Alles automatisch im Blick
Solution Template Vertragsmanagement
Führen Sie alle Vertragsinformationen und Quellen zentral zusammen, straffen Sie Zwischenschritte und ordnen Sie Vorlagen und Anlagen den Beteiligten zu. Sorgen Sie für einen reibungslosen Informationsaustausch mit Ihren Kunden und Lieferanten innerhalb eines automatisierten, digitalen Vertragsmanagement-Prozesses und steigern Sie so die Effizienz Ihres Unternehmens spürbar und dauerhaft.
Der digitale Contract-Management-Prozess mit JobContract erhöht die Transparenz und sorgt dafür, dass diese zuverlässig eingehalten, gekündigt, erneuert oder geändert werden. So minimieren Sie Risiken und vermeiden unnötige Kosten.
Die JobRouter®-Digital-Process-Automation-Plattform bietet eine Vielzahl von Funktionen, Modulen und einsatzbereiten Lösungsvorlagen, die Ihnen helfen, Ihre Dokumente und Daten effizienter zu verwalten und operative Spitzenleistungen zu erzielen. Ein digitales Vertragsmanagement verbessert nicht nur die Transparenz, sondern hilft Ihnen auch, echtes Geld zu sparen.
Automatisch erfassen
Die eingescannten Verträge werden mittels Contract-Management-Prozess inklusive aller wichtigen Metadaten erfasst. Hierzu zählen beispielsweise: Vertragsnummer, Vertragsart, Startdatum, Dauer, Vertragsende, Fristen, Erinnerungen, Kosten uvm.
Anhänge
Selbstverständlich können an einen Vertrag weitere Dokumente angehängt werden. Hierbei ist es egal, ob es sich um Vertragserweiterungen handelt, um einen E-Mail-Verkehr oder z. B. um ein Zip File. Alle Dokumente können revisionssicher im entsprechenden JobArchive gesichert werden.
Berechtigungsmanagement
Für jeden Vertrag können drei verschiedene Berechtigungen vergeben werden: Besitzer, Verantwortlicher sowie Betrachter. Diese haben aufgrund differenzierter Rechte unterschiedliche Einsichten auf die jeweiligen Verträge. Für jeden Vertrag können individuelle Kommentare hinterlegt, mit einem Zeitstempel versehen und als eine Art „Memo“ genutzt werden.
Termine & Benachrichtigungen
JobRouter® informiert Sie rechtzeitig per E-Mail über alle Verträge, bei denen die automatische Verlängerung kurz bevorsteht. Damit behalten Sie den Überblick über Ihre laufenden Verträge und verpassen keine wichtigen Termine.
Dokumente verteilen
Alle Verträge sowie Anhänge können optional per Formular versendet werden. Dazu ist kein Mail Client erforderlich, versendet wird ausschließlich über JobRouter® Bordmittel. Darüber hinaus protokolliert JobRouter®, wer zu welchem Zeitpunkt welche Dokumente erhalten hat.
Kündigungen
Der Prozess ermöglicht es allen Nutzern vom Rechtetyp „Owner“, eine bereits hinterlegte Kündigung zu erstellen und diese als PDF an den Vertragspartner zu senden. Wahlweise kann diese Kündigung auch als PDF an den Vertrag angehängt werden
