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Funktionen & Einsatzmöglichkeiten

Vielseitige Plattform

DocuWare ist die Plattform, mit der Sie Dokumente und ihre Informationen sicher erfassen, strukturiert ablegen, intelligent verknüpfen und gezielt nutzen.

erfassen, organisieren & Bereitstellen

Informationen aus verschiedenen Quellen automatisch importieren, indexieren und strukturiert – ohne manuellen Aufwand – erfassen.

Dokumente im Workflow bearbeiten

Dokumente verteilen und Informationen verknüpfen, um Transparenz zu schaffen und wichtige Entscheidungsprozesse zu steuern.

Inhalte abrufen & Ausgeben

Produktiv sein und schnell Entscheidungen treffen – mit den richtigen Informationen. Jederzeit, von überall und ohne langes Suchen.

Erfassen, organisieren & bereitstellen

Intelligent Indexing

Dokumentinhalte werden automatisch in Indexbegriffe überführt. Manuelle und fehleranfällige Dateneingabe entfällt.

Import von Dateien

Automatischer Import, Indexierung und Archivierung von Dokumenten aus Microsoft Office und anderen Anwendungen.

Mobile Anbindung

Belege können mit mobilen Apps erfasst und archiviert, Prozesse mobil bearbeitet werden.

Scannnen & klassifizieren

Zur Erfassung von Papierdokumenten kann DocuWare an beliebige Scanner angebunden werden.

Automatischer Datenaustausch

Daten externer Anwendungen vervollständigen Indexierungen und stellen konsistente Metadaten sicher.

Beim drucken archivieren

Druckaufträge können direkt ins Archiv geschickt werden. Aus jeder Anwendung, einschließlich Indexierung.

Barcode Erkennung

Zur Dokumentenindexierung erkennt DocuWare eine Vielzahl an QR-, EAN- oder Barcodes.

Microsoft Share Point

Dokumente aus Share Point können im DocuWare-Archiv revisionssicher abgelegt und aufbewahrt werden.

Formulare erfassen

Schnelle und einfache externe Datenerfassung über individuelle Web-Formulare, die ohne Programmieraufwand erstellt werden können.

E-Mails aus Outlook

Eine tiefe Integration von Outlook ermöglicht die sichere Archivierung wichtiger E-Mails binnen Sekunden.

SAP-Schnittstelle

Mit der zertifizierten Schnittstelle können Belege aus SAP verwaltet und archiviert werden.

VolltextIndex erstellen

Automatische Erstellung von Volltext-Index für alle Dokumente, für individuelle Suchanfragen und schnelles Finden.

E-Mails aus beliebigen Accounts

E-Mails externer Webmail-Clients können mit DocuWare importiert und automatisch archiviert werden.

Import von Windows-Ordnern

Nicht nur einzelne Dokumente, komplette Windows-Ordner können aus dem File-System ins Archiv verschoben werden.

Barcodes

Verwenden Sie Barcodes, um Dokumente eindeutig zu identifizieren und zuverlässig zu archivieren.

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Software jetzt 30 Tage kostenlos testen!

Überzeugen Sie sich von den Vorteilen digitaler Dokumentenverwaltung mit DocuWare.

Dokumente im Workflow bearbeiten

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Digitale Bearbeitung

Originaldokumente können mit Stempeln oder Kommentaren versehen werden, ohne das Original zu verändern.

Aufgaben Steuern

Aufgaben können automatisiert werden – von einfachen Erinnerungen und Genehmigungen bis zu komplexen Prozessen.

Mobiler Zugriff

Mit mobilen Apps können Aufgaben erledigt und Bearbeitungsstatus abgerufen werden.

Dokument Versionierung

Bearbeitungsstände werden über Versionierung nachvollziehbar, Dokument-Historien ermöglichen die Kontrolle .

Automatische Workflows

In DocuWare erstellen Sie intuitiv und ohne Programmierkenntnisse beliebig viele Workflows zur Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Automatische Lösch-Workflows

Dokumente und Daten können zur Einhaltung von Datenschutzvorgaben nach einstellbaren Parametern automatisch gelöscht werden.

