Die Zukunft Ihrer Bestände sichern
Architekturbüros, Ingenieurbüros, Bauunternehmen und Bauämter stehen vor der Herausforderung, Bauakten bis zu 30 Jahre und länger aufbewahren zu müssen. Je nach Größe der Organisation und Anzahl der Bauvorhaben kommt dabei eine Menge Papier zusammen, das viel Platz und – oftmals teueren – Archivraum beansprucht.
Befreien Sie sich vom Papier!
Mit unseren Scanservices für zahlreiche Medien und Formate sichern Sie Ihren Bauaktenbestand, greifen von überall auf Ihre Dokumente zu und verbessern Ihren Kundenservice. Sie finden schnell benötigte Informationen und stellen Dokumente, Pläne, Zeichnungen und Akten einfach vom Schreibtisch aus zur Verfügung.
Digitale Bauakten wie im Original
Das Scannen und Digitalisieren von Bauakten stellt besondere Anforderungen an den Scandienstleister: Im Rahmen des Digitalisierungsprozesses müssen verschiedene Belegarten in unterschiedlichen Größen und Formaten möglichst parallel verarbeitet werden.
Komplexe Unterlagenstruktur…
Kleinformatige Dokumente, wie Bautagebücher, Berechnungen, Vergabeunterlagen, Verträge, Schriftverkehr, Gutachten und Baugenehmigungen müssen von Großformat-Dokumenten zum Scannen getrennt, auf verschiedenen Scannern digitalisiert und nach der Digitalisierung elektronisch wieder zusammengeführt werden. Dabei muss die ursprüngliche Reihenfolge der Dokumente in der Akte selbstverständlich erhalten bleiben.
…perfekt digital abgebildet
Die Scanspezialisten von rosenberger | data sorgen dafür, dass Struktur und Reihenfolge der Papierdokumente einer Bauakte auch digital erhalten bleiben. Dabei ist die Anzahl der zu digitalisierenden Dokumente ebenso egal wie die Anzahl der Ordner, die Aktenstruktur oder die unterschiedlichen Dokumentengrößen und -formate. Ihr digitales Bauaktenarchiv ist wie das Orginal, Sie brauchen sich also nicht umzustellen.
Digitalisieren Sie jetzt Ihre Bauakten!
Sichern Sie sich Ihren Digitalisierungsgutschein & vereinbaren Sie einen Probescan Ihrer Unterlagen.
Profitieren Sie von den Scan- & Archivierungslösungen
Ihre Vorteile mit Rosenberger
In unserem professionellen Scancenter und mit dem geschulten Fachpersonal bieten wir Ihnen umfassende Lösungen von der digitalen Datei bis zum komplexen Archivsystem.
Integrale Bestandteile jeder Zusammenarbeit mit uns sind Datenschutz, Vertraulichkeit und Zuverlässigkeit. Unsere Arbeitsabläufe und das Qualitätsmanagementsystem sind nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert.
So nutzen Sie alle Vorteile der Digitalisierung – sicher, professionell und nachhaltig.
Zertifizierte Qualität & Datensicherheit
Seit über 100 Jahren reproduzieren und archivieren wir Dokumente und Daten für die unterschiedlichsten Anforderungen. rosenberger | data war der erste Fachbetrieb dieser Art, der mit dem Qualitätssiegel ISO 9001 ausgezeichnet wurde.
Heute bieten wir Ihnen gleich doppelte Sicherheit bei Datenverarbeitung und Informationssicherheit: Unsere Zertifizierungen nach ISO 9001:2015 und ISO 27001:2013 belegen unsere Professionalität um Umgang mit Ihren Daten und Projekten.
So funktioniert’s
Das Scannen und die digitale Bereitstellung Ihrer Bauakten ist ein Prozess, den wir gemeinsam mit Ihnen festlegen. Aus der Erfahrung von Hunderten Digitalisierungsprojekten hat sich folgender Ablauf bewährt:
1
Kostenfreie Testphase
- Den ersten Ordner oder wahlweise mehrere Akten digitalisieren wir für Sie kostenlos.
- So können Sie die Scanqualität beurteilen und das Datenhandling sowie die Archivierung testen.
- Die Probescans werden ebenso für die Kalkulation und Preisermittlung herangezogen.
2
Wir sorgen für die gesicherte Logistik Ihres Scanguts:
- Um Kosten zu sparen, wird das Archiv zunächst gesichtet
- Nicht benötigte Unterlagen werden vor der Digitalisierung aussortiert
- Ihre Ordner bzw. Akten werden verpackt, markiert und von uns in unser Sicherheitslager transportiert.
3
Vor der Digitalisierung bereiten wir Ihre Ordner und Akten, ggf. Pläne und Zeichnungen vor:
- Entklammern der Dokumente,
- Anbringen von Barcodes zum Trennen von groß- und kleinformatigen Dokumenten
- Separierung von Überformaten
4
Jetz beginnt die Digitalisierung:
- Mit Hochleistungsscannern digitalisieren wir jedes Blatt, jeden Plan und jede Zeichnung Ihrer Akten.
- In schwarz/weiß oder farbig, damit keine wichtigen Informationen verloren gehen
- Rückseiten ohne Inhalte werden gelöscht
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Nach dem Scan werden die Daten für die Archivierung optimiert:
- Die Rohdateien werden in ein für die Langzeitarchivierung geeignetes und genormtes Dateiformat konvertiert und Speicherplatz sparend komprimiert.
- Je nach Kundenwunsch können wir alle gängigen PDF/A-Formate (PDF/A-1 bis A-2u) erzeugen
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Metadaten unterstützen Sie in der täglichen Arbeit:
- Auf Wunsch erfassen wir zu jeder Akte oder Dokument entsprechende Indizes oder Metadaten, z. B. Suchbegriffe
- MIt diesen Metadaten finden Sie die Dokumente und Informationen schnell und gezielt.
- Dazu gehört auch die Erstellung einer elektronischen Ablagestruktur, nach der Sie wie im Papierarchiv nach Dokumenten suchen können.
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Wir stellen Ihnen die fertigen digitalen Ordner, Akten und Dokumente nach Ihren Wünschen bereit:
- Auf verschlüsselten Datenträgern (USB-Sticks oder Festplatten)
- Zum verschlüsselten Abruf über unsere FTP-Server
- In unserem Archivsystem LinkBase
- In einem Archivsystem Ihrer Wahl
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Nachdem Sie die digitalen Daten erhalten haben, haben Sie ausreichend Zeit zum Test. In der Zwischenzeit geht nichts verloren:
- Nach Auslieferung der elektronischen Dokumente prüfen Sie Ihr elektronisches Archiv und die darin befindlichen Dokumente.
- Zum Zwecke der Qualitätssicherung erstellen wir eine Sicherungskopie der ausgelieferten Daten, die wir spätestens 24 Monate nach Auslieferung löschen.
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Nach der Prüfung beurteilen wir gemeinsam den weiteren Umgang mit den Originaldokumenten:
- Nach Ihrer schriftlichen Freigabe vernichten wir die originalen Papierdokumente – selbstverständlich unter Einhaltung aller Datenschutzvorgaben.
- Gerne lagern wir die Originalunterlagen auch gern langfristig für Sie ein oder liefern Sie Ihnen zurück.
Unsere Kunden
