Digitale Dokumente in allen Formaten
Dokumente scannen
Befreien Sie sich vom Papier.
Sparen Sie Platz & Ressourcen.
Sichern Sei die Zukunft Ihrer Dokumente.
Greifen Sie von überall auf Ihre Informationen zu.

Dokumente scannen, Archivieren & digital verarbeiten

Rechnungen und Handelspapiere rechtskonform archivieren, Dokumente per Mausklick durchsuchen und Informationen schnell finden, papierbasierte Prozesse beschleunigen und effizienter gestalten, Platz schaffen oder Ressourcen schonen: Es gibt viele gute Gründe, Papierdokumente zu scannen und sie digital zu bearbeiten und abzulegen. Mit den Digitalisierungsprofis von rosenberger | data sparen Sie Platz, Zeit und Geld!

Verabschieden Sie sich von manueller Verarbeitung…

Durch das Scannen und die digitale Archivierung von Dokumenten profitieren auf viele Arten: Papierstapel gehören der Vergangenheit an, alle Unterlagen liegen geordnet in Ihrem elektronische Archiv.  Die Zeit für die Datenerfassung und die Prüfung von Informationen wird auf ein Minimum reduziert, der Platzbedarf für die Archivierung entfällt praktisch vollständig.
Weiterere Vorteile: Dokumente können von überall eingesehen und mobil bearbeitet oder freigegeben werden.

…digitalisieren Sie Ihren Dokumentenbestand einfach & effektiv

Als professioneller Scandienstleister übernehmen wir die gesamte Digitalisierung Ihrer Dokumente für Sie. Mit unseren Hochleistungsscannern und dem geschulten Fachpersonal digitalisieren wir produktiv und effizient Ihre Dokumente – egal welchen Formats.
Gescannte Dokumente sind die Grundlage für effiziente und automatisierte Arbeitabläufe im papierlosen Büro. Sie können die digitalen Unterlagen überall und auf jedem Gerät anzeigen – selbstverständlich auch mobil.

Digitalisieren Sie jetzt Ihre Dokumente!

Sichern Sie sich Ihren Digitalisierungsgutschein & vereinbaren Sie einen Probescan Ihrer Unterlagen.

Profitieren Sie von Scan- & Archivierungslösungen

Durch Digitalisierung wird nicht nur die Suche nach Dokumenten erheblich vereinfacht, sondern Sie können auch ortsunabhängig und mobil auf die Informationen zugreifen und die Unterlagen in digitalen Workflows bearbeiten. Sie sparen eine Menge Papier und Platz und finden alle benötigten Informationen umso schneller.

90% mehr Platz

Der Platz für Papierdokumente kann anderweitig genutzt werden. Das spart Raumkosten.

Finden statt suchen

Benötigte Dokumente und Informationen sind dank Verschlagwortung, Texterkennung (OCR) und Volltextsuche in Sekunden gefunden.

Überall verfügbar

Digitale Dokumente können von überall und von jedem Gerät abgerufen und bearbeitet werden.

Durchgängiges Medienformat

Machen Sie Schluss mit hybrider Dokumentenverwaltung in Papier und elektronischen Dateien. Managen Sie Ihre Dokumente komplett digital und fassen Sie sie in einem sicheren, zentralen Archiv zusammen.

Automatische Analyse

Dokumente können automatisch ausgelesen, durchsucht und analysiert werden. Zudem werden Sie sicher und rechtskonform archiviert.

Schutz vor Verlust

Daten digitaler Dokumente können nahezu kostenneutral mehrfach und an verschiedenen Orten gespeichert werden. Das schützt nachhaltig vor Verlust und Elementarrisiken wie Feuer oder Wasser.

Effizienzsteigerung

Auskunftsverfahren und Recherchen lassen sich mit digitalen Workflows automatisieren. Das spart Zeit und Kosten.

