelesen und mit Bestelldaten oder Wareneingängen abgeglichen.
  • Zentrales Rechnungsarchiv:Erfassen, sortieren und speichern Sie Rechnungen überall von jedem Gerät und legen Sie diese in einem einfach durchsuchbaren, sicheren Archiv ab.Schnelle Püfung und Genehmigung: Leiten Sie Rechnungen einfach weiter in einen mehrstufigen Genehmigungsprozess – auch nach Kostenstellen aufgeteilt.
  • Bleiben Sie flexibel dank dynamischer Ausnahmeregelungen im Prüfungs- und Genehmigungsprozess.
  • Spielen Sie Buchungssätze automatisch in Ihr Finanzbuchhaltungs- oder ERP-System ein.
  • Behalten Sie mit wenigen Mausklicks stets den Überblick über sämtliche Eingangsrechnungen samt Bearbeitungsstand.

Schneller Geldeingang durch hohe Transparenz

Volle Transparenz in der Debitorenbuchhaltung. Auftragsbelege, Leistungsnachweise und Lieferscheine werden direkt mit dem Auftrag verknüpft. So können Sie schneller Rechnungen stellen und Kundenanfragen sofort beantworten.
Individuelle Kundenvereinbarungen sind sofort sichtbar – für alle Abteilungen. Mit digitalen Lösungen in Auftragsabwicklung und Debitorenbuchhaltung stellen Sie Rechnungen schneller, erhalten Zahlungen früher und verbessern so Ihre Liquidität.

Digitale Finanzbuchhaltung
  • Direkt aus Ihrem ERP-System oder einer anderen Buchhaltungsanwendung auf Lieferscheine, Leistungsnachweise, oder Sondervereinbarungen zugreifen
  • Ausgangsrechnungen beim Drucken oder Senden per E-Mail automatisch archivieren
  • Unverzüglich auf Kundenanfragen reagieren und Belegkopien sofort per E-Mail weiterleiten
  • Rechnungsstellung mit Freigabe-Workflows kombinieren (beispielsweise für die Genehmigung von Rabatten)
  • Informationsaustausch mit dem Vertrieb zur Akquise von Neukunden

Mit digitalen Prozessen optimieren

Finanzierung sichern, Zahlungen steuern, Verträge managen und Risiken behandeln – die Aufgaben des Treasury haben in Unternehmen eine enorme Bedeutung. Auf Basis unserer Digitalisierungsplattformen können Sie Ihre Treasury-Prozesse straffen und durch die Verknüpfung unterschiedlicher Daten- und Dokumentenquellen übersichtlich und transparent gestalten. Das sichert nachhaltig die Zahlungsfähigkeit, optimiert die Liquidität und leistet einen wichtigen Wertbeitrag im Unternehmen.

Digitale Finanzbuchhaltung
  • Gestalten Sie die Beantragung neuer Konten oder die Anlage neuer Bankkonten über digitale Freigabe- und Genehmigungsprozesse
  • Verwalten Sie Garantiezusagen und anträge digital – mit differenzierten und betragsabhängigen Freigabeverfahren
  • Verwalten Sie Stammdaten, wie Buchungskreis-, Vertrags- und Zahlungsinformationen zentral – unabhängig von Art und Umfang der darauf zugreifenden Systeme
  • Fassen Sie alle benötigten Daten und Informationen für das Risk- und Liquditätsmanagement in einer zentralen Plattform zusammen und erstellen Sie systemübergreifende Analysen und Forecasts
  • Greifen Sie in Echtzeit auf Ihre Datenbestände zu
  • Erfüllen Sie alle Compliance-Anforderungen durch Echzeit-Reporting und lückenlose Prozessdokumentation

Gelassen angehen

Bereiten Sie Steuerprüfungen in einem Bruchteil der bisherigen Zeit entspannt und effizient vor. Unsere Digitalisierungsplattformen sorgen für eine vollständige und ordnungsmäßige Dokumentation aller Geschäftsvorgänge. Sämtliche Buchungsbelege und die mit ihnen verbundenen E-Mails, Geschäftsbriefe, Verträge oder sonstige relevanen Unterlagen lassen sich einfach und schnell abrufen und digital vorlegen. So sparen Sie Zeit, erfüllen die Compliance-Anforderungen – z. B. der GoBD – und können entsprechenden Prüfungen und Auditierungen gelassen entgegen sehen.