Fristen & Regeln

Im Workflow können Fälligkeiten festgelegt, Vertretungen bestimmt und detaillierte Regeln und Ausnahmen zur Verarbeitung festgelegt werden.

Best-Practice Lösungen

Vorkonfigurierte Workflows für die Rechnungsbearbeitung und das Personalmanagement stehen zum sofortigen Einsatz zur Verfügung.

Dynamische Wertgrenzen

Wertgrenzen für Entscheidungsspielräume unterschiedlicher Anwender oder Anwendergruppen können dynamisch hinterlegt werden.

Elektronische Signaturen

Dokumente können in DocuWare per elektronischer Signatur unterschrieben werden.

Konsistente Daten

Indexdaten können zu externen Systemen (ERP, CRM, HRM) hinzugefügt oder aus diesen abgerufen und in Docuware verfügbar gemacht werden.

Inhalte abrufen & ausgeben

Flexible Suche

Neben Indexdaten sind auch Dokumenteninhalte durchsuchbar. Auswahl über Suchbegriffe oder Stichworte in Auswahllisten.

Mobiler Zugriff

Zugriff auf Dokumente und Informationen auch mobil über Smartphone oder Tablet mit den DocuWare Apps.

Digitale Akten

Bekannte analoge Akten- bzw. Ordnerstrukturen können digital übernommen werden, intuitive Suchen verändern sich somit nicht.

Teilen & Einbinden

Dokumente oder Dokumentgruppen können per Link geteilt oder auf Webpages, im Intranet oder mit anderen Anwendungen geteilt werden.

Integrierte Suche

Mit einem Klick alle Dokumente zu aktuellen Vorgängen parat – egal aus welcher Software der Vorgang generiert wurde.

Automatische Lieferung

Dokumente werden automatisch an den für die Bearbeitung zuständigen Arbeitsplatz zugestellt.

DokumentenVerlinkung

Zueinander in Bezug stehende Dokumente können unmittelbar aufgerufen werden.

Wiedervorlage von Terminen & Fristen

Das automatische Aufgabenmanagement benachrichtigt über fällige Termine und ablaufende Fristen.

Differenzierte Berechtigungen

Welche Dokumente oder Daten einzelne Benutzer speichern, abrufen, bearbeiten, exportieren, teilen, ändern oder löschen können, ist differenziert einstellbar.

Unabhängige Anzeige

Anzeige gängiger Dokumentformate unabhängig vom Erstellungsprogramm – über jeden Browser auf MAC, Windows-PC oder Linux.

Dokumentenpakete

Relevante Dokumente können für externe Stellen zusammengestellt, freigegeben und über den integrierten Browser verfügbar gemacht werden.

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Kundenstimmen

Das sagen unsere Kunden

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Dipl.-Ing. Jörg Blisniewski
Ossendorf GmbH Stahlbau
Geschäftsführer

Das ganze Rosenberger-Team hat uns und unsere Ansprüche hervorragend verstanden und umgesetzt.

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Klaus Altgilbers
WKB Systems GmbH
Leitung IT

Das von uns eingesetzte DocuWare Dokumentenarchiv von rosenberger | data funktioniert seit dem ersten Tag einwandfrei, der Zugriff auf unsere Dokumente erfolgt jetzt mit wenigen Mausklicks – wir sind 100%ig zufrieden.

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Sascha Geerds
Wasser- und Abwasser-Zweckverband Niedergrafschaft
Stellv. Geschäftsführer

Die Herausforderung, ein umfassendes Archiv für verschiedene Belegarten zu implementieren, konnten wir mit den Consultants von rosenberger | data einfach umsetzen. Die eingesetzte DocuWare-Lösung erfreute sich von Anfang an einer hohen Akzeptanz der Anwender. Die Workflow-Funktionen machen die Investition zukunftssicher.

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Jens Pahnreck
Mainka Bau GmbH & Co. KG
Handlungsbevollmächtigter Organisationsentwicklung

Durch die Flexibilität und Skalierbarkeit von JobRouter® steuern wir immer mehr Prozesse digital. Auch komplexe Workflows lassen sich mit dieser Plattform unternehmensweit darstellen.