Service verbessern

Digitale Dokumente können extern zur Verfügung gestellt werden. Benötigte Unterlagen werden für Kunden und Teammitglieder in Sekunden bereitgestellt, egal von unterschiedlichen Standort.

Ihre Vorteile mit Rosenberger

Mit unseren professionellen Scancenter und dem geschulten Fachpersonal bieten wir Ihnen umfassende Lösungen von der digitalen Datei bis zum komplexen Archivsystem.
Integrale Bestandteile jeder Zusammenarbeit mit uns sind Datenschutz,  Vertraulichkeit und Zuverlässigkeit. Unsere Arbeitsabläufe und das Qualitätsmanagementsystem sind nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert.
So nutzen Sie alle Vorteile der Digitalisierung – sicher, professionell und nachhaltig.

0
%
Transparenz
Full-Service Dienstleistung

Zu unserem Full-Service gehören Sichtung, Abholung, Lagerung, Aufbereitung, Digitalisierung, Indizierung und Archivierung.

0
%
schnellere Bearbeitung
Alle Längen & Formate

Wir verarbeiten nahezu alle Dokumente in unterschiedlichen Größen und scannen alle Formate bis A0.

Rechtskonforme Archivierung

Wir scannen und archivieren rechtskonform gemäß AO und GoBD. Die Scanprozesse sind nach TR-RESISCAN ausgerichtet.

Schnelle Bereitstellung

Auf Wunsch stellen wir Ihre digitalen Dokumente binnen weniger Stunden nach Anforderung elektronisch bereit.

0
%
schnellere Suche
Zertifizierte Datensicherheit

Die Sicherheit Ihrer Daten ist geschützt durch Datenverschlüsselung und weitere Methoden, zertifiziert nach ISO/IEC 27001.

0
%
mehr Platz

Zertifizierte Qualität & Datensicherheit

Logos der Zertifizierungen nach ISO 27001 & 9001

Seit über 100 Jahren reproduzieren und archivieren wir Dokumente und Daten für die unterschiedlichsten Anforderungen.  rosenberger | data war der erste Fachbetrieb dieser Art, der mit dem Qualitätssiegel ISO 9001 ausgezeichnet wurde.

Heute bieten wir Ihnen gleich doppelte Sicherheit bei Daten­verarbeitung und Informations­sicherheit: Unsere Zertifizierungen nach ISO 9001:2015 und ISO 27001:2013 belegen unsere Professionalität um Umgang mit Ihren Daten und Projekten.

so funktioniert’s

Wir bereiten Ihre Dokumente auf scannen sie und stellen sie ganz nach Wunsch für Sie bereit. Von der Postkarte bis zum großen Plan in DIN A0. Natürlich verschlüsselt und nach höchsten Sicherheitsstandards.

1

Kostenfreie Testphase

  • Den ersten Ordner oder wahlweise mehrere Akten digitalisieren wir für Sie kostenlos.
  • So können Sie die Scanqualität beurteilen und das Datenhandling sowie die Archivierung testen.
  • Die Probescans werden ebenso für die Kalkulation und Preisermittlung herangezogen.

2

Wir sorgen für die gesicherte Logistik Ihres Scanguts:

  • Um Kosten zu sparen, wird das Archiv zunächst gesichtet
  • Nicht benötigte Unterlagen werden vor der Digitalisierung aussortiert
  • Ihre Ordner bzw. Akten werden verpackt, markiert und von uns in unser Sicherheitslager transportiert.

