Think big - 1 Million Dokumente digitalisiert

In diesem Artikel

Das Projekt auf einen Blick
Ausgangssituation
Anforderungen
Herausforderungen
Lösung
Effekte
Fazit

Das Projekt auf einen Blick

1000000

Dokumente

2005

Start der Digitalisierung

12

Bezirke

Ausgangssituation

Berlin ist unsere Hauptstadt und zugleich eines unserer Bundesländer.  Der Stadtstaat besteht aus zwölf Bezirken und ist mit rund 3,6 Millionen Einwohnern die bevölkerungsreichste und mit 892 Quadratkilometern die flächengrößte Gemeinde Deutschlands.

Im Zuge der Digitalisierung der Verwaltung wurde bereits 2005 die automatische Erfassung und Auskunft der Katasterunterlagen beschlossen und mit der Digitalisierung von rund 1 Mio. Dokumenten begonnen. 
Die Dokumente sollen zentral gespeichert werden, um eine bezirksübergreifende Bereitstellung und eine effizientere und kostengünstigere Datenhaltung und -sicherung zu ermöglichen. Zudem sollen auch externe Institutionen webbasiert Auskünfte abfragen können. Die Erfassung, Datenhaltung und Auskünfte werden über verschiedene IT-Systeme abgewickelt.
Das georeferenzierte Dokumenten-Managementsystems LinkBase  bildet dabei das Zentrum der Systemarchitektur für die Digitalisierung der Katasterunterlagen.

Anforderungen

Das zentrale Archiv der in den zwölf Bezirken verwalteten Katasterunterlagen umfasst nach vollständiger Digitalisierung rund 1 Mio. Dokumente.
Um die Erfassung und Pflege der Katasterunterlagen über einen dezentralen Erfassungsclient mit zentralem Archiv realisieren zu können, waren umfangreiche Anforderungen zu erfüllen.

Rechteverwaltung
Der Zugriff von internen und externen Stellen erfordert eine umfangreiche und mehrstufige Rechteverwaltung: Für Nutzer und zur Abgrenzung von Erfassungs- und Bearbeitungsgebieten.

Georeferenzierung & spezielle Funktionen
Zur Verortung und Suche der georeferenzierten Dokumente müssen Referenzkarten visualisiert dargestellt werden. Die von Kartenanwendungen bekannten Funktionen wie Zoomen, Suche (Suchpolygone) und Navigation sollen ebenso umgesetzt werden.
Eine weitere Anforderung ist es, die im elektronischen Archiv abgelegten Dateien automatisch mit Namen zu versehen.
Weitere Anforderungen: Hohe Skalierbarkeit, umfangreiche Katalogfunktionen, Verlinkung der Dokumente sowie Speicherung von Metadaten und Bereitstellung von Schnittstellen zu den bestehenden IT-Systemen.

Herausforderungen

• Georeferenzierte Ablage der Dokumente und Daten
• Georeferenzierte Suche mit Funktionalitäten wie bei üblichen Kartenanwendungen
• Ablösung der bestehenden IT-Systeme (Erfassungscliient, Auskunftssystem)
• Migration der TIFF- und JPM-Dateien aus den Altsystemen ins PDF/A-Format
• Dokumentenformate von A4 bis A0
• Barrierefreiheit
• Schnittstelle zum GIS-Portal ALKIS, Recherchen auch über ALKIS-System möglich

Lösung

Für die Migration, Erfassung, Archivierung und Verwaltung der Dokumente kommt das georeferenzierte Dokumenten-Managementsystem LinkBase Net zum Einsatz. Die von rosenberger | data (jetzt DI.UNIT) entwickelte Lösung löst verschiedene Altsysteme ab.

Mit LinkBase wird jederzeit ein gesicherter Zugriff auf alle digitalen Dokumente und Risse ermöglicht – rund um die Uhr, von jedem PC-Arbeitsplatz, standortunabhängig via Web-Client und barrierefrei.

Ausgereifte Suchfunktionen für schnellen Zugriff
Die Suche und der Zugriff auf die Dokumente kann über die Eingabe von Metadaten, Adressdaten, Koordinaten oder über einen räumlichen Zugriff auf den hinterlegten Karten mittels Suchpolygon erfolgen.

Professionelle Datenmigration
Im Zuge einer umfangreichen Datenmigration wurden der gesamte Datenbestand nebst Metadaten übernommen, die Dateien wurden dabei in LinkBase Net im Archivstandard PDF/A migriert – ohne Qualitätsverlust. Die bislang bestehenden Erfassungs- und Auskunftsclients sind durch LinkBase komplett abgelöst.

„Auch in schwierigen Phasen war die Zusammenarbeit mit dem Team von rosenberger | data (jetzt DI.UNIT) gut und engagiert.”

Chris Haußwald
Senatsverwaltung Berlin

Effekte

Bequemer, zentraler Zugriff
Die Auskunft über Katasterdaten ist nun über Bezirksgrenzen hinweg bequem mit LinkBase Net möglich. Über einen Internetbrowser können die Bezirksämter sowie authorisierte Vermessungsingenieur*innen auf den zentralen Datenbestand der einzelnen Bezirksämter zugreifen.
Die Lösung vereint alle notwendigen Informationen des Liegenschaftskatasters und somit auch der Katasterunterlagen.

Zukunftssicherheit
Mit LinkBase Net verfügt das Land Berlin über ein georeferenziertes und skalierbares DMS mit zentraler Datenhaltung. Damit ist der webbasierte, einfache und komfortable Zugriff auf Katasterdaten und Risse sämtlicher Berliner Bezirke möglich.
So werden historische und wertvolle Dokumente geschont, denn der Zugriff auf die Originale ist nicht mehr erforderlich. Auch die vom Land bestellten Vermessungsingenieur*innen können online auf den Datenbestand zugreifen.

Fazit

Projektleiter Chris Hauswald von der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Wohnen des Landes Berlin ist sehr zufrieden mit LinkBase Net und der Zusammenarbeit mit dem Projektteam von DI.UNIT.

Vor allem die einfache Handhabung des Systems sowie die Möglichkeit, Dokumente georeferenziert zu suchen und bedarfsgerecht sowie webbasiert zur Verfügung zu stellen, haben überzeugt.
Zudem konnten mehrere Bestandssysteme mit LinkBase Net abgelöst werden.

„Mit LinkBase Net verfügen wir jetzt über eine Lösung, wie wir sie für eine effiziente Verwaltung unseres Archives benötigen. Vor allem die umfangreichen, georeferenzierten Suchfunktionen und die komfortablen Druckfunktionen überzeugen unsere Anwender.“

Chris Haußwald
Senatsverwaltung Berlin

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