Digitale Finanzbuchhaltung
  • Durchgängige elektronische Ablage – auch von Papierbelegen – verrringert Risiken und Kosten
  • Alle Belege in einem Archiv rechtskonform arichiviert
  • Schneller Zugriff auf sämtliche benötigten Belege und Informationen
  • Deutliche Verkürzung von Suchzeiten – durch clevere Indexierung und Volltextsuche
  • Einfache Nachweisführung durch automatische Dokumentation sämtlicher Bearbeitungsschritte an den Belegen
  • Bequemer Aufruf der Dokumente per Mausklick – auch aus der Buchhaltungs- oder ERP-Anwendung heraus
  • Einfache Zusammenarbeit durch Einschränkung von Zugriffsrechten
Heben Sie Ihre Finanzprozesse auf ein neues Level!

Ihre Vorteile

Automatisieren Sie manuelle Erfassungen und reine Administrationsaufgaben, schaffen Sie Platz, Überblick und Transparenz und gewinnen Sie Zeit für wichtige Aufgaben und Projekte

Mit einer digitalen Finanzlösung ist die Suche nach Dokumenten einfach und schnell.
Mit ausgefeilten Suchfunktionen und Volltextsuche wie bei Google.

Geben Sie überall und jederzeit Rechnungen frei und greifen Sie auf Ihre Belege und Dokumente zu. Ob mit Laptop, Tablet oder Handy: Mit digitalen Lösungen und unseren Apps ist das kein Problem.

Sicherheit für Sie und das Unternehmen durch Zugriffsberechtigungen, Datenverschlüsselung und weitere physische Maßnahmen zum Datenschutz.

Nutzen Sie effiziente und einfach anpassbare Webformulare für die Erfassung von Daten, wie z. B. neuen Lieferanten, und verschwenden Sie keine wertvolle Zeit mehr mit überflüssigen Dateneingaben..

Automatisieren Sie die sachliche Prüfung von Rechnungen nach § 14 UStG. Fehlende und falsche Rechnungsdetails sowie Dubletten werden systematisch erkannt.

Lesen Sie Rechnungsdaten automatisch aus und gleichen Sie diese mit den Bestell- oder Wareneingangsdaten ab.

Monotone manuelle Dateneingaben, die endlose Suche nach Dokumenten oder das wiederholte Erinnern von Kollegen per E-Mail – solche Routineaufgaben lassen sich mit digitalen Workflows automatisieren und beschleunigen.

Das Finanzteam ist in der Lage, Dokumente und den Bearbeitungsstatus überall und auf jedem Gerät anzuzeigen. So können Sie unverzüglich auf intenre oder Kundenanfragen reagieren.

Compliance-Vorschriften werden dank rechtskonformer Dokumentablage, Genehmigungshistorie, detailliertem Berechtigungskonzept  und Verschlüsselung einfach eingehalten.

Unsere Lösungen integrieren perfekt Ihre vorhandenen FiBu- und ERP-Systeme, durch automatische Datenübertragungen werden doppelte Dateneingaben und Fehler deutlich reduziert.

Bei Prüfungen lassen sich Buchungsbelege sowie damit verbundene E-Mails, Handelspapiere oder Verträge digital umgehend abrufen und vorlegen. 

Mit digitalen Lösungen schaffen Sie wertvollen Platz, sparen Raum- und Materialkosten für Papier und Ordner.

Digitalisieren Sie JEtzt Ihr Finanzwesen!