3

Vor der Digitalisierung bereiten wir Ihre Ordner und Akten, ggf. Pläne und Zeichnungen vor:

  • Entklammern der Dokumente,
  • Anbringen von Barcodes zum Trennen von groß- und kleinformatigen Dokumenten
  • Separierung von Überformaten

4

Jetz beginnt die Digitalisierung:

  • Mit Hochleistungsscannern digitalisieren wir jedes Blatt, jeden Plan und jede Zeichnung Ihrer Akten.
  • In schwarz/weiß oder farbig, damit keine wichtigen Informationen verloren gehen
  • Rückseiten ohne Inhalte werden gelöscht

5

Nach dem Scan werden die Daten für die Archivierung optimiert:

  • Die Rohdateien werden in ein für die Langzeitarchivierung geeignetes und genormtes Dateiformat konvertiert und Speicherplatz sparend komprimiert.
  • Je nach Kundenwunsch können wir alle gängigen PDF/A-Formate (PDF/A-1 bis A-2u) erzeugen

6

Metadaten unterstützen Sie in der täglichen Arbeit:

  • Auf Wunsch erfassen wir zu jeder Akte oder Dokument entsprechende Indizes oder Metadaten, z. B. Suchbegriffe
  • MIt diesen Metadaten finden Sie die Dokumente und Informationen schnell und gezielt.
  • Dazu gehört auch die Erstellung einer elektronischen Ablagestruktur, nach der Sie wie im Papierarchiv nach Dokumenten suchen können.
, .

7

Wir stellen Ihnen die fertigen digitalen Ordner, Akten und Dokumente nach Ihren Wünschen bereit:

  • Auf verschlüsselten Datenträgern (USB-Sticks oder Festplatten)
  • Zum verschlüsselten Abruf über unsere FTP-Server
  • In unserem Archivsystem Mehr Infos zu LinkBase
  • In einem Archivsystem Ihrer Wahl

8

Nachdem Sie die digitalen Daten erhalten haben, haben Sie ausreichend Zeit zum Test. In der Zwischenzeit geht nichts verloren:

  • Nach Auslieferung der elektronischen Dokumente prüfen Sie Ihr elektronisches Archiv und die darin befindlichen Dokumente.
  • Zum Zwecke der Qualitätssicherung erstellen wir eine Sicherungskopie der ausgelieferten Daten, die wir spätestens 24 Monate nach Auslieferung löschen.
. .

9

Nach der Prüfung beurteilen wir gemeinsam den weiteren Umgang mit den Originaldokumenten:

  • Nach Ihrer schriftlichen Freigabe vernichten wir die originalen Papierdokumente – selbstverständlich unter Einhaltung aller Datenschutzvorgaben.
  • Gerne lagern wir die Originalunterlagen auch gern langfristig für Sie ein oder liefern Sie Ihnen zurück.

Unsere Kunden

Software Für automatisierte Dokumentenverarbeitung

Vergessen Sie das manuelle Erfassen von Dokumentendaten, wie Eingangsrechnungen und lassen Sie die Informationen automatisch aus. Archivieren Sie Ihre Dokumente mühelos und GoBD-konform und rufen Sie diese einfach per Mausklick auf.
Automatisieren Sie Prüfungs- und Freigabeprozesse mit digitalen Workflows und übergeben Sie automatisch erstellte Buchungsdatensätze mühelos in Ihr Finanz- oder ERP-System.
Sparen Sie 95 % der Zeit bei der Datenerfassung und lassen Sie sich automatisch an Fristen erinnern!

Nächste Schritte

Person writing in a note book
Scanservice testen
Testen Sie uns -
unverbindlich, kostenfrei &
mit individueller Beratung.
photo-of-people-doing-handshakes-3183197_pexels_1000
DigitalNow
Das umfassende Lösungspaket von Abholung Ihrer Unterlagen über Scan bis zum 24/7 Bereitstellungsservice.
Jetzt beraten lassen
Wir beraten Sie unabhängig zu den Vorteilen & Möglichkeiten der Digitalisierung - zugeschnitten auf Ihre Anwendung.

Digital Blog

Privacy Preferences
Wenn Sie unsere Webseite besuchen, werden einige Informationen als sogenannte Cookies auf Ihrem Computer gespeichert. Sie können hier selbst entscheiden, welche Cookies verwendet werden dürfen. Bitte beachten Sie, dass ohne diese Cookies die vollständige Funktionsfähigkeit der Webseite nicht gewährleistet werden kann.