2x Digitalisierung auf einen Streich
Mit strukturiertem Dokumentenmanagement zu mehr Qualität & Sicherheit
Auf einen Blick
Kunde: Ossendorf GmbH Stahlbau
Dokumentenarten: Zeichnungen, Projektdokumente, Geschäftsunterlagen
Jahr der Umsetzung: 2016
Plattform: DocuWare
Projektrahmen: Digitalisierung eines in über 40 Jahren gewachsenen Papierarchivs und Einbindung in ein strukturiertes Dokumentenmanagement-System führte zur Optimierung der Zusammenarbeit, Aufbau einer Wissensdatenbank und war Basis für Qualitätszertifizierungen.
Wenn sich ein Unternehmen von einem ehemals handwerklich ausgerichteten Betrieb zu einem mittelständischen Industrieunternehmen wandelt, sind zahlreiche Anpassungen nötig. Die Überprüfung der Arbeitsabläufe, die Straffung der Organisationsstrukturen und eine verbesserte Kommunikation sind nur einige davon.
Ausgangssituation & Anforderungen
Die Ossendorf GmbH Stahlbau aus dem münsterländischen Ahaus hat einen solchen Wandel zum Mittelständler durchlaufen. Gegründet 1974 mit vier Mitarbeitern, sorgen heute 36 hoch spezialisierte Fachkräfte für den Vertrieb, die Konstruktion, Herstellung und Montage von Stahlhallen und transportlogistischen Konstruktionen. Weitere Bestandteile des Portfolios sind neben dem allgemeinen Stahlbau auch der Dach- und Fassadenbau sowie die Gebäudesanierung von Gewerbe- und Industrieobjekten.
Für diese Aufgaben stieg der Platzbedarf stetig.
Aktuell produziert das Unternehmen in vier Hallen mit einer Gesamtfläche von ca. 12.000 Quadratmetern. Um die anspruchsvollen Projekte für die weltweiten Kunden erfolgreich umsetzen zu können, unterhält Ossendorf großzügig dimensionierte Fertigungskapazitäten und bildet die gesamte Wertschöpfungskette vom Engineering bis zur Montage am Standort Ahaus ab.
Diese Struktur mit komplexen Abläufen ließ sich nicht mehr auf „Zuruf“ steuern, wollte das Unternehmen weiterhin erfolgreich und effizient agieren.
Herausforderungen
Information = Produktqualität = Sicherheit
Der Unternehmenserfolg definiert sich zu einem großen Teil durch Produktqualität.
Die ist in dieser Branche gleichbedeutend ist mit Sicherheit und dem Schutz von Menschenleben: Eine Verladekonstruktion, die per Luftfracht ein Kraftwerksteil zum Ziel bringen soll und für das einwirkende Kräfte von 3,5 G berechnet werden, muss konstruktiv und herstellungsseitig absolut einwandfrei sein. Dies gilt natürlich auch für weniger spektakuläre, gleichwohl ähnlich produkthaftungsrelevante Konstruktionen wie eine Halle.
Um diese hohen Qualitäts- und Sicherheitsansprüche umsetzen zu können, ist der Zugriff aller Projektbeteiligten auf die aktuellen Unterlagen unabdingbar.
Papiere aus 40 Jahren
Basis dafür war das klassische Papierarchiv: In 40 Jahren Firmengeschichte hatten sich in langen Regalmetern Ordner und Projektmappen angesammelt.
So wurde entschieden, das inzwischen übervolle Papierarchiv zu digitalisieren. Parallel dazu plante Ossendorf die Umstellung vom vorhandenen CRM1- auf ein ERP2-System. Das Management erhoffte sich davon eine Verbesserung der buchhalterischen Abläufe und Straffung der internen Prozesse.
Mit den bisher dazu vorgestellten Lösungen war man allerdings nicht zufrieden.
„Die Programme erschienen uns entweder überdimensioniert oder bildeten unsere Bedürfnisse nur unzureichend ab“, beschreibt Jörg Blisniewski den mühsamen Auswahlprozess.
Lösung
Die Lösung lag im Portfolio von rosenberger | data. Nach der Analyse der Erwartungen an ein ERP-System und der Priorisierung der Aufgaben, konnte Christian Koke, Projektleiter bei bei den Bielefelder Digitalisierungsexperten, einen alternativen Lösungsweg aufzeigen: das Dokumentenmanagement-System „DocuWare“. Mit dieser Software können sowohl die digital erfassten Dokumente verwaltet, als auch Workflows im Betrieb abgebildet und gesteuert werden.
Beide Projekte, das Scannen des Archivs und die ERP-Einführung, die auf den ersten Blick nichts miteinander zu tun hatten, bekamen durch rosenberger | data eine gemeinsame Klammer.
„Das war im Kern die Lösung, nach der wir so lange gesucht hatten“Jürgen Blisniewski, Geschäftsführer Ossendorf GmbH
Dokumenten-Management mit Potenzial
„Das war im Kern die Lösung, nach der wir so lange gesucht hatten“, fasst Dipl.-Ing. Jörg Blisniewski, Ossendorf-Geschäftsführer, die Gespräche zusammen. Überzeugt hatten ihn die Potenziale des Systems:
- Die Software ist im Gegensatz zum ERP sehr viel schneller einsatzbereit und muss nicht langwierig über die betroffenen Abteilungen „ausgerollt“ werden. Der zeitliche und personelle Aufwand sowie das Umstellungsrisiko wurden minimiert.
