Personalakten digitalisieren: Der ultimative 10-Punkte-Plan

Sie möchten sich von Papier befreien? Personaldokumente schneller finden und bearbeiten? Und endlich mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben in der Personalarbeit gewinnen?

Dann ist die Einführung einer digitalen Personalakte ein wichtiger und richtiger Schritt. Und auf jeden Fall eine gute Entscheidung!

Doch: Wie soll die Einführung von digitalen Personalakten umgesetzt werden?

Die Einführung von digitalen Personalakten hört sich an wie ein kompliziertes, monatelanges Projekt, für das spezialisierte Software und viel IT-Know-how nötig ist. Zum Glück ist es viel einfacher, als man denkt.

Um Ihre Personalakten zu digitalisieren, brauchen Sie im Grunde nur den folgenden ultimativen 10-Punkte-Plan umsetzen:

1.  Welche Ziele verfolgen Sie mit der Einführung digitaler Personalakten?

Welche Vorteile bringt Ihnen und Ihrer Organisation die Einführung von digitalen Mitarbeiterakten?

Wollen Sie

  • Dokumente schneller finden und Zeit sparen?
  • schneller auskunftsfähig sein?
  • die Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen verbessern?
  • Platz sparen?
  • den Datenschutz verbessern?
  • automatische Erinnerungen für Entwicklungsmaßnahmen oder Fristabläufe erhalten?
  • Arbeitsabläufe beschleunigen oder
  • den Service für die Belegschaft verbessern?

Behalten Sie Ihre Ziele nicht für sich. Schreiben Sie Ihre Ziele auf.

Sammeln Sie überzeugende Gründe und Argumente für die Digitalisierung der Personalunterlagen. Und zwar nicht nur aus Sicht der Personalabteilung. Sprechen Sie auch mit Mitarbeitenden, Führungskräften und der Unternehmensleitung.  So schaffen Sie erstens eine hohe Akzeptanz für digitale Personaldokumente.

Und zweitens:

Bei Ihren Gesprächen und Recherchen lernen Sie selbst eine Menge hinzu. Das stärkt Ihr Experten-Know-how.
Zudem erfahren Sie frühzeitig, was den Mitarbeitenden, den Führungskräften und der Unternehmensleitung bei digitalen Personalakten wichtig ist. So können Sie auch mögliche Einwände bereits bei der Vorbereitung berücksichtigen.

Win-win für alle!

Der erste Punkt ist somit auch gleichzeitig der wichtigste.

Wenn das Ziel klar ist, ist es einfach, den richtigen Kurs zu setzen.

2.  Was gehört in die digitale Personalakte?

Ganz einfach: Alles, was auch in die Papierakte gehört. Grundsätzlich unterscheiden sich digitale Akten und Papierakten nämlich nicht.
Da es keine Vorschriften über die Form von Personalakten gibt (Ausnahme: Öffentlicher Dienst § 106 BBG), können Sie diese auch vollständig digital führen.

Doch Vorsicht: Beweispflichtige Dokumente sollten Sie besser im Original aufbewahren! Denn für einige Dokumente ist rechtlich die Schriftform verlangt.

Wichtige Beispiele:

  • Arbeitsrechtliche Kündigungen oder Aufhebungsverträge (§ 623 BGB)
  • Nachvertragliche Wettbewerbsverbote (§ 74 Abs. 1 HGB)
  • Befristung von Arbeitsverträgen (§ 14 Abs. 4 TzBfG)
  • Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (§ 12 Abs. 1 Satz 1 AÜG)

Benötigen Sie diese Dokumente in Streitfällen, werden diese bei Gericht nur mit Originalunterschrift als Beweismittel zugelassen. Gleichwohl können und sollten Sie eine Kopie in die digitale Personalakte aufnehmen.

Die Inhalte Ihrer digitalen Personalakten definieren Sie somit ganz einfach:

Sichten Sie Ihre Papierakten und definieren Sie Dokumententypen und –merkmale.

