Eingangsrechnung einfach digital verarbeiten
Papier war gestern: Steuern Sie Eingangsrechnungsprozesse von der Erfassung einer Rechnung, über die Prüfung bis hin zur Freigabe. Ordnen Sie einzelne Kosten verschiedenen Kostenstellen zu und verteilen Sie positionsbezogene Prüfungen und Freigaben auf einzelne Abteilungen oder Personen.
Solution Template Eingangsrechnungen
Mit Rechnungen hat jedes Unternehmen zu tun. Bei vielen Rechnungen, die zum Teil auch noch in Papierform ankommen, ist es oft schwierig, den Freigabeprozess effizient zu steuern.
Abhilfe schafft das Solution Template Eingangsrechnungsverarbeitung. Mit dem Template können Sie Eingangsrechnungsprozesse von der Erfassung einer Rechnung über die Prüfung bis hin zur Freigabe steuern. Per Kontierungstabelle ist es zudem möglich, einzelne Kosten an verschiedene Kostenstellen zu verteilen und Freigaben einzuholen.
Oft liegen die Herausforderungen im Unternehmen aber auch darin, die unterschiedlichen analogen wie digitalen Rechnungsquellen schnell und kostengünstig zu verarbeiten. Skontoverluste sind dann die Folge.
Dabei hilft das Solution Template Eingangsrechnungsverarbeitung ebenfalls: Rechnungen werden automatisch per OCR ausgelesen und im System erfasst. Preisnachlässe können Sie zusätzlich ganz einfach in ein vordefiniertes Feld eintragen.
Prozess starten
Speisen Sie Rechnungen entweder als manuellen Upload, als automatisierten Scanprozess und einer FTP-Übertragung oder per E-Mail in das System ein und lesen Sie die wichtigsten Daten der Rechnung automatisch per OCR aus.
Im Anschluss wird der Dispatcher, zum Beispiel eine Gruppe von Personen oder ein/e Verantwortliche/r, über den begonnenen Prozess informiert. Dispatcher überprüfen die ausgelesenen Daten und können die Tabelle um weitere Angaben wie Zahlungsbedingungen und Skonti ergänzen.
Außerdem besteht die Möglichkeit, einzelnen Kostenbausteinen unterschiedliche Steuersätze zuzuweisen.
Sachliche Prüfung & Kontierung
Als Dispatcher gestalten Sie per Mausklick die sachliche Prüfung. Sie kann übersprungen, einer bestimmten Person zugewiesen oder positionsbezogen durchgeführt werden. Ergänzend dazu können Sie Beträge einzelnen Kostenstellen wie Abteilungen oder Personen per Kontierungstabelle zuweisen.
Übersicht aller offenen und gebuchten Belege
Das Solution Template bietet außerdem noch zwei Übersichtsfunktionen: Sie können sich alle offenen Belege wie auch alle jemals verbuchten Rechnungen in einer Tabelle anschauen.
Start Freigabe
Neben dem Dispatcher gibt es sieben weitere Eingangsboxen, an die die Rechnung geschickt werden kann: Sachliche Prüfung, Genehmigung, Geschäftsführung, Freigabe durch Einkäufer, Buchhaltung, Abweisen und Buchungssätze. Ist ein Prozessschritt nicht notwendig, kann er auch übersprungen werden. Rechnungen können vom Prüfer des jeweiligen Prozessschritts abgewiesen werden.
