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Digitales Personalmanagement

Endlich Fokus auf das Wichtige

Der tägliche Umgang mit Personalakten und -dokumenten kostet viel Zeit. Die digitalen Personalakten von rosenberger | data und vorkonfigurierten Workflowlösungen von DocuWare erleichtern Personalabteilungen den Alltag, entlasten sie spürbar von administrativen Aufgaben und verschafft ihnen mehr Zeit, sich um die Menschen zu kümmern.

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mehr Platz

Personaldokumente auf Knopfdruck

Verlieren Sie keine Zeit mehr mit der langwierigen Suche nach Personaldokumenten. Mit einem zentralen elektronischen Archiv sind alle Unterlagen auf Knopfdruck verfügbar.

Die Lösung im Überblick

Digitale Personalakte

Das Herzstück in der Personalabteilung ist die Personalakte. Mit unserer Lösung sind unstrukturierte Datensammlungen auf Explorer-Laufwerken Geschichte. Wir digitalisieren Ihre papierbasierten Dokumente und überführen sie in ein zentrales, sicheres Archiv. Auf Knopfdruck stehen Ihnen sämtliche Dokumente zur Verfügung.

HR-Prozesse automatisieren

Manuelle Datenerfassungen (z. B. von Bewerberdaten), die zeitraubende Suche nach Dokumenten oder das wiederholte Senden von Erinnerungs-E-Mails an Kolleginnen und Kollegen – diese und andere Routineaufgaben lassen sich jetzt vereinfachen und automatisieren.

Zufriedenheit der Belegschaft

Verbessern Sie die Zufriedenheit Ihrer Belegschaft, indem Sie das Recruting, das Onboarding, die Beantragung von Urlaub sowie die Einreichung von Krankmeldungen und vieles mehr digital vereinfachen und transparent gestalten.

Vertragsverwaltung

Verwalten Sie Ihre Verträge in einem zentralen, digitalen Archiv. Greifen Sie auf strukturierte Vertragsvorlagen zurück und teilen Sie diese mit Personalverantwortlichen einzelner Abteilungen.

Berechtigungen & Zugriffskontrollen

Mit der komfortablen Zugriffskontrolle lassen sich Zugriffsrechte gezielt steuern. Sie können Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Einsicht in ihre Akten gewähren und so für Transparenz sorgen. Zudem können Routineprozesse wie das Verschicken von Gehaltsabrechnungen deutlicht verschlankt werden.

Datensicherheit & Compliance

Dank eindeutiger Zugriffsberechtigungen und komplexer SSL-Datenverschlüsselung sind Ihre vertraulichen Personaldaten gut geschützt. Dank des revisionssicheren Archivs sind Änderungen an der digitalen Personalakte und ihren Dokumenten jederzeit nachvollziehbar.

Die Basis: ein digitales Archiv

Sammeln Sie Lebensläufe, Gehalts- und Lohnabrechnungen, Zeugnisse und Zertifikate, Beurteilungen, Einarbeitungspläne und weitere Dokumente in einem zentralen, sicheren und durchsuchbaren Archiv. Verwenden Sie diese Dokumente in wichtigen Workflows, in denen Sie und berechtigte Führungskräfte sowie Mitarbeiter eingebunden sind.

Digitalisierung hilft!

Talentpool

Bauen Sie mit den Daten qualifizierter Bewerber einen Talentpool auf. Dank Verschlagwortung und Volltextsuche der Dokumente finden Sie schnell passende Kandidatinnen und Kandidaten.

Abwesenheiten

Wickeln Sie Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Arbeitszeitausgleiche elektronisch ab und behalten Sie so den Überblick über alle Abwesenheitszeiten.

Fristen einhalten

Lassen Sie sich automatisch über den Ablauf von Zertifikaten aller Mitarbeitenden informieren. Mit automatischen E-Mail-Benachrichtigungen verpassen Sie keine Frist.

Reduzieren Sie hohen Aufwand bei Standardprozessen & gewinnen Sie Zeit für Wichtiges

Recruiting

Erstellen Sie Stellenausschreibungen online und verwalten Sie eingehende Bewerbungen schnell und unkompliziert. Verwenden Sie Workflows, um die Kommunikation zu automatisieren.

Onboarding

Neue Mitarbeitende haben einen optimalen Start, wenn Arbeitsgeräte sofort einsatzbereit und alle Teammitglieder informiert sind.

Feedback

Führen Sie strukturierte Mitarbeitergespräche, geben Sie frühzeitig Feedback und führen Sie gut strukturierte Interviews. Die HR-Lösungen unterstützen Sie dabei.

Compliance

Erfüllen Sie einfach gesetzliche Vorschriften wie z. B. die Bestimmungen der DSGVO. Schützen Sie vertrauliche Daten mit einfach mit Zugriffsberechtigungen und Aufbewahrungsrichtlinien.

