Hand- & Mandantenakten scannen & archivieren
Legal Tech und ein sich schnell wandelnder Dienstleistungsmarkt erfordert den digitalen Wandel in Rechtsanwalts-, Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungskanzleien. Ein wichtiger Schritt ist die Digitalisierung des vorhandenen Aktenbestandes. Mit eAkten greifen Sie von überall auf Ihre Dokumente zu. Digitale Akten schaffen Platz, sind im Volltext durchsuchbar und erleichtern die Recherche und Bewertung juristischer Sachverhalte erheblich.
Schritte zur digitalen Kanzlei…
Die Kommunikation wird immer digitaler. Das gilt auch für Rechtsanwalts-, Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungskanzleien. Zudem steigen die Anforderungen der Mandanten an die Reaktionsgeschwindigkeit ihrer Berater und die Transparenz der Leistungserstellung.
Mit digitalen Akten und elektronischen Workflows können Kanzleiabläufe deutlich effizienter gestalten werden. Sie beschleunigen nicht nur die Kommunikation mit Mandanten, sie ermöglichen auch ein großes Einsparpotenzial durch automatisierte Prozesse, einheitliche Standards bei der Fallbearbeitung und gesicherten Zugriff auf die Unterlagen auch von außerhalb der Kanzlei.
Voraussetzung sind durchgehend digitale Dokumente, die in einem strukturierten und sicheren Archiv abgelegt sind.
…Digitalisierung mit höchsten Sicherheitsstandards
Das Scannen und Digitalisieren von Mandantenakten und Handakten verlangt vom Scandienstleister besonders hohe Sicherheitsstandards. Vor allem die Wahrung der Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten ist sehr wichtig.
Wir trennen Kanzleiakten beim Scannen strikt von anderen Belegarten und schützen sie während des kompletten Prozesses. Auch Transport, Lagerung und Aufbereitung erfolgt in und aus abschließbaren Behältern, sodass die Kanzlei-Handakten auch innerbetrieblich gegen Einsicht und Zugriff geschützt sind. Nur datenschutzrechtlich geschulte Mitarbeitende, die direkt mit der Digitalisierung betraut sind, haben Zugriff auf die Unterlagen. Diese Sicherheitsvorkehrungen gelten selbstverständlich auch für die elektronischen Dateien, die beim Scannen erzeugt werden.
Digitalisieren Sie jetzt Ihre Kanzleiakten!
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Profitieren Sie von Scan- & Archivierungslösungen
Durch Digitalisierung wird nicht nur die Suche in Kanzleiakten erheblich vereinfacht, sondern Sie können auch ortsunabhängig und mobil auf die Informationen zugreifen und in digitalen Workflows bearbeiten. Sie sparen eine Menge Papier und Platz und finden alle benötigten Informationen umso schneller.
Ihre Vorteile mit Rosenberger
Mit unseren professionellen Scancenter und dem geschulten Fachpersonal bieten wir Ihnen umfassende Lösungen von der digitalen Datei bis zum komplexen Archivsystem.
Integrale Bestandteile jeder Zusammenarbeit mit uns sind Datenschutz, Vertraulichkeit und Zuverlässigkeit. Unsere Arbeitsabläufe und das Qualitätsmanagementsystem sind nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert.
So nutzen Sie alle Vorteile der Digitalisierung – sicher, professionell und nachhaltig.
Zertifizierte Qualität & Datensicherheit
Seit über 100 Jahren reproduzieren und archivieren wir Dokumente und Daten für die unterschiedlichsten Anforderungen. rosenberger | data war der erste Fachbetrieb dieser Art, der mit dem Qualitätssiegel ISO 9001 ausgezeichnet wurde.
Heute bieten wir Ihnen gleich doppelte Sicherheit bei Datenverarbeitung und Informationssicherheit: Unsere Zertifizierungen nach ISO 9001:2015 und ISO 27001:2013 belegen unsere Professionalität um Umgang mit Ihren Daten und Projekten.
so funktioniert’s
Ihre Kanzleiakten werden von uns gescannt und Ihnen digital zur Verfügung gestellt. Die Digitalisierung Ihrer Kanzleiakten erfolgt nach folgendem Ablauf:
1
Kostenfreie Testphase
- Den ersten Ordner oder wahlweise mehrere Akten digitalisieren wir für Sie kostenlos.
- So können Sie die Scanqualität beurteilen und das Datenhandling sowie die Archivierung testen.
- Die Probescans werden ebenso für die Kalkulation und Preisermittlung herangezogen.
2
Wir sorgen für die gesicherte Logistik Ihres Scanguts:
- Um Kosten zu sparen, wird das Archiv zunächst gesichtet
- Nicht benötigte Unterlagen werden vor der Digitalisierung aussortiert
- Ihre Ordner bzw. Akten werden verpackt, markiert und von uns in unser Sicherheitslager transportiert.
3
Vor der Digitalisierung bereiten wir Ihre Ordner und Akten, ggf. Pläne und Zeichnungen vor:
- Entklammern der Dokumente,
- Anbringen von Barcodes zum Trennen von groß- und kleinformatigen Dokumenten
- Separierung von Überformaten
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Jetz beginnt die Digitalisierung:
- Mit Hochleistungsscannern digitalisieren wir jedes Blatt, jeden Plan und jede Zeichnung Ihrer Akten.
- In schwarz/weiß oder farbig, damit keine wichtigen Informationen verloren gehen
- Rückseiten ohne Inhalte werden gelöscht
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Nach dem Scan werden die Daten für die Archivierung optimiert:
- Die Rohdateien werden in ein für die Langzeitarchivierung geeignetes und genormtes Dateiformat konvertiert und Speicherplatz sparend komprimiert.
- Je nach Kundenwunsch können wir alle gängigen PDF/A-Formate (PDF/A-1 bis A-2u) erzeugen
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Metadaten unterstützen Sie in der täglichen Arbeit:
- Auf Wunsch erfassen wir zu jeder Akte oder Dokument entsprechende Indizes oder Metadaten, z. B. Suchbegriffe
- MIt diesen Metadaten finden Sie die Dokumente und Informationen schnell und gezielt.
- Dazu gehört auch die Erstellung einer elektronischen Ablagestruktur, nach der Sie wie im Papierarchiv nach Dokumenten suchen können.
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Wir stellen Ihnen die fertigen digitalen Ordner, Akten und Dokumente nach Ihren Wünschen bereit:
- Auf verschlüsselten Datenträgern (USB-Sticks oder Festplatten)
- Zum verschlüsselten Abruf über unsere SFTP-Server
- In unserem Archivsystem LinkBase
- In einem Archivsystem Ihrer Wahl
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Nachdem Sie die digitalen Daten erhalten haben, haben Sie ausreichend Zeit zum Test. In der Zwischenzeit geht nichts verloren:
- Nach Auslieferung der elektronischen Dokumente prüfen Sie Ihr elektronisches Archiv und die darin befindlichen Dokumente.
- Zum Zwecke der Qualitätssicherung erstellen wir eine Sicherungskopie der ausgelieferten Daten, die wir spätestens 24 Monate nach Auslieferung löschen.
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Nach der Prüfung beurteilen wir gemeinsam den weiteren Umgang mit den Originaldokumenten:
- Nach Ihrer schriftlichen Freigabe vernichten wir die originalen Papierdokumente – selbstverständlich unter Einhaltung aller