Rechnungseingang digitalisieren – schnell profitieren

rosenberger | data bietet Ihnen nicht nur Software- und Workflow-Lösungen, sondern einen Full-Service rund um das digitale Finanzmanagement an. Mit unserem Digitalisierungsservice  sind Ihre papiergebundenen Eingangsrechnungen oder sonstigen Dokumente sofort digital verfügbar. On-demand, schnell und sicher.

Logistik-Service

Wir richten den Posteingang ein, scannen die Eingangsrechnungen und vernichten sie – auf Wunsch – nach dem Scannen datenschutzkonform. Zertifiziert nach ISO 27001.

DigitalNow!

Mit unserem Scan-Service „digitalNOW!“ arbeiten Sie sofort papierlos und voll digital. Benötigen Sie einen Vorgang, scannen und stellen wir diese für Sie 24/7  „on-demand“ bereit.

Validierung

Gemäß Ihren Vorgaben validieren und klassifizieren wir Ihre Daten. So werden Ihre Daten genau dort bereitgestellt, wo Sie benötigt werden.

Komprimierung

Wir komprimieren Ihre Daten ins bewährte PDF/A-Format. Kleine Dateigrößen und Layertechnologie machen Ihre digitalen Daten zu einem professionellen Arbeitsmittel

OCR-Volltext-Auslesung

Wir verwenden OCR, automatisierte Formularerkennung und –auslesung sowie Barcodeerkennung bei der Digitalsierung Ihrer Rechnungen. So werden Daten effizient nutzbar.

Post-Service

Wir sichten und scannen auch Ihre übrige Papierpost wie z. B. Bewerbungsunterlagen und stellen sie Ihnen digital in Ihrem System zur Verfügung.

Informationssicherheit

Datenschutz, Vertraulichkeit sowie Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Daten genießen bei rosenberger | data höchste Priorität. Belegt durch Zertifizierung nach ISO/IEC 27001.

Konvertierung

Wir liefern Ihre Daten im bewährten PDF/A-Format und konvertieren auf Wunsch in alle gängigen Formate.

Kundenstimmen

Das sagen unsere Kunden

Dipl.-Ing Jörg Blisniewski_
Dipl.-Ing. Jörg Blisniewski
Ossendorf GmbH Stahlbau
Geschäftsführer

Das ganze Rosenberger-Team hat uns und unsere Ansprüche hervorragend verstanden und umgesetzt.

Klaus Altgilbers
Klaus Altgilbers
WKB Systems GmbH
Leitung IT

Das von uns eingesetzte DocuWare Dokumentenarchiv von rosenberger | data funktioniert seit dem ersten Tag einwandfrei, der Zugriff auf unsere Dokumente erfolgt jetzt mit wenigen Mausklicks – wir sind hundertprozentig zufrieden.

Sascha Geerds
Sascha Geerds
Wasser- und Abwasser-Zweckverband Niedergrafschaft
Stellv. Geschäftsführer

Die Herausforderung, ein umfassendes Archiv für verschiedene Belegarten zu implementieren, konnten wir mit den Consultants von rosenberger | data einfach umsetzen. Die eingesetzte DocuWare-Lösung erfreute sich von Anfang an einer hohen Akzeptanz der Anwender. Die Workflow-Funktionen machen die Investition zukunftssicher.

Jens Pahnreck
Jens Pahnreck
Mainka Bau GmbH & Co. KG
Handlungsbevollmächtigter Organisationsentwicklung

Durch die Flexibilität und Skalierbarkeit von JobRouter® steuern wir immer mehr Prozesse digital. Auch komplexe Workflows lassen sich mit dieser Plattform unternehmensweit darstellen.

Patrick Maschke
Patrick Maschke
pbr Planungsbüro Rohling AG
IT-Projektmanager

Mit der von rosenberger | data empfohlenen Kombination aus der DocuWare-Archivlösung mit der JobRouter- Prozessautomationsplattform lassen sich bei der pbr AG im Rahmen der digitalen Transformation viele Prozesse passend an die aktuellen Bedürfnisse anpassen. Durch diese Veränderungen und Optimierungen laufen viele Verwaltungsprozesse jetzt deutlich effektiver. Auch unterstützt die SQL-Basis die Entwicklung angepasster, individuell zugeschnittener Controlling-Lösungen. Wir profitieren stark von diesen Möglichkeiten.

Frank Mannefeld
Frank Mannefeld
Unternehmensgruppe H.-D. Kottmeyer
Prokurist

Mit der von rosenberger | data implementierten DocuWare-Lösung zur Digitalisierung unserer Eingangsrechnungsverarbeitung sind wir in der Bearbeitung wesentlich schneller geworden und machen weniger Fehler. Ich war erstaunt, wie schnell und unkompliziert die Lösung eingeführt und von unserem Team aufgenommen worden ist.

Dipl.-Ing Manfred Ramm
Dipl.-Ing. Manfred Ramm
IPW INGENIEURPLANUNG
Geschäftsführer

Mit der von rosenberger | data eingeführten Archiv- und Dokumentenmanagement-Lösung von DocuWare sind wir sehr zufrieden. Dank der guten Skalierbarkeit und des Funktionsumfanges sind wir für die weitere Digitalisierung unserer Prozesse gut gerüstet.

Martin Altenschulte
Martin Altenschulte
Rekers Maschinen- und Anlagenbau
IT-Leiter

Mit der DocuWare-Lösung von rosenberger | data konnten wir uns in der Buchhaltung, in der Personalabteilung und im Einkauf von sehr viel Papier befreien. Auch unser Vertrieb profitiert von unserem digitalen Dokumentenarchiv, denn alle Vertriebsunterlagen sind jetzt per Knopfdruck verfügbar.

Reinhard Heseker
Reinhard Heseker
Reiling Unternehmensgrupe
IT-Manager

Mit den Consultants von rosenberger | data haben wir bei der Reiling GmbH & Co. KG unseren Prozess zur Eingangsrechnungsverarbeitung komplett digital und dadurch hoch effizient gestaltet. Wir werden nach und nach weitere Geschäftsprozesse digitalisieren – rosenberger | data und die DMS-Software DocuWare sind dabei unsere Partner.

Anja Meyer zu Drewer
Anja Meyer zu Drewer
Schlüter Gabelstapler-Vertrieb
Geschäftsführerin

Unser Ziel ist das papierlose Büro. Mit DocuWare und der Unterstützung von rosenberger | data sind wir da auf dem richtigen Weg.

Holger Maas
Holger Maaß
Koch Gruppe | Spezialmaschinen und Anlagen für die Holzbearbeitung
Prokurist

Unser Ziel ist die durchgängige Digitalisierung aller dokumentenbasierten Prozesse. rosenberger | data und DocuWare sind dabei unsere präferierten Partner.

Helmut Pieper
Helmut Pieper
Karl Heesemann Maschinenfabrik
Leiter Einkauf

Nachdem wir die Bestellvorgänge digitalisiert haben, nutzen wir jetzt die Eingangsrechnungslösung von rosenberger | data und DocuWare und sind damit sehr zufrieden. Aufgrund der Flexibilität des Systems werden wir die Lösung auf das Qualitätsmanagement erweitern.

Andreas Pöpping
Ossendorf GmbH Stahlbau
Leitung Qualitätsmanagement

Der Einsatz von DocuWare bietet klare Vorteile für die Dokumentation und Rückverfolgbarkeit unserer Projekte. Damit haben wir im Qualitätswesen einen entscheidenden Schritt nach vorne gemacht.

Karsten Brodmann
Karsten Brodmann
MBN Bau AG
Vorstandsassistent

Bei der Eingangsrechnungsverarbeitung haben wir große Fortschritte und erhebliche Einsparungen erzielt. Dies gelang, da wir mit der Kombination von JobRouter und DocuWare den Prozess komplett digitalisiert haben.

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