Erstellen Sie für jedes Aktenregister eine Überschrift und notieren Sie die Dokumententypen, die Sie in den Registern finden. Das Ergebnis könnte zum Beispiel wie folgt aussehen:

Auf Mitarbeitende bezogen Dokumente

  • Bewerbungsunterlagen
  • Qualifikationsnachweise
  • Weiterbildungsnachweise
  • Schul-, Hochschul- und Arbeitszeugnisse
  • Lebenslauf
  • Passbild
  • Führungszeugnis
  • Arbeitsvertrag mit allen Anlagen und Ergänzungen
  • Aufenthaltserlaubnis/Arbeitserlaubnis
  • Nebentätigkeitsgenehmigung
  • Schriftverkehr (mit E-Mails) zum Arbeitsverhältnis

Dokumente zu Sozialversicherungs- und Steuerangelegenheiten

  • Steuerdokumente
  • Dokumente zur Krankenversicherung
  • Dokumente zur Rentenversicherung
  • Dokumente zur Pflegeversicherung

Kopien amtlicher Urkunden

  • Führerschein
  • Schwerbehindertenausweis
  • Weiterbildungsnachweise

Was NICHT in die digitale Personalakte gehört:

  • Zeugnisentwürfe
  • Die Ergebnisse von Eignungstests
  • Vorüberlegungen zu Beförderungen oder Umbesetzungen
  • Falsche oder entwürdigende Inhalte
  • Abmahnungen, solange nicht sicher ist, dass sie zu Recht erfolgt sind
  • Informationen über persönliche, religiöse oder politische Interessen
  • Unterlagen über betriebsärztliche Untersuchungen
  • Inhalte oder Beiträge von privaten Accounts in sozialen Netzwerken (Facebook, Instagram…)

Stimmen Sie die Benennung der Dokumententypen und –merkmale abschließend intern ab.
So sind Sie bestens gerüstet, um den nächsten Punkt anzugehen.

3.  Welche Software benötige ich für die digitale Personalakte?

Haben Sie sich schon mit der Auswahl einer passenden Software beschäftigt und sind Sie fündig geworden? Oder haben Sie das Thema aufgrund der vielen Anbieter und Lösungen erst mal beiseitegelegt? Verständlich, wenn Sie aufgrund der großen Softwareauswahl unentschieden sind.

Dabei ist die Antwort auf die Frage, welche Software Sie für die Digitalisierung Ihrer Personalakten benötigen, zunächst so simpel wie unbefriedigend: Es kommt drauf an.

Diese Antwort hilft natürlich nicht weiter. Worauf kommt es denn schließlich an?

Wichtig sind die Anforderungen an, die Sie an die Arbeit mit einer digitalen Personalakte stellen:

  • Wollen Sie Stellenausschreibungen erstellen oder eingehende Bewerbungen einfach und digital verwalten?
  • Wollen Sie Urlaubsanträge vollkommen digital bearbeiten?
  • Was ist mit einem digitalen Onboarding-Prozess?
  • Oder einem strukturierten Feedback-Prozess?
  • Möchten Sie den Austrittsprozess von Mitarbeitenden digital unterstützen?
  • Oder einen qualifizierten Talentpool aufbauen?

Diese Liste ließe sich beliebig fortsetzen, darum:

Erstellen Sie Ihre Liste mit Ihren individuellen Anforderungen an eine Software für digitale Personalakten.

Beziehen Sie dabei Ihre Kolleginnen und Kollegen ein: Aus der Personalabteilung, der IT und anderen Fachabteilungen. Und natürlich haben Sie den Betriebsrat ebenso an Bord wie Ihren Datenschutzbeauftragten.

Klären Sie in diesem Kreis vor allem folgende Punkte:

  • Soll die Lösung stand alone laufen oder werden Schnittstellen benötigt (Lohn + Gehalt, FiBu, E-Mail, Office…)
  • Soll mobil auf Dokumente zugegriffen werden?
  • Welche Anforderungen bestehen hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz?
  • Soll die Anwendung auf dem Firmenserver installiert werden oder ist ein Cloudmodell denkbar?
  • Sind die Dokumente revisionssicher und verschlüsselt im Archiv abgelegt?

Grundsätzlich sind Ihre digitalen Personaldokumente in einer Software für das Dokumentenmanagement (DMS) sehr gut aufgehoben.
Marktführende Systeme wie DocuWare erfüllen alle oben genannten Anforderungen, sind einfach zu bedienen und sind in der Cloud praktisch „aus der Steckdose“ verfügbar.
Da braucht es meist keine unübersichtliche und teure HR-Spezialsoftware.

Weiterer Vorteil einer DMS: Es profitieren auch andere Abteilungen von der Lösung. Ob im Vertrieb, im Einkauf, der Technik oder der Finanzbuchhaltung.