Ausstieg

Erfüllen Sie einfach gesetzliche Vorschriften wie z. B. die Bestimmungen der DSGVO. Schützen Sie vertrauliche Daten mit einfach mit Zugriffsberechtigungen und Aufbewahrungsrichtlinien.

Personalakten digitalisieren – schnell profitieren

rosenberger | data bietet Ihnen nicht nur Software- und Workflow-Lösungen, sondern einen Full-Service rund um das digitale Personalmanagement an. Mit unserem Digitalisierungsservice digitalNOW! sind Ihre papiergebundenen Personalakten sofort digital verfügbar. On-demand, schnell und sicher.

Professionelle Digitalisierung

Logistik-Service

Wir sichten und begutachten Ihr HR-Archiv, holen die Personalakten ab und vernichten sie – auf Wunsch – nach dem Scannen datenschutzkonform. Zertifiziert nach ISO 27001.

OCR-Volltextauslesung

Wir verwenden OCR, automatisierte Formularerkennung und –auslesung sowie Barcodeerkennung bei der Digitalsierung Ihrer Unterlagen. So werden Daten effizient nutzbar.

Komprimierung

Wir komprimieren Ihre Daten ins bewährte PDF/A-Format. Kleine Dateigrößen und Layertechnologie machen Ihre digitalen Daten zu einem professionellen Arbeitsmittel.

Wir geben Ihnen den Raum fürs Wesentliche

DIGITALNow!

Mit unserem Scan-Service “digitalNOW!” arbeiten Sie sofort papierlos und voll digital. Benötigen Sie eine Akte, scannen und stellen wir diese für Sie 24/7  “on-demand” bereit.

Validierung

Gemäß Ihren Vorgaben validieren und klassifizieren wir Ihre Daten. So werden Ihre Daten genau dort bereitgestellt, wo Sie benötigt werden.

Post-Service

Wir sichten und scannen Ihre Papierpost wie z. B. Bewerbungsunterlagen und stellen sie Ihnen digital in der Personalabteilung in Ihrem System zur Verfügung.

Informationssicherheit

Datenschutz, Vertraulichkeit sowie Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Daten genießen bei rosenberger | data höchste Priorität. Belegt durch Zertifizierung nach ISO/IEC 27001.

Konvertierung

Wir liefern Ihre Daten im bewährten PDF/A-Format und konvertieren auf Wunsch in alle gängigen Formate.

Monotone manuelle Dateneingaben, die endlose Suche nach Dokumenten oder das wiederholte Erinnern von Kollegen per E-Mail – solche Routineaufgaben werden mit digitalen Personalakten automatisiert und beschleunigt.

Nutzen Sie die Vorteile Digitaler Personalakten

Die elektronische Ablage aller Personaldokumente ist das Herzstück der Personalabteilung. In Verbindung mit den vorkonfigurierten Workflows werden administrative Arbeiten vereinfacht, die tägliche Personalarbeit erleichtert und die Effizienz deutlich gesteigert.

Workflows fürs 21. Jahrhundert

Informationen schnell finden

Mit einer digitalen Personalakte ist die Suche nach Dokumenten einfach und schnell. Mit ausgefeilten Suchfunktionen und Volltextsuche wie bei Google.

Vertragsverwaltung

Mit der flexiblen Versionskontrolle protokollieren Sie die Änderungen dynamischer Dokumente wie Personalverträge automatisch und schnell.

Zeit sparen

Monotone manuelle Dateneingaben, die endlose Suche nach Dokumenten oder das wiederholte Erinnern von Kollegen per E-Mail – solche Routineaufgaben werden mit digitalen Personalakten automatisiert und beschleunigt.

Steigern Sie die Effizienz mit digitalen Prozessen

Zugriff von überall

Überall und jederzeit Zugriff auf Ihre Akten. Ob mit Laptop, Tablet oder Handy: Mit digitalen Personalakten und unseren Apps ist das kein Problem.

Sichere + vertrauliche Daten

Sicherheit für Sie und das Unternehmen durch Zugriffsberechtigungen, Datenverschlüsselung und weitere physische Maßnahmen zum Datenschutz.

Digitale Formulare

Nutzen Sie effiziente und einfach anpassbare Webformulare für die Erfassung von Daten und verschwenden Sie keine wertvolle Zeit mehr mit überflüssigen Dateneingaben..

Löschfristen einhalten

Sie können einfach bestimmen, welche Dokumente wie lange gespeichert werden müssen und wann sie gelöscht werden können. Hierfür können Sie Freigabe-Workflows festlegen.

Service stärken

Das HR-Team ist in der Lage, Dokumente und Workflow-Status überall und auf jedem Gerät anzuzeigen. Mitarbeitende können sicher auf persönliche Unterlagen wie Gehaltsabrechnungen zugreifen.

Guided Tour Personalmanagement

Einführung: so Funktioniert’s
Basisfunktionen
Recruiting
Onboarding
Urlaubsantrag
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