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Rechnungs­verarbeitung

Endlich einfach!

Machen Sie Schluss mit Papierbergen sowie manueller und doppelter Datenerfassung. Verarbeiten Sie Rechnungen automatisch, verschlanken und beschleunigen Sie die Rechnungsprüfung und archivieren Sie alle Belege GOBD-konform – mit den digitalen Rechnungsverarbeitungslösungen von Rosenbger  und DocuWare.

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Einführung

Eingangsrechnungen digital verarbeiten

Verkürzen Sie die Rechnungsdatenerfassung um 95 %. Prüfen, genehmigen und buchen Sie viele Rechnungsarten automatisch mit Intelligent Indexing und cleveren Freigabeworkflows.

Die Lösung im Überblick

Manuelle Eingaben Eliminieren

Tippen Sie Rechnungsdaten nicht mehr von Papierbelegen ab. Lassen Sie Rechnungen automatisch erfassen und auslesen. Eliminieren Sie manuelle und doppelte Datenerfassungen und verkürzen Sie so die Rechnungsdatenerfassung um 95 %.

Transparenz Schaffen & Schnell agieren

Automatische Erinnerungen von Fälligkeiten und der mobile Zugriff auf die Belege von jedem Gerät sorgen für schnelle Reaktionen. Durch transparente Workflows ist der Belegstatus jederzeit verfügbar, Freigabezeiten werden um bis zu 80 % verkürzt.

Prüfung Verschlanken

Nutzen Sie die vorkonfigurierten Workflows, um die Rechnungsprüfung zu verschlanken. Prüfen Sie Rechnungen von jedem PC, Tablet oder Smartphone und lassen Sie Belege automatisch zur fachlichen Prüfung weiterleiten – ohne manuelle E-Mails.

GOBD-Konform Archivieren

Lassen Sie sämtliche Belege automatisch und revisionssicher im elektronischen Archiv ablegen. Alle Unterlagen sind rechtskonform gespeichert, schnell und lückenlos abrufbar und lassen sich mühelos für Buchprüfungen und andere Audits zusammenstellen.

vollautomatisch Bearbeiten

Lassen Sie Pflichtangaben, Bestell- oder Wareneingangsbezüge automatisiert prüfen und verbinden Sie die Lösung zur direkten Buchung mit Ihrem ERP-System. Verarbeiten Sie Belege vollautomatisch bei definierten Kreditoren und Rechnungsarten.

Audits SMART Vorbereiten

Manuelle Datenerfassungen, die zeitraubende Suche nach Dokumenten oder das wiederholte senden von Erinnerungs-E-Mails an Kolleginnen und Kollegen – diese und andere Routineaufgaben lassen sich jetzt vereinfachen und automatisieren.

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Funktionen

Drei Bausteine für den Automatisierten Rechnungsprozess

So funktioniert die Lösung

Eingangsrechnungen werden mit Hilfe von intelligenter Indexierung erfasst. An einem sicheren, zentralen Speicherort sind alle Daten unmittelbar verfügbar. Schnelle und flexible Workflows bringen den Turbo in Ihre Genehmigungs- und Freigabeprozesse.

1

Intelligente
Indexierung

Das fehleranfällige Eintippen von Rechnungsdaten ist Geschichte.
Der selbstlernende Intelligent Indexing Service  liest Lieferantendaten, Datum und Beträge automatisch aus jeder Rechnung aus, ob aus Papier- oder elektronischen Rechnungen. Diese Indexdaten sind die Basis für Ihre Workflows.

2

Digitales
Archiv

Alle Rechnungen werden in einem sicheren digitalen Archiv zentral gespeichert, natürlich GoBD-konform.
Nun können Dokumente im Handumdrehen für Prüfungen vorbereitet oder zu Analysen herangezogen werden. Berechtigte Anwender können jederzeit und mobil auf die Belege zugreifen.

3

Smarter
Workflow

Basierend auf festen Regeln geben Sie Rechnungen direkt zur Buchung frei oder leiten sie diese per Workflow an die jeweiligen Verantwortlichen zur Freigabe weiter.
Das Resultat ist ein Buchungssatz , den Sie direkt in Ihr ERP-System übergeben können, um doppelte Datenerfassungen zu vermeiden.

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Ihre Vorteile

Verarbeiten Sie Rechnungen vollautomatisch

Digitalisieren Sie jede Rechnung mit intelligenter Indexierung, archivieren Sie diese sicher und rufen Sie sie sofort ab. Nutzen Sie vorkonfigurierte Workflows zur direkten oder mehrstufigen Freigabe, um produktive Abläufe und schnelle Zahlungen zu gewährleisten.
Schnelle Fachliche Prüfung

Die fachliche Prüfung je Kostenstelle wird durch direkte oder mehrstufige Freigabeprozesse beschleunigt – unterstützt von automatisierten Aufgabenzuweisungen.

Mobil freigeben & kommunizieren

Rechnungen können mobil freigegeben werden.  Mobil erfasste digitale Notizen sorgen für eine klare Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen.

Integration in ERP- und FiBu-Systeme

Automatisch erstellte Buchungsstapel können an Ihr ERP- oder Finanzbuchhaltungssystem übergeben werden, doppelte Dateneingaben und Fehler werden deutlich reduziert.

Zentrales Rechnungsarchiv

Rechnungen können Sie von jedem Gerät und in jedem Format erfassen, sortieren und speichern und in einem einfach durchsuchbaren, sicheren Archiv ablegen.

Automatische Datenerfassung

Die wesentlichen Daten der Rechnungen werden mit Intelligent Indexing automatisch ausgelesen und mit den Bestelldaten abgeglichen.

Sachliche Prüfung Verschlanken

Die sachliche Prüfung nach § 14 UStG funktioniert mit DocuWare wie von selbst. Fehlende und falsche Rechnungsdetails sowie Dubletten werden systematisch erkannt.

Einfach den Überblick behalten

Langwierige Suchaktionen nach Rechnungsdetails, gehören der Vergangenheit an. Den aktuellen Bearbeitungsstatus behalten Sie beleggenau stets im Blick.

Compliance-Vorschriften einfach einhalten

Compliance-Vorschriften werden dank rechtskonformer Dokumentablage, Genehmigungshistorie, detailliertem Berechtigungskonzept  und Verschlüsselung einfach eingehalten.

Stammdaten per Webformular erfassen

Per Web-Formular werden die benötigten Daten für neue Lieferanten schnell und mühelos erfasst.

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ROI

signifikant Zeit & Kosten sparen

Durch manuelle Erfassungen und zeitraubende, papierbasierte Prozesse bietet die Eingangsrechnungsverarbeitung großen Verbesserungsspielraum.
Mit der vorkonfigurierten Rechnungseingangsverarbeitung von DocuWare sparen Sie bei jedem Schritt wertvolle Zeit und somit viel Geld.

Automatisch effizienter

Verkürzung der Rechnungsdatenerfassung
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