Platzsparend & zukunftssicher
Aktenordner und ganze Bestände mit Papierdokumenten brauchen viel Platz, der zunehmend knapp und teuer ist. Zudem kann auf die Papierdokumente nicht von extern zugegriffen werden, das macht die Suche nach Dokumenten und Informationen aufwändig und zeitintensiv.
Mit der Digitalisierung Ihrer Akten sichern Sie Ihre Bestände vor Elementarschäden, wie Wasser oder Feuer, sparen 95 % Platz ein und können von überall – z. B. vom Homeoffice – auf Ihre Dokumente zugreifen.
Digitale Akten wie im Original
Beim Scannen und Digitalisieren von Akten und Aktenordnern werden verschiedene Belegarten in unterschiedlichen Größen und Formaten parallel verarbeitet. Kleinformatige Dokumente, wie Rechnungen, Kontoauszüge oder Verträge müssen von großformatigen Dokumenten getrennt, auf verschiedenen Scannern digitalisiert und elektronisch wieder zusammengeführt werden. Dabei muss die ursprüngliche Reihenfolge der Dokumente in der Akte erhalten bleiben.
Komplexe Informationsstrukturen…
Viele Unternehmen und öffentliche Verwaltungen stehen vor der Herausforderung, ihre Akten bis zu 30 Jahre und länger aufbewahren zu müssen.
Je nach Größe der Organisation und Anzahl der Vorgänge kommt dabei eine Menge Papier zusammen, das viel Platz und – oftmals teueren – Archivraum beansprucht.
…perfekt digital abgebildet
Die Scanspezialisten von rosenberger | data sorgen dafür, dass Struktur und Reihenfolge der Papierdokumente eines Aktenordners auch digital erhalten bleiben. Dabei ist die Anzahl der zu digitalisierenden Dokumente ebenso egal wie die Anzahl der Ordner, die Aktenstruktur oder die unterschiedlichen Dokumentengrößen und -formate. Ihr digitales Archiv ist wie das Orginal, Sie brauchen sich also nicht umzustellen.
Digitalisieren Sie jetzt Ihre Aktenbestände!
Profitieren Sie von den Scan- & Archivierungslösungen
Befreien Sie sich von Papier, sparen Sie Platz und greifen Sie per Mausklick auf Ihre Akten zu! Finden Sie schnell benötigte Informationen und stellen Sie Dokumente und Akten einfach vom Schreibtisch aus zur Verfügung. Mit den Lösungen von rosenberger | data für den digitalen Aktenordner geht bei der Digitalisierung keine Information verloren. Und mit dem elektronischen Dokumentenarchiv LinkBase können Sie Ihre Akten komfortabel verwalten, Dokumente im Volltext durchsuchen und per Mausklick aufrufen.
Ihre Vorteile mit Rosenberger
In unserem professionellen Scancenter und mit dem geschulten Fachpersonal bieten wir Ihnen umfassende Lösungen von der digitalen Datei bis zum komplexen Archivsystem.
Integrale Bestandteile jeder Zusammenarbeit mit uns sind Datenschutz, Vertraulichkeit und Zuverlässigkeit. Unsere Arbeitsabläufe und das Qualitätsmanagementsystem sind nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert.
So nutzen Sie alle Vorteile der Digitalisierung – sicher, professionell und nachhaltig.
Zertifizierte Qualität & Datensicherheit
Seit über 100 Jahren reproduzieren und archivieren wir Dokumente und Daten für die unterschiedlichsten Anforderungen. rosenberger | data war der erste Fachbetrieb dieser Art, der mit dem Qualitätssiegel ISO 9001 ausgezeichnet wurde.
Heute bieten wir Ihnen gleich doppelte Sicherheit bei Datenverarbeitung und Informationssicherheit: Unsere Zertifizierungen nach ISO 9001:2015 und ISO 27001:2013 belegen unsere Professionalität um Umgang mit Ihren Daten und Projekten.
So funktioniert’s
Die Digitalisierung und Archivierung Ihrer Akten ist ein Prozess, den wir gemeinsam mit Ihnen festlegen. Aus der Erfahrung von mehreren Hundert Digitalisierungsprojekten hat sich folgender Ablauf bewährt:
1
Kostenfreie Testphase
- Den ersten Ordner oder wahlweise mehrere Akten digitalisieren wir für Sie kostenlos.
