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KOmmunale Verwaltungen

Ihr Einstieg ins E-Government

Arbeiten Sie ohne Papier und gestalten Sie flexible Abläufe. Reduzieren Sie Bürokratie und sparen Sie Kosten. Mit digitalen Akten, automatisierten Dienstwegen und Amtsverfahren entlasten Sie Ihre Mitarbeitenden und schaffen Zeit für mehr Bürgernähe.

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mehr Platz

So wird Ihre Verwaltung digitaL

Verwaltungsaufgaben Beschleunigen

Vereinfachen Sie tägliche Verwaltungsaufgaben mit digitalen Akten und digitaler Rechnungsverarbeitung, die Daten selbstständig erfassen, indexieren, prüfen und weiterleiten.

Akten elektronisch zugänglich machen

Schaffen Sie mit e-Akten und elektronischen Formularen die Basis für digitale Bürgerservices und die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG).

GOBD / DSGVO umsetzen

Setzen Sie die Anforderungen der GoBD an die Langzeitspeicherung und Dokumentverarbeitung ebenso wie die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)  leicht um.

Flexibel bleiben

Moderne Verwaltung ist nicht an Öffnungszeiten und Amtsräume gebunden: Rufen Sie Dokumente im Browser auf, bearbeiten Sie Belege parallel und nutzen Sie mobile Apps und Geräte, um Aufgaben auch unterwegs oder im Home Office zu erledigen.

Digitale Verwaltung beginnt mit digitalen Akten

Lösen Sie Ihre Papierakten ab und führen Sie alle Unterlagen in einem digitalen Archiv zusammen, das noch viel mehr kann als Dokumente rechtskonform aufzubewahren.

e-Akte als Basis

Speichern Sie Dokumente jeder Art direkt aus Ihren Office-Anwendungen und Fachverfahren in einem revisionssicheren Archiv, das über klar geregelte Zugriffsrechte und modernste Verschlüsselung verfügt.

Schnell umgesetzt

Die Umstellung auf digitale Akten ist leicht. Lösen Sie Ihr Papierarchiv ab mit einer speziell für Kommunen entwickelten Lösung. Ohne lange Planung und ohne kostspielige IT-Beratung.

Einfache Bedienung

DocuWare ist schnell zu erlernen und die einfache Benutzeroberfläche begeistert die Anwender. Selbstverständlich können Sie gern mit Ihrer gewohnten Aktenstruktur weiter arbeiten.

Flexibel erweiterbar

Elektronische Akten sind die Grundlage zur Modernisierung papierlastiger Abläufe. Mit e-Akten können Sie z. B. Ihre Rechnungsverarbeitung automatisieren oder Ihre eigenen Formulare für Online-Anträge erstellen.

Verarbeiten Sie Rechnungen vollautomatisch

Digitalisieren Sie jede Rechnung mit intelligenter Indexierung, archivieren Sie diese sicher und rufen Sie sie sofort ab. Nutzen Sie vorkonfigurierte Workflows zur direkten oder mehrstufigen Freigabe, um produktive Abläufe und schnelle Zahlungen zu gewährleisten.
Auf E-Rechnung vorbereitet

Elektronische Rechnungen beruhen immer öfter auf dem XML-Format. Zeigen Sie sie leserfreundlich an, verarbeiten sie automatisch und setzen Sie die Vorgaben des E-Rechnungsgesetz rechtzeitig und ohne Aufwand um.

Strukturierter Zugriff

Das elektronische Archiv ermöglicht Zugriffsberechtigungen bis auf Dokumentebene. So erfüllen Sie spielend die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Schnell finden statt lange zu suchen

Geben Sie eine Haushaltsposition oder ein Aktenzeichen ein oder kombinieren Sie Suchbegriffe, wie etwa einen Lieferant und ein Datum. Die ermittelten Informationen stehen sofort für schnelle Auskünfte zur Verfügung.

Jederzeit volle TRansparenz

Sämtliche Belege zur Rechnungsprüfung lassen sich mit wenigen Klicks zusammenstellen. Digitale Bearbeitungsstempel auf den Dokumenten machen jeden Vorgang leicht nachvollziehbar.

Zentrales RechnungsArchiv

Rechnungen von jedem Gerät und in jedem Format erfassen, sortieren und in einem einfach durchsuchbaren, sicheren Archiv ablegen. Die Anforderungen der GoBD, an die Kommunen durch die Neuregelung des § 2b UStG spätestens ab 2021 gebunden sind, werden erfüllt.

