Digitale Prozesse Rechtskonform
Solution Template GDPR / dsgvo
Das JobRouter® DSGVO-Solution-Template ermöglicht es, durch einen teilautomatisierten Prozess, Anfragen zur Dateneinsicht und Datenlöschung schnell, nachverfolgbar und eindeutig abzuarbeiten.
Im ersten Schritt werden die im Unternehmen eingesetzten Systeme und Anwendungen gesammelt und Verantwortlichen zugewiesen, die das System bei eingehenden Datenanfragen überprüfen. Des Weiteren muss ein Datenschutzbeauftragter festgelegt werden, der als Ansprechpartner zur Verfügung steht und die Anfragen verwaltet. Damit sind die einzelnen Rollen und Pflichten jedes Mitarbeiters klar definiert, der Rest wird vom Prozess automatisch abgefragt bzw. verarbeitet.
So können Unternehmen sehr zügig einen Arbeitsablauf integrieren, der von Extern – also beispielsweise einem Formular oder einem Button auf der Webseite – eingeleitet wird. Nach der eindeutigen Authentifizierung des Antragstellers, ermöglicht es der Prozess, dass die Anfrage zur Dateneinsicht über einen Workflow an alle verantwortlichen Mitarbeiter weitergegeben wird und in seiner Eingangsbox unmittelbar bearbeitet werden kann.
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DSGVO Prozess starten
Insgesamt gibt es drei Arten, um den Prozess zu starten und die Abfrage abzuarbeiten:
- Direkt aus JobRouter® heraus über den Startschritt
- Per E-Mail-Versand an ein hinterlegtes Postfach
- Über einen öffentlichen Link zum Starten des Antrags
Unternehmen können so sehr zügig einen Arbeitsablauf integrieren, der von Extern – also beispielsweise einem Formular oder einem Button auf der Webseite – eingeleitet wird.
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Antrag stellen
Über ein Formular werden die personenbezogenen Pflichtangaben des Antragstellers erfasst. Nach der eindeutigen Authentifizierung des Antragstellenden wird die Anfrage zur Dateneinsicht über einen Workflow an alle verantwortlichen Mitarbeitenden weitergegeben.
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Antrag prüfen (Bearbeiter)
Der/die Verantwortliche prüft daraufhin im entsprechenden System/Anwendung, ob personenbezogene Daten zum Antragstellenden vorliegen und gibt diese unmittelbar im Dialogfeld ein.
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Informationen zusammenführen
Der Prozess führt alle Informationen in einer Tabelle zusammen. Diese enthält sowohl alle Informationen zu den Systemen und den verantwortlichen Mitarbeitenden als auch die Kommentare mit erläuternden Informationen zu den angefragten personenbezogenen Daten.
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Antrag prüfen (Datenschutzbeauftragter)
Diese werden von dem/der Datenschutzbeauftragten nochmals geprüft und können ggf. mit einem abschließenden Kommentar zur Anfrage erweitert werden. Daraufhin erhält der Antragstellende eine E-Mail mit allen Informationen als PDF-Anhang.
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Löschung der Personenbezogenen Daten beantragen
Die Anfrage ist damit abgeschlossen oder kann durch eine Folgeanfrage zur Datenlöschung über einen Link in der E-Mail direkt neu angestoßen werden.