- So können Sie die Scanqualität beurteilen und das Datenhandling sowie die Archivierung testen.
- Die Probescans werden ebenso für die Kalkulation und Preisermittlung herangezogen.
2
Wir sorgen für die gesicherte Logistik Ihres Scanguts:
- Um Kosten zu sparen, wird das Archiv zunächst gesichtet
- Nicht benötigte Unterlagen werden vor der Digitalisierung aussortiert
- Ihre Ordner bzw. Akten werden verpackt, markiert und von uns in unser Sicherheitslager transportiert.
3
Vor der Digitalisierung bereiten wir Ihre Ordner und Akten, ggf. Pläne und Zeichnungen vor:
- Entklammern der Dokumente,
- Anbringen von Barcodes zum Trennen von groß- und kleinformatigen Dokumenten
- Separierung von Überformaten
4
Jetz beginnt die Digitalisierung:
- Mit Hochleistungsscannern digitalisieren wir jedes Blatt, jeden Plan und jede Zeichnung Ihrer Akten.
- In schwarz/weiß oder farbig, damit keine wichtigen Informationen verloren gehen
- Rückseiten ohne Inhalte werden gelöscht
5
Nach dem Scan werden die Daten für die Archivierung optimiert:
- Die Rohdateien werden in ein für die Langzeitarchivierung geeignetes und genormtes Dateiformat konvertiert und Speicherplatz sparend komprimiert.
- Je nach Kundenwunsch können wir alle gängigen PDF/A-Formate (PDF/A-1 bis A-2u) erzeugen
6
Metadaten unterstützen Sie in der täglichen Arbeit:
- Auf Wunsch erfassen wir zu jeder Akte oder Dokument entsprechende Indizes oder Metadaten, z. B. Suchbegriffe
- MIt diesen Metadaten finden Sie die Dokumente und Informationen schnell und gezielt.
- Dazu gehört auch die Erstellung einer elektronischen Ablagestruktur, nach der Sie wie im Papierarchiv nach Dokumenten suchen können.
7
Wir stellen Ihnen die fertigen digitalen Ordner, Akten und Dokumente nach Ihren Wünschen bereit:
- Auf verschlüsselten Datenträgern (USB-Sticks oder Festplatten)
- Zum verschlüsselten Abruf über unseren FTP-Server
- In unserem Archivsystem Mehr Infos zu LinkBase
- In einem Archivsystem Ihrer Wahl
8
Nachdem Sie die digitalen Daten erhalten haben, haben Sie ausreichend Zeit zum Test. In der Zwischenzeit geht nichts verloren:
- Nach Auslieferung der elektronischen Dokumente prüfen Sie Ihr elektronisches Archiv und die darin befindlichen Dokumente.
- Zum Zwecke der Qualitätssicherung erstellen wir eine Sicherungskopie der ausgelieferten Daten, die wir spätestens 24 Monate nach Auslieferung löschen.
9
Nach der Prüfung beurteilen wir gemeinsam den weiteren Umgang mit den Originaldokumenten:
- Nach Ihrer schriftlichen Freigabe vernichten wir die originalen Papierdokumente – selbstverständlich unter Einhaltung aller Datenschutzvorgaben.
- Gerne lagern wir die Originalunterlagen auch gern langfristig für Sie ein oder liefern Sie Ihnen zurück.
Unsere Kunden
Software Für automatisierte Dokumentenverarbeitung
Vergessen Sie das manuelle Erfassen von Unterlagen, wie Eingangsrechnungen und lassen Sie die Informationen automatisch aus. Archivieren Sie Ihre Dokumente mühelos und GoBD-konform und rufen Sie diese einfach per Mausklick auf.
Automatisieren Sie Prüfungs- und Freigabeprozesse mit digitalen Workflows und übergeben Sie automatisch erstellte Buchungsdatensätze mühelos in Ihr Finanz- oder ERP-System.
Sparen Sie 95 % der Zeit bei der Datenerfassung und lassen Sie sich automatisch an Fristen erinnern!