- DocuWare ist hervorragend dazu geeignet, das digitale Archiv abzubilden und zu verwalten.
- Das System vereint Dokumente zahlreicher Formate aus unterschiedlichen Quellen in einem zentralen Pool, z. B. Belege, Zeichnungen oder E-Mails. Verwaltet werden aber nicht nur einzelne Dokumente, sondern komplette Akten mit allen Notizen und Hinweisen.
- Die hauptsächlich erwünschte Funktion der strukturierten Rechnungsfreigabe und den damit verbundenen Workflow konnte auch vom DMS geleistet werden.
- DocuWare bietet ausreichend Schnittstellen, um eine ERP-Einführung auch zu einem späteren Zeitpunkt zu realisieren.
So schlug man die sprichwörtlichen mehreren Fliegen mit einer Klappe.
Effekte
Wissensdatenbank inklusive
Schnell zeigte sich, dass das System noch viel mehr konnte als „nur“ Rechnungen und Lieferscheine zu erfassen und in einen Freigabeprozess einzubinden. Durch die Verwaltung der ebenfalls eingescannten Materialprüfzeugnisse und DIN-Normen wurde DocuWare zur Basis für eine umfassende Wissensdatenbank.
Das Suchen hat ein Ende
Die Software ermöglicht den Zugriff auf weit über dreitausend Projekte wie Bau- und Auftragsakten und Statiken. Diese sind als komplette Dokumentensammlung abgelegt, bis hin zum kleinsten Notizzettel. Informationen, die zusammengehören, bleiben so auch zusammen.
Musste früher erst zeitaufwändig der richtige Aktenordner gesucht und dieser dann „durchgearbeitet“ werden, hat nun jeder berechtigte Anwender von seinem Arbeitsplatz aus zentralen Zugriff auf alle Informationen in Echtzeit. Die Volltextsuche erleichtert das Auffinden zusätzlich.
Qualitätsmanagement überzeugt auch Prüfer
Diese Optimierung des Qualitätsmanagement überzeugte auch die Prüfinstitute: nach den Erstzertifizierungen zur EN1090 Exc33 und ISO 9001:2008 noch in 2013, wurde Ossendorf Stahlbau Ende 2015 als eines der ersten hundert Unternehmen deutschlandweit nach ISO 9001:2015 zertifiziert.
Die Prüfer lobten besonders, dass nicht nur die Normen, Prüfzeugnisse und Arbeitsanweisen zentral erfasst werden, sondern dass auch der Zugriff auf die kompletten digitalen Projektakten gesichert ist.
DocuWare hat dem Erreichen dieses nach innen und außen wichtigen Qualitätsnachweis den Weg geebnet.
Projektstand
Geschäftsführer Jörg Blisniewski betont: „Wir können im internationalen Wettbewerb nur bestehen, wenn wir uns ständig weiterentwickeln“.
Was bei anderen nur ein theoretisches Ziel sein mag, ist bei Ossendorf gelebter Alltag. In 2015 führte der Stahlbauer mit einem externen Dienstleister eine umfassende Potentialberatung durch.
Und auch die DocuWare-Installation wird kontinuierlich weiterentwickelt. Die Geschäftsführung nutzt bereits das TaskManager-Modul zur Übersicht des Rechnungsstatus, die „Intelligent Indexing“ Funktion in der Testphase.
Mit diesem Modul werden die wichtigsten Metadaten der eingescannten Dokumente erfasst und als Indexbegriffe vorgeschlagen. Das System lernt bei jedem Vorgang: Wird ein Dokumenttyp erkannt, werden empfohlene Indexbegriffe automatisch zugeordnet.
Nicht zuletzt bildet das DocuWare die Basis für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Diese konkreten Weiterentwicklungen wie auch die bereits angedachte Cloud-Lösung sind Beweis belegen die gute Zusammenarbeit.
Fazit
„Das ganze Rosenberger-Team rund um Herrn Koke hat unsere Ansprüche hervorragend verstanden und umgesetzt. Wenn Unsicherheiten auftraten, waren Details im Workflow oder in der generellen Anwendung durch uns nicht exakt definiert worden. Da braucht man Partner, die ihr Produkt beherrschen, wenn man zu effizienten Lösungen kommen will. Das schafft Vertrauen und Sicherheit“, fasst Jörg Blisniewski zusammen
„Das ganze Rosenberger-Team hat unsere Ansprüche hervorragend verstanden und umgesetzt.”Jürgen Blisniewski, Geschäftsführer Ossendorf GmbH
„Das System lebt und wird intensiv genutzt“Andreas Pöpping, Leiter Qualitätsmanagement Ossendorf GmbH
„Das System lebt und wird intensiv genutzt“, sagt Andreas Pöpping, Leiter Qualitätsmanagement bei Ossendorf. „Der Einsatz von DocuWare bietet klare Vorteile für die Dokumentation und Rückverfolgbarkeit unserer Projekte. Damit haben wir im Qualitätswesen einen entscheidenden Schritt nach vorne gemacht“.