Meeting-Protokolle Digital Erfassen
Mit dem JobRouter® Solution Template Meeting-Protokolle kommt Ihr Team schneller ans Ziel. Weisen Sie Entscheidungen und Aufgaben per Mausklick Teammitgliedern zu, behalten Sie den Überblick und lassen Sie sich bei Terminüberschreitungen automatisch informieren.
Solution Template Meeting-Protokoll
Meetings sind wichtig und oft die Grundlage für Entscheidungen und Projektumsetzungen. In Meetings wird viel besprochen. Vorschläge und Ideen entstehen und oft kommen viele Themen gleichzeitig auf den Tisch. Da geht manchmal die Übersicht verloren.
Mit einem digitalen Meeting-Protokoll werden alle wichtigen Entscheidungen, Fragen und Aufgaben aufgelistet, festgehalten und Teammitgliedern zugewiesen.
Mit dem Solution Template Meeting-Protokoll können Sie Besprechungen digital und mit nur geringem Aufwand protokollieren. Sie haben die Möglichkeit, Beteiligte anzugeben, diesen Aufgaben zuzuweisen sowie ein Pdf des Protokolls an beliebige Personen zu versenden. Eine Ansicht auf Ihre abgespeicherten Informationen ist danach zu jedem Zeitpunkt möglich.
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Besprechungsprotokoll starten
Mit Klick auf „Besprechungsprotokoll erfassen“ können Sie den Prozess starten. Geben Sie Beginn und Ende des Meetings (optional) sowie Ort und Thema der Besprechung an. Sie können entweder ein bereits angelegtes Besprechungsthema auswählen oder ein neues hinzufügen. Als Protokollführer ist standardmäßig derjenige angelegt, der den Prozess gestartet hat. Sie können jedoch auch jeden anderen Namen eintragen.
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Beteiligte Personen angeben
In diesem Schritt wählen Sie alle Personen aus, die am Meeting teilgenommen haben, bzw. die das Protokoll erhalten sollen. Sie können die PDF-Datei an eine beliebige Anzahl von Personen senden.
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Aufgaben definieren
Nun können Sie Aufgaben, die sich aus dem Meeting ergeben haben, Beteiligten zuweisen. Auch das Hinzufügen einer Deadline sowie das Anhängen eines Dokuments ist möglich. Unter Notizen haben Sie die Möglichkeit, beliebige Punkte wie zum Beispiel die besprochenen Themen einzutragen.
Mit Klick auf Senden schließen den Vorgang ab. Die PDF-Datei wird erstellt und an die zuvor ausgewählten Personen versendet.
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Aufgabenansicht für Verantwortliche
Jede Person mit einer zugewiesenen Aufgabe erhält hat nun einen Schritt in ihrer JobRouter®-Eingangsbox.
Der Verantwortliche kann Kommentare hinzufügen und die Aufgabe als erledigt markieren – der Organisator wird in diesem Fall informiert.
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Übersicht über alle Aufgaben
Welche Aufgaben erledigt oder noch offen sind, lassen sich in einer Übersicht anzeigen: Im Anfangsschritt können Sie das Besprechungsthema auswählen – alle Aufgaben sowie die dazugehörigen Besprechungstermine werden schließlich aufgelistet. Durch das Suchfeld rechts oben, können Sie außerdem speziell nach bestimmten Stichwörtern suchen.