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Dr. Johannes Wessels
pbr Planungsbüro Rohling AG
CIO, CKO

Mit der von rosenberger | data empfohlenen Kombination aus der DocuWare-Archivlösung mit der JobRouter- Prozessautomationsplattform lassen sich bei der pbr AG im Rahmen der digitalen Transformation viele Prozesse passend an die aktuellen Bedürfnisse anpassen. Durch diese Veränderungen und Optimierungen laufen viele Verwaltungsprozesse jetzt deutlich effektiver. Auch unterstützt die SQL-Basis die Entwicklung angepasster, individuell zugeschnittener Controlling-Lösungen. Wir profitieren stark von diesen Möglichkeiten.

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Frank Mannefeld
Unternehmensgruppe H.-D. Kottmeyer
Prokurist

Mit der von rosenberger | data implementierten DocuWare-Lösung zur Digitalisierung unserer Eingangsrechnungsverarbeitung sind wir in der Bearbeitung wesentlich schneller geworden und machen weniger Fehler. Ich war erstaunt, wie schnell und unkompliziert die Lösung eingeführt und von unserem Team aufgenommen worden ist.

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Dipl.-Ing. Manfred Ramm
IPW INGENIEURPLANUNG
Geschäftsführer

Mit der von rosenberger | data eingeführten Archiv- und Dokumentenmanagement-Lösung von DocuWare sind wir sehr zufrieden. Dank der guten Skalierbarkeit und des Funktionsumfanges sind wir für die weitere Digitalisierung unserer Prozesse gut gerüstet.

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Martin Altenschulte
Rekers Maschinen- und Anlagenbau
IT-Leiter

Mit der DocuWare-Lösung von rosenberger | data konnten wir uns in der Buchhaltung, in der Personalabteilung und im Einkauf von sehr viel Papier befreien. Auch unser Vertrieb profitiert von unserem digitalen Dokumentenarchiv, denn alle Vertriebsunterlagen sind jetzt per Knopfdruck verfügbar.

Heseker
Reinhard Heseker
Reiling Unternehmensgrupe
IT-Manager

Mit den Consultants von rosenberger | data haben wir bei der Reiling GmbH & Co. KG unseren Prozess zur Eingangsrechnungsverarbeitung komplett digital und dadurch hoch effizient gestaltet. Wir werden nach und nach weitere Geschäftsprozesse digitalisieren – rosenberger | data und die DMS-Software DocuWare sind dabei unsere Partner.

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Anja Meyer zu Drewer
Schlüter Gabelstapler-Vertrieb
Geschäftsführerin

Unser Ziel ist das papierlose Büro. Mit DocuWare und der Unterstützung von rosenberger | data sind wir da auf dem richtigen Weg.

Maaß
Holger Maaß
Koch Gruppe | Spezialmaschinen und Anlagen für die Holzbearbeitung
Prokurist

Unser Ziel ist die durchgängige Digitalisierung aller dokumentenbasierten Prozesse. rosenberger | data und DocuWare sind dabei unsere präferierten Partner.

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Helmut Pieper
Karl Heesemann Maschinenfabrik
Leiter Einkauf

Nachdem wir die Bestellvorgänge digitalisiert haben, nutzen wir jetzt die Eingangsrechnungslösung von rosenberger | data und DocuWare und sind damit sehr zufrieden. Aufgrund der Flexibilität des Systems werden wir die Lösung auf das Qualitätsmanagement erweitern.

Andreas Pöpping
Ossendorf GmbH Stahlbau
Leitung Qualitätsmanagement

Der Einsatz von DocuWare bietet klare Vorteile für die Dokumentation und Rückverfolgbarkeit unserer Projekte. Damit haben wir im Qualitätswesen einen entscheidenden Schritt nach vorne gemacht.

Brodmann
Karsten Brodmann
MBN Bau AG
Vorstandsassistent

Bei der Eingangsrechnungsverarbeitung haben wir große Fortschritte und erhebliche Einsparungen erzielt. Dies gelang, da wir mit der Kombination von JobRouter und DocuWare den Prozess komplett digitalisiert haben.

Digital Blog

Nächste Schritte

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DocuWare ist die umfassende Plattform für Ihre Digitalisierungsprojekten. Erfahren Sie mehr über die vielfältigen Möglichkeiten.
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