Wirtschaftlich & nachhaltig

Mit e-Akten und digitalen Arbeitsabläufen sparen Sie die Kosten für Aktenordner, Archivräume, Ausdrucke und Kopien. Ihr Haushalt wird effektiv und nachhaltig entlastet.

Intelligente Datenerfassung

Aktenpläne ohne Mehraufwand: Die wesentlichen Daten der Rechnungen werden mit Intelligent Indexing automatisch ausgelesen und lassen sich gleichzeitig auch über frei definierbare Ordnerstrukturen abbilden und wiederfinden.

Einfach den Überblick behalten

Langwierige Suchaktionen nach Rechnungsdetails, gehören der Vergangenheit an. Den aktuellen Bearbeitungsstatus behalten Sie beleggenau stets im Blick.

Einfach im Team zusammenarbeiten

Dokumente können an jedem Desktop-PC, Tablet oder Smartphone bearbeitet werden. Leiten sie Dokumente automatisch weiter und binden Sie Außenstellen oder externe Planungsbüros unkompliziert ein.

Bringen Sie Ihre VErwaltung in eine NEue Ära

Setzen Sie den Startschuss für eine moderne, digitale Verwaltung.  Beenden Sie die Ära papierbasierter Verwaltungsvorgänge. Bieten Sie Ihre Leistungen digital an und machen Sie Ihre Organisation fit für die Zukunft.

So einfach Bringen Sie Ihre Verwaltung ins digitale Zeitalter:
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Wir zeigen Ihnen, wie Sie von aufwändigen papierbasierten Vorgängen auf digitale Prozesse umstellen.

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Bei einer Online-Präsentation überzeugen Sie sich von der intuitiven Benutzeroberfläche und den vielseitigen Funktionalitäten.

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 Sie erhalten von uns einen Vorschlag, mit dem Sie kostengünstig innerhalb weniger Tage auf digitale Akten und automatisierte Rechnungsverarbeitung umsteigen können.

Vereinbaren Sie jetzt ganz einfach den Termin für Ihre kostenlose Demonstration: Formular ausfüllen, absenden, fertig.

Machen Sie Ihre Verwaltung digital

Mit der Lösung von DocuWare ist die Umsetzung leicht:

Auch für kleine Kommunen

Schnelle Verfügbarkeit und eine sehr einfache Preisgestaltung machen die Lösung auch für kleine Kommunen attraktiv.

Passgenau

Vorkonfigurierte Lösungen zu Ablagestrukturen, Berechtigungen, Stempeln und Signaturen lassen sich flexibel an Ihre Verwaltungsstrukturen anpassen.

Schrittweise ohne hohe Zusatzkosten

Auf Basis des sicheren Archivs starten Sie Schritt für Schritt weitere Digitalisierungsprojekte – ohne hohe Zusatzkosten.

Starten Sie jetzt in die digitale vErwaltung

Testen Sie die Lösung – unverbindlich & mit persönlicher Beratung

Die Vorteile elektronischer Akten

Einfache Ablage

Scannen Sie Dokumente einfach ein oder sortieren Sie diese per Drag and Drop und mit wenigen Klicks einfach ins Archiv ein. Natürlich auch nach Ihrem Aktenplan.

Finden statt suchen

Finden Sie Dokumente schnell über Suchbegriffe und Volltextsuche und recherchieren Sie flexibel, zum Beispiel durch Suchen über Sachgebiet und Datum.

Flexibel und Mobil

Greifen Sie überall auf Ihre Unterlagen zu. Heften, stempeln und signieren Sie Ihre Dokumente digital – mobil und browserbasiert mit jedem Gerät.

Ressourcen schonen

Mit digitalen Akten entfallen zahlreiche Kosten für Kopien, Ausdrucke, Fahrtwege und Versand. Vor allem benötigen digitale Akten keinen teuren Platz.

Fristen im Griff

Verpassen Sie bei Verträgen keine Fristen, setzen Sie sie auf Wiedervorlage und lassen Sie sich erinnern, um sie rechtzeitig zu verlängern oder zu kündigen.

Korrekt aufbewahrt

Mit e-Akten stellen Sie sicher, dass Dokumente so lange aber nicht länger wie nötig aufbewahrt und fristgerecht gelöscht werden.

sichere Daten

Setzen Sie die DSGVO einfach um. Ihre Dokumente und Daten sind vor Missbrauch ebenso geschützt wie vor Verlust.

SMART geteilt

Teilen Sie Dokumente digital, leiten Sie diese einfach zur Unterzeichnung oder Freigabe weiter und verfolgen Sie den Status Ihrer Vorgänge jederzeit.

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