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Onboarding

Digitaler Onboarding-Prozess

Verbessern Sie Die Zufriedenheit Ihres Teams, Verwalten Sie alle personenbezogenen Daten Ihrer Beschäftigten zentral, digital und DSGVO-konform mit den digitalen Onboarding-Prozessen von JobRouter.

Solution Template Mitarbeiter-Onboarding

Versorgen Sie Mitarbeitende, Vorgesetzte sowie Partner mit notwendigen Informationen über neue Teammitglieder und weisen Sie Ihnen bestimmte Rollen beim Mitarbeiter-Onboarding zu.

Behalten Sie bei zusammenhängenden und abteilungsübergreifenden Onboarding-Prozessen den Überblick und dokumentieren Sie alle notwendigen Schritte automatisch. Stellen Sie den rechtskonformen Umgang mit personenbezogener Daten sowie die Einhaltung von Compliance-Vorgaben sicher und weisen Sie den Mitarbeitenden eindeutige Rechte und Rollen zu.

Mit dem Solution Template Mitarbeiter-Onboarding können Sie alle personenbezogenen Daten und Informationen über neue Mitarbeiter zentral und datenschutzgerecht verwalten. Damit erhalten Personal- und Finanzmanager einen geregelten Einblick und Überblick über einzelne Mitarbeiter, ihre Kompetenzen und Rechte sowie Rollen und können so den Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren.

Erfassen aller gewünschten personenbezogenen Daten wie Bankverbindung, Schulabschluss, Arbeitszeiten, Vertragsform etc. => Basis für die digitale Personalakte

Dokumente, die der Mitarbeitende vor Arbeitsbeginn unterschreiben muss, können über den Prozess verschickt werden

Kollegen werden rechtzeitig informiert: Stellenbeschreibung, Einrichten des Arbeitsplatzes, Bereitstellen von Arbeitsmaterialien, hochgeladene Dokumente

Alle Accounts und Domain-Zugriffe werden automatisch beantragt

Zuweisung eines Mentors, der/die als Ansprechpartner des neuen Mitarbeitenden hinterlegt wird

Steuerung aller arbeitsplatzbezogenen Freigabeprozesse und vollständige Dokumentation der beantragten Berechtigungen und Zugriffe sowie Freigaben durch Vorgesetzte

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PERSONENBEZOGENE DATEN ERFASSEN

Im ersten Schritt können Sie personenbezogene Daten wie Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Foto, den Ausbildungsgrad sowie Informationen zum Vertragstyp und der gewählten Abrechnung eingeben, über eine JobData-Tabelle verwalten und die entsprechenden Vorgesetzten informieren.

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ARBEITSPLATZ EINRICHTEN

Daraufhin richten Sie den Arbeitsplatz ein: Sie wählen die führende Sprache aus, definieren Anlagen und Ressourcen, die für den Arbeitsplatz benötigt werden und hinterlegen diese als Vorlage. Sie wählen alle benötigten Ressourcen sowie die verantwortlichen Personen aus und legen ein Datum fest, bis wann die Beschaffung abgeschlossen sein muss. Dafür können Sie weitere Kollegen einbinden und ihnen bestimmte Aufgaben zuweisen.

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ARBEITSPAPIERE UND DOKUMENTE BEARBEITEN

Im nächsten Schritt optimieren Sie die Mitarbeiterkommunikation: Über den Mitarbeiter Onboarding Prozess können Sie dem neuen Teammitglied weitere Dokumente noch vor Arbeitsantritt zur Verfügung stellen oder zur Unterzeichnung zusenden. Ebenso ist es möglich, die Stellenbeschreibung und zusätzliche Dokumente als URL oder PDF-Datei hochzuladen und Kollegen zur Vorinformation anzubieten. Alle Informationen werden in der zugehörigen Personalakte gespeichert.

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MITARBEITER-ONBOARDING FREIGEBEN

Das von der Personalabteilung beauftrage Mitarbeiter-Onboarding muss nun von den entsprechenden Vorgesetzten freigegeben werden. Der/die Vorgesetze kann alle Daten bearbeiten und das Onboarding freigeben oder ablehnen. In diesem Fall muss ein Grund angegeben werden.

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JOBROUTER- & DOMAIN-BENUTZER ANLEGEN

Nun können Benutzer für JobRouter und entsprechende Domains auf Basis der Daten aus dem Onboarding-Prozess angelegt werden. Die Stellenbeschreibung und weitere Infos werden entweder als Dialogintegration angezeigt oder können per Klick aufgerufen werden.

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MITARBEITER-ONBOARDING AUSFÜHREN

Sofern alle Daten angelegt wurden, kann das Onboarding beginnen. Mitarbeitende, die eine Rolle bei der Einarbeitung des neuen Teammitglieds innehaben, werden automatisch benachrichtigt und erhalten eine Aufgabe zugewiesen. Der Fortschritt wird in der JobRouter-Eingangsbox dokumentiert.

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ONBOARDING-PROTOKOLL ERSTELLEN

Sobald alle Aufgaben erledigt sind, wird ein Onboarding-Protokoll in PDF-Format erstellt und in der Personalakte des Mitarbeitenden archiviert. Es enthält alle Informationen zu den abgeschlossenen Aufgaben sowie zu den arbeitsplatzbezogenen Beschaffungen und Unterlagen. Über die Personalakte erhalten HR-Verantwortliche Einsicht in die gesammelten Informationen.

AUF ALLES VORBEREITET: MITARBEITER-OFFBOARDING

Manchmal gehen Mitarbeitende und Unternehmen auch wieder getrennte Wege. Damit hier alles reibungslos klappt und gut dokumentiert ist, bietet schon bald JobRouter® Das Solution Template Mitarbeiter-Offboarding an.

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