Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Umwelt Berlin
Digitalisierung Katasterunterlagen

1 Millionen Dokumente werden digital

Projektdetails

Kunde: Land Berlin

Umsetzung: 2019

Dokumente: Liegenschaftsverzeichnisse, Karten

Plattform: LinkBase

Berlin ist unsere Hauptstadt und zugleich eines unserer Bundesländer.  Der Stadtstaat besteht aus zwölf Bezirken und ist mit rund 3,6 Millionen Einwohnern die bevölkerungsreichste und mit 892 Quadratkilometern die flächengrößte Gemeinde Deutschlands.
Im Zuge der Digitalisierung der Verwaltung wurde bereits 2005 die automatische Erfassung und Auskunft der Katasterunterlagen beschlossen und mit der Digitalisierung von rund 1 Mio. Dokumenten begonnen.
Um eine bezirksübergreifende Bereitstellung der Daten und eine effizientere und kostengünstigere Datenhaltung und -sicherung zu ermöglichen, sollen die Dokumte zentral gespeichert und abrufbar sein.
Zudem soll der Zugriff auch selbständige und webbasierte Auskünfte für externe Institutionen ermöglichen.
Die Erfassung, Datenhaltung und Auskünfte werden über verschiedene IT-Systeme abgewickelt.
Das georeferenzierte Dokumenten-Managementsystems LinkBase  bildet dabei das Zentrum der Systemarchitektur.

Ausgangssituation & Anforderungen

Das zentrale Archiv der in den zwölf Bezirken verwalteten Katasterunterlagen umfasst nach vollständiger Digitalsierung rund 1 Mio. Dokumente.
Um die Erfassung und Pflege der Katasterunterlagen über einen dezentralen Erfassungsclient mit zentralem Archiv realisieren zu können, waren umfangreiche Anforderungen zu erfüllen.

Rechteverwaltung
Der Zugriff von internen und externen Stellen erfordert eine umfangreiche und mehrstufige Rechteverwaltung, für Nutzer und zur Abgrenzung von Erfassungs- und Bearbeitungsgebieten.

Georeferenzierung & spezielle Funktionen
Zur Verortung und Suche der georeferenzierten Dokumente müssen Referenzkarten visualisiert dargestellt werden, wobei die von Kartenanwendungen bekannten Funktionalitäten für das Zoomen, die Suche (Suchpolygone) und die Navigation zur Verfügung stehen müssen.
Eine weitere Anforderung ist es, die im elektronischen Archiv abgelegten Dateien automatisch mit Namen zu versehen.
Eine hohe Skalierbarkeit, umfangreiche Katalogfunktionen, Verlinkung der Dokumente sowie die Speicherung von Metadaten und die Bereitstellung von Schnittstellen zu den bestehenden IT-Systemen runden die Anforderungen ab.

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Herausforderungen

  • Georeferenzierte Ablage der Dokumente und Daten
  • Georeferenzierte Suche mit Funktionalitäten wie bei üblichen Kartenanwendungen
  • Ablösung der bestehenden IT-Systeme (Erfassungscliient, Auskunftssystem)
  • Migration der TIFF- und JPM-Dateien aus den Altsystemen ins PDF/A-Format
  • Dokumentenformate von A4 bis A0
  • Barrierefreiheit
  • Schnittstelle zum GIS-Portal ALKIS, Recherchen auch über ALKIS-System möglich
rosenberger_LinkBase_Kataster_LBView_georeferenziert

Lösung

Für die Migration, Erfassung, Archivierung und Verwaltung der Dokumente kommt das georeferenzierte Dokumenten-Managementsystem LinkBase Net zum Einsatz. Die von rosenberger | data entwickelte Lösung löst verschiedene Altsysteme ab.

Mit LinkBase wird jederzeit ein gesicherter Zugriff auf alle digitalen Dokumente und Risse ermöglicht – rund um die Uhr, von jedem PC-Arbeitsplatz, standortunabhängig via Web-Client und barrierefrei.

Ausgereifte Suchfunktionen für schnellen Zugriff
Die Suche und der Zugriff auf die Dokumente kann über die Eingabe von Metadaten, Adressdaten, Koordinaten oder über einen räumlichen Zugriff auf den hinterlegten Karten mittels Suchpolygon erfolgen.

Professionelle Datenmigration
Im Zuge einer umfangreichen Datenmigration wurden der gesamte Datenbestand nebst Metadaten übernommen, die Dateien wurden dabei in LinkBase Net im Archivstandard PDF/A migriert – ohne Qualitätsverlust. Die bislang bestehenden Erfassungs- und Auskunftsclients sind durch LinkBase komplett abgelöst.

Effekte

Zukunftssicherheit
Mit LinkBase Net verfügt das Land Berlin über ein georeferenziertes und skalierbares DMS mit zentraler Datenhaltung, das einen webbasierten, einfachen und komfortablen Zugriff  auf Katasterdaten und Risse sämtlicher Berliner Bezirke ermöglicht.
So werden historische und wertvolle Dokumente geschont, denn ein Zugriff auf die Originale ist nicht mehr erforderlich und auch die vom Land bestellten Vermessungsingenieur*innen können online auf den Datenbestand zugreifen.

Projektstand Ende 2019

Digitalisierungsgrad Dokumente
0%
Anbindung Bezirke
0%
Integration in IT-Landschaft
0%
Migration Bestandsdaten
0%

Fazit

Projektleiter Chris Hauswald von der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Wohnen des Landes Berlin ist von LinkBase Net und der Zusammenarbeit mit dem Projektteam von rosenberger | data überzeugt.
Vor allem die einfache Handhabung des Systems sowie die Möglichkeit, Dokumente georeferenziert zu suchen und bedarfsgerecht sowie webbasiert zur Verfügung zu stellen, haben überzeugt.
Zudem konnten mehrere Bestandssysteme mit LinkBase Net abgelöst werden.
“Mit LinkBase Net verfügen wir jetzt über eine Lösung, wie wir sie für eine effiziente Verwaltung unseres Archives benötigen. Vor allem die umfangreichen, georeferenzierten Suchfunktionen und die komfortablen Druckfunktionen überzeugen unsere Anwender. Auch in schwierigen Phasen war die Zusammenarbeit mit dem Team von rosenberger | data gut und engagiert.”

Chris Haußwald, Senatsverwaltung Berlin

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