Digitalisierung Bauaktenarchiv
140.000 Bauakten werden digital
Auf einen Blick
Kunde: Oberbergischer Kreis
Umsetzung: 2018
Dokumente: Bauakten
Plattform: LinkBase
Projektrahmen: Digitalisierung des Bauaktenarchiv mit rund 140.000 Akten und Übernahme in das georeferenzierte Dokumenten-Managementsystems LinkBase.
Ansprechpartner
Im Jahr 2017 entscheidet die Kreisverwaltung, ein umfangreiches Projekt zur Digitalisierung des Bauaktenarchivs zu starten. Rund 140.000 Akten – die ältesten aus dem Jahr 1934 – werden von rosenberger | data übernommen, digitalisiert und in das georeferenzierte Dokumenten-Managementsystems LinkBase überführt.
Ausgangssituation & Rahmenbedingungen
Das Bauaktenarchiv des Oberbergischen Kreises umfasst etwa 140.000 Bauakten ab dem Jahr 1934. Eigentümer bebauter Grundstücke können die beim Kreisbauamt vorhandenen Bauakten zu Ihrem Grundstück einsehen.
Darüber hinaus ist auch in zahlreichen Baugenehmigungsverfahren der Zugriff auf archivierte Bauakten im Rahmen der technischen Sachbearbeitung der Bauaufsicht zwingend erforderlich.
Um dieses Verfahren zu beschleunigen sowie den durch den ständigen Zugriff angegriffenen Archivbestand zu schonen, wird 2017 die Digitalisierung des Bauaktenarchivs beschlossen.
Da das georeferenzierte Dokumentenmanagementsystem LinkBase sich bereits in der Katasterverwaltung des Kreises bewährt hat, ist LinkBase auch für das Kreisbauamt erste Wahl.
Anforderungen an die Lösung
Zukunftssicherheit & Schutz
Eine wichtige Anforderung bei der elektronischen Archivierung ist die dauerhafte Konservierung der in den Archivbeständen enthaltenen Informationen.
Zudem schützen elektronische Archive den Bestand gegen Verlust durch Brand, Wasserschäden oder die Beanspruchung durch den Zugriff auf den Bestand.
Zeit & Geld sparen & Service verbessern
Auch die Suche nach und die Bereitstellung von Dokumenten kostet in der Verwaltung viel Zeit.
Mit einer elektronische Archivierung wird den Mitarbeitenden der Bauverwaltung sowie extern Auskunftssuchenden ein wesentlich schnellerer Zugriff auf die Dokumente ermöglicht.
Die Anforderungen und der Leistungsumfang umfassen:
- die Digitalisierung des gesamten Bauaktenarchivs im Format PDF/A (komprimiert)
- die Übernahme und und sichere Einlagerung der Akten während der Projektlaufzeit
- die komplette Digitalisierung und Indizierung des Bestandes, einschließlich Mikrofichen und Plänen in hoher Qualität
- jederzeitige Gewährleistung des gewohnten Archivbetriebs
Einhaltung der Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes und des Datenschutzgesetzes des Landes Nordrhein-Westfalen - Dokumentenverwaltung georeferenziert und mit der Möglichkeit externer Zugriffe über das Internet
Herausforderungen
- 140.000 Bauakten
- Unterschiedliche Formate (A4 bis A0)
- Unterschiedliche Medienarten (Pläne, Dokumente, Mikrofiche, Mikrofilm-Jackets)
- Stark schwankende Vorlagenqualität
- Beschädigte Vorlagen
- Hohe Anforderungen an die Qualität der Digitalisate
- Umfangreiche Indizierung der Digitalisate
Lösung
Nach einer europaweiten Ausschreibung des Digitalsierungsvorhabens erhält rosenberger | data den Zuschlag für die Digitalisierung des Archivs.
Für die dauerhafte elektronische Archivierung kommt das georeferenzierte Dokumenten-Managementsystem LinkBase zum Einsatz.
Die von rosenberger | data entwickelte Lösung wird bereits seit 2010 im Amt für Geoinformation und Liegenschaftskataster des Oberbergischen Kreises erfolgreich eingesetzt.
Mit LinkBase wird jederzeit ein gesicherter Zugriff auf alle digitalen Dokumente, Zeichnungen, Akten und Mikroformen ermöglicht – georeferenziert und von jedem PC-Arbeitsplatz.
Logistik & Scan
Der Bauaktenbestand wird von rosenberger | data abgeholt und im eigenen Digitalisierungszentrum in Bielefeld digitalisiert und indiziert. Die Akteninhalte müssen getrennt werden, damit sie dann mittels verschiedener Scanverfahren digitalisiert werden können.
Die digitalisierten Daten werden verschlüsselt und in das georeferenzierte DMS LinkBase eingespielt.
Einrichtung & Schulung
Parallel wird LinkBase im Kreisbauamt eingerichtet und die Anwenderinnen und Anwender von den Rosenberger-Consultants geschult.
Effekte
- Mit der Digitalisierung des Bauaktenarchivs ist es nun möglich, Eigentümerinnen und Eigentümern elektronische Einsicht in archivierte Bauakten mit Baubeschreibungen, Baugenehmigungen, Grundrissen oder Statiken zu ermöglichen.
- Unabhängig vom Originalformat der Unterlagen (Dokumente, Pläne, Mikrofiche) stehen jetzt alle Informationen unmittelbar zur Verfügung.
- Durch die Digitalisierung des Archivs ist es nicht mehr notwendig, umfangreiche Räume für das Archiv vorzuhalten.
- Die komfortablen Suchfunktionen sowie die Indizierung des Archivbestandes verringern die Suchzeiten erheblich; benötigte Informationen werden nun in kürzester Zeit gefunden.
- Durch den digitalen Zugriff auf die Bestände wird zudem die Qualität des Archivgutes nicht mehr beeinträchtigt.
Projektstand Ende 2019
Fazit
Die Digitalisierung des Bauaktenarchivs mit LinkBase schützt die bedrohten Archivbestände und ist ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zur digitalen Verwaltung.
“LinkBase wurde bereits in der Katasterverwaltung des Oberbergischen Kreises erfolgreich eingesetzt, daher fiel uns die Entscheidung für LinkBase leicht!”, so Michael Starck Amtsleiter des Kreisbauamtes.
“Das georeferenzierte Dokumenten-Managementsystem LinkBase erfüllt in besonderer Weise unsere Anforderungen im Hinblick auf eine einfache Handhabung sowie sowie der Ansicht und dem Druck großformatiger Dokumente.”
Zudem wird es durch LinkBase ermöglicht, die zentralen Ziele des E-Government zu erreichen: Die Verbesserung der Servicequalität, ein vereinfachter Zugang zur Verwaltung sowie zur Nutzung von Verwaltungsdienstleistungen und die Verbesserung von Qualität und Effizienz der Verwaltungsvorgänge.
“Das georeferenzierte Dokumenten-Managementsystem LinkBase erfüllt in besonderer Weise unsere Anforderungen im Hinblick auf eine einfache Handhabung sowie Daten- und Druckmanagement, gerade im Großformat.”
Michael Starck, Amtsleiter Kreisbauamt Oberbergischer Kreis