Aber: Fangen Sie klein an! Auch Rom ist nicht an einem Tag erbaut worden. Befreien Sie sich zunächst vom Papier und nutzen Sie ein digitales Archiv.
Weiten Sie die Einsatzbereiche und Integrationen aus, wenn Sie bereit sind. Und aktivieren Sie dann mit wenigen Klicks digitale Workflows.

Fazit: Wenn Sie Ihre Anforderungen fixiert haben, fällt Ihnen die Auswahl wesentlich leichter.

4. Umstellung: Wie werden die Personalakten digital?

Wenn Sie Ihre Personalakten digitalisieren wollen, müssen Sie zunächst eine grundlegende Entscheidung treffen:

Wollen Sie Ihre Dokumente selbst einscannen oder durch einen Dienstleister scannen lassen?

Option 1: Sie scannen selbst.

Wenn Sie eine kleine Belegschaft verwalten, ist das sicher machbar. Achten Sie jedoch darauf, hochwertige Scanner einzusetzen die über entsprechende Texterkennung verfügen. Dokumente, die nicht durchsuchbar sind, nützen nämlich wenig.

Unterschätzen Sie jedoch nicht den Aufwand, der mit dem eigenen Scannen verbunden ist: Die Dokumente müssen Sie gut vor- und aufbereiten, bevor sie gescannt werden können. Stellen Sie sich einfach vor was passiert, wenn Sie einen gehefteten Dokumentenstapel in den Scannereinzug legen…
Heftklammern, Büroklammern, geöste Dokumente oder Eselsohren: Praktisch keine Akte lässt sich unvorbereitet einscannen. Da kommen schnell viele Stunden zusammen.

Option 2: Sie beauftragen einen Dienstleister

Ab 50-100 Akten sollten Sie einen Profi in die Digitalisierung einbinden.
Das beschleunigt nicht nur den Digitalisierungsprozess erheblich. Ein professioneller Scandienstleister gibt Ihnen auch wertvolle Tipps zu datenschutzrechtlichen Bestimmungen, rechtlichen Anforderungen und Aufbewahrungsfristen.

Vielleicht stellen Sie sich auch folgende Fragen:

  • Wer kümmert sich um die Logistik?
  • Wie sorgen wir dafür, dass alle Dokumente im Volltext durchsuchbar sind?
  • Wie optimieren wir den Speicherbedarf der digitalen Dokumente?
  • Wie sorgen wir für eine sichere Verschlüsselung der Dokumente?
  • Wie und wo vernichten wir Papierunterlagen?
  • Wie stellen wir sicher, dass auch jedes Dokument gescannt wird?

Ein Dienstleister leistet hier wertvolle Unterstützung.

Worauf Sie bei der Auswahl eines Scandienstleisters für Personalakten achten sollten?
Lesen Sie einfach meinen Artikel „8 Kriterien zur Auswahl eines Scandienstleisters“. Dort finden Sie alles, was Sie wissen müssen.

Optimal ist es, wenn der Dienstleister Ihnen auch die erforderliche Software zur Verfügung stellen kann.
Beispiel gefällig?
Als Digitalisierungsspezialist scannen wir jährlich viele Kilometer Akten. Das Ergebnis: Viele digitale Dokumente, über die unsere Kunden genau dort verfügen können, wo sie diese benötigen. Mit genau den Informationen, die sie für Ihre tägliche Arbeit brauchen. (Sie wollen mehr über den Digitalisierungsprozess wissen? Hier gibt es mehr Infos zum Ablauf!)

Sie benötigen auch die entsprechende Software? Als Full-Service-Dienstleister stellen wir Ihnen selbstverständlich auch die für Sie passende Software zur Verfügung.

5.  Wer darf auf welche Dokumente in der digitalen Personalakte zugreifen?

Klar: Die persönlichen Daten der Mitarbeitenden müssen streng vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Egal, ob diese Daten digital auf Ihrem Server, in der Cloud oder in einer Papierakte vorhanden sind.

Vielleicht denken Sie jetzt, dass doch nur die Personalabteilung Zugriff auf die Personalakten haben sollte? Hier würde ich grundsätzlich zustimmen.

