Baurechnungen Bearbeiten war noch nie so Einfach
Verabschieden Sie sich von manuellen und zeitaufwändigen Erfassungsaufgaben. Lassen Sie Rechnungen automatisch auslesen und profitieren Sie vom Zeitgewinn, besserer Nachverfolgbarkeit und Sicherheit bei der digitalen Rechnungsverarbeitung mit JobMind Bau.
Mit dem Modul JobMind Bau können Sie Positionsdaten einer Rechnung automatisch auslesen und Korrekturen nach § 13 UStG direkt am Bildschirm vornehmen, ohne lästiges und zeitaufwändiges Ausdrucken, Ändern und wieder Einscannen der Rechnung. Durchgeführte Änderungen bei Stückzahl und/ oder Einzelbeträgen führt zu einer automatischen Änderung der Rechnungssumme. Die manuelle, fehleranfällige und zeitraubende Summierung der geänderten Positionen entfällt.
Die korrigierten Summen, Positionen und Werte werden in die JobRouter-Prozessdaten im Dialog zurückgegeben. Die Kopfdaten einer Rechnung lassen sich mit dem Modul JobMind Head auslesen.
JobMind Bau ist in die Digitalisierungsplattform JobRouter® integriert. Daher profitieren Sie von den JobRouter®-Funktionen wie Vertreterregelung, E-Mail-Benachrichtigungen oder Eskalationen und können mit weiteren Modulen die Einsatzszenarien anpassen und erweitern.
Importieren Sie Rechnungen automatisch nach dem Scannen in das System oder überwachen Sie E-Mail- Postfächer auf neue Dokumente und legen Sie mit JobArchive alle Rechnungen direkt in ein digitales Archiv ab – selbstverständlich auch zugriffsgeschützt.
JobMind Bau führt die Analyse der Eingangsrechnung von selbst durch. Dabei extrahiert JobRouter® mittels OCR-Technologie alle Informationen auf dem Beleg und analysiert die Daten mit der JobMind-Technologie. Nach der Digitalisierung erfolgt eine Sichtkontrolle durch den Sachbearbeiter. Eine etwaige Nachkorrektur kann dieser bequem über den Dialog vornehmen und fehlende Rechnungsinformationen ergänzen und neu definieren. Wird beispielsweise der Übertrag als solcher markiert, korrigiert er sich anschließend automatisch.
Anwender blättern ihre Rechnungen gleichzeitig durch und bearbeiten diese parallel. Verantwortliche sind so in der Lage, Fehler oder Unstimmigkeiten direkt im Dokument zu erkennen und zu korrigieren.
JobMind Bau analysiert im Hintergrund jede Eingabe und gleicht die Rechnungssumme mehrfach ab, wodurch Fehler minimiert und die Effizienz gesteigert werden. Dabei bezieht es alle Zwischensummen, Rabatte und Gesamtsummen ein, prüft diese und ändert die Werte entsprechend ab. Das bedeutet, dass Rechnungen vor oder nach dem Ändern nicht mehr ausgedruckt und neu eingescannt werden müssen.
Die Bauleiter erhalten eine komplett erfasste und korrekturfähige Rechnung. Ihre Aufgabe besteht nun darin, die einzelnen Rechnungspositionen zu prüfen und zu korrigieren. Hierbei ändert JobMind Bau die Zwischensummen, Überträge und Gesamtsumme der Rechnung – ein manuelles Nachrechnen entfällt.
Die korrigierte Rechnung kann im Anschluss als PDF-Datei exportiert und versendet werden. Obendrein liefert JobMind Bau die extrahierten Rechnungsdaten samt Korrektur in einen JobRouter®-Prozess, von wo aus diese weiterverarbeitet werden.