Andererseits: Wie wäre es denn, wenn

  • die Belegschaft Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen aus der digitalen Personalakte abrufen könnte?
  • Mitarbeitende bestimmten Nachweispflichten über digitale Workflows automatisch nachkommen könnten (Beispiel: Nachweis über den Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis)
  • Urlaubs- bzw. Abwesenheitsanträge automatisch in der Personalakte landen?
  • Maßnahmen aus Feedbackgesprächen von Vorgesetzten automatisch in der Personalakte landen?
  • und daraus automatisch Aufgaben generiert werden?
  • aus Bewerberdaten automatisch eine Personalakte generiert wird, ohne dass die Daten manuell erfasst werden müssen?
  • Mitarbeitende ihre Personalstammdaten selbstständig ändern, zum Beispiel nach einem Umzug?

Ich könnte diese Liste noch weiter fortführen. Wichtig ist mir dabei jedoch eines: Nur mit einem entsprechenden Rechte- und Rollenkonzept können Sie alle diese digitalen Workflows umsetzen.
So zünden Sie den Turbo Ihrer digitalen Personalakte. Und gewinnen endlich die Zeit, die Sie für wichtigere Themen als die Datenpflege benötigen.
Voraussetzung: Die Zugriffsrechte können dokumentengenau einzelnen Rollen oder Personen zugewiesen werden.

So kann jede Person nur auf die Dokumente zugreifen, für die sie die Berechtigung hat. Mehr als ein Nebeneffekt: Ein Zugriffs- und Berechtigungskonzept hilft Ihnen, die Vorgaben des Datenschutzes peinlich genau einzuhalten.

Fazit: Ihre digitale Personalakte sollte über ein detailliertes Rollen- und Rechtekonzept bis auf Dokumentenebene verfügen!

6.  Wie schütze ich digitale Personalakten gegen Verlust?

Wie gut sind Ihre Personalakten aus Papier gegen Diebstahl oder Elementarschäden wie Feuer oder Überschwemmungen geschützt?
Oder anders gefragt: Wahrscheinlich haben Sie von jeder Personalakte eine Kopie angelegt und diese Kopien lagern Sie zumindest einige hundert Meter entfernt von Ihrem Standort, oder? Und im Fall eines Brandes oder einer Überschwemmung können Sie immer noch auf Ihre Papierkopien zugreifen, nicht wahr?
Zugegeben: Ich kenne keine Organisation, die dies genau so umgesetzt hat.

Das ist bei digitalen Personalakten anders: Im Rahmen des Datensicherungskonzeptes wird auch von Ihren digitalen Personalakten regelmäßig – meist täglich – ein Backup erstellt. Moderne Cloudsysteme sichern praktisch permanent den Daten- und Dokumentbestand auf weiteren Servern, die räumlich weit voneinander entfernt sind.
Dies geschieht natürlich vollautomatisch. So brauchen Sie sich über einen möglichen Verlust Ihrer Personalakten keine Gedanken mehr zu machen.

Mein Tipp:

Achten Sie zudem darauf, dass Sie digitale Personalakten nur verschlüsselt in einem Archiv speichern. Auch Zugriffe auf Daten oder Dokumente sollten stets verschlüsselt erfolgen.

7.  Wohin mit den Personalakten aus Papier nach der Digitalisierung?

Papierakten nach dem Scannen aufzubewahren ergibt wenig Sinn, oder?
Denn Sie würden ja weiterhin Lagerplatz benötigen und – wahrscheinlich der wichtigere Punkt – Sie hätten nach der Digitalisierung zwei Versionen der Personalakte: digital und in Papier.

Daher meine Empfehlung: Vernichten Sie die Akten nach dem Scannen. Die digitale Personalakte kann die Papierakte nämlich eins zu eins ersetzen.

Was Sie dabei unbedingt beachten sollten:

  1. Beachten auch bei der Vernichtung die Vorschriften der DSGVO.
  2. Setzen Sie auch bei der Vernichtung auf entsprechend zertifizierte Dienstleister.
  3. Prüfen Sie nach dem Scannen Ihre digitalen Personalakten auf Vollständigkeit.
  4. Lassen Sie die Papierakten für einige Zeit datenschutzkonform einlagern, zum Beispiel bei Ihrem Scandienstleister. In dieser Zeit können Sie die digitalen Personalakten in Ruhe prüfen.
  5. Prüfen Sie, ob und für welche Dokumente ggf. eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist besteht (mehr dazu in Punkt 9.).

Entnehmen Sie der Papierakte auch unbedingt die Dokumente, die Sie in Papierform erhalten wollen oder müssen!

Schauen Sie hierzu unbedingt noch einmal bei Punkt 2. „Beweispflichtige Dokumente“ nach. Neben Urkunden und notariell beglaubigten Dokumenten heben daher viele Unternehmen alle Arbeitsverträge im Original auf.

8.  Welche rechtlichen Grundlagen gibt es bei der Digitalisierung von Personalakten?

Vorab: Bitte verwechseln Sie die nachfolgenden Informationen nicht mit einer Rechtsberatung (das kann, darf und will ich auch nicht).

Lassen Sie sich zu Rechtsfragen bei einem Digitalisierungsprojekt vielmehr von Ihrer Rechtsabteilung oder einem Rechtsanwalt beraten.

Grundsätzlich gilt: Privatwirtschaftliche Unternehmen müssen keine Personalakten führen. Auch die Form ist frei. Ob Sie die Personalakten somit in Aktenordnern, Hängemappen oder digital führen, bleibt Ihnen überlassen.
Die Anforderungen an eine digitale Personalakte sind dieselben wie an eine Papierakte.

Was bedeutet das konkret?

  • Wenn Sie Ihre Personalunterlagen digitalisieren (lassen), sorgen Sie bitte dafür, dass alle Dokumente digitalisiert werden.
  • Beim Scannen von Personalakten verarbeiten Sie personenbezogene Daten von Beschäftigten. Daher halten Sie bitte die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) ein.
  • Wenn Sie einem Dienstleister die Digitalisierung Ihrer Personalakten übertragen, ist dieser Auftragsverarbeiten gemäß 28 DSGVO. Mit diesem müssen Sie daher einen entsprechenden Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) schließen (worauf Sie ein guter Dienstleister immer hinweisen wird).
  • Das IT-System, in der Sie Ihre digitalen Personalakten verwalten, muss ebenfalls den Grundsätzen für die Verarbeitung personenbezogener Daten entsprechen.
  • Beachten Sie auch ggf. bestehende Aufbewahrungs- und Löschfristen (siehe hierzu Punkt 9.)

9.  Wie lange muss ich eine digitale Personalakte aufbewahren?

Kennen Sie die Aufbewahrungs- und Löschvorschriften für Ihre Personalakten aus Papier?
Für digitale Personalakten gilt dasselbe wie für Papierakten: Laut Gesetz gibt es keine Verpflichtung, digitale Personalakten nach dem Ausscheiden von Beschäftigten aufzubewahren.

Aber Achtung! Für einzelne Dokumente aus der Personalakte kann es Aufbewahrungsfristen geben.

Einige Beispiele:

  • Steuerlich relevante Dokumente (z. B. Lohnsteuerkarten, Lohnabrechnungen)
  • Beitragsnachweise für die Sozialversicherung
  • Nachweise über die Mindestlohnzahlung

Es können zudem Aufbewahrungsfristen hinzukommen, die sich aus der Dauer von Ausschluss- oder Verjährungsfristen ergeben.
Personalakten sollten also erst dann vernichtet bzw. gelöscht werden, wenn alle gegenseitigen Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis erfüllt sind.

Kommen Sie jetzt auf vielleicht auf die Idee, digitale Personalakten einfach gar nicht zu löschen, denn da wären Sie ja hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen immer auf der sicheren Seite? Vergessen Sie diese Option bitte gleich wieder.

Der Grund: Sie müssen die Datenschutzvorschriften beachten. Sie dürfen personenbezogene Daten nur solange speichern, wie es zur Verarbeitung der Daten erforderlich ist.
Vor allem sensible Daten (zum Beispiel Krankheitsdaten), sollten Sie nicht länger aufbewahren als nötig.
Mein Tipp: Legen Sie Aufbewahrungs- und Löschfristen für jede Dokumentenart fest und hinterlegen Sie diese in Ihrem IT-System. Beziehen Sie dabei die Rechtsabteilung, einen Rechtsanwalt und Ihren Datenschutzbeauftragten ein.

10.  Digitale Personalakten – erfinden Sie das Rad nicht neu

Wenn Sie es bis hierher geschafft haben: Brummt Ihnen der Kopf?
Fragen Sie sich gerade, wie Sie die großen Berge an Personalakten jemals digitalisiert bekommen werden?
Da kann ich Sie beruhigen: Für erfahrene Dienstleister ist dies Tagesgeschäft.

Mein Tipp: Sprechen Sie mit Unternehmen, die diesen Weg schon gegangen sind.

Sie brauchen das Rad nicht neu zu erfinden. Wenn Sie mehr wissen möchten zum Thema Digitales Personalmanagement, dann schauen Sie sich doch ein Webinar von mir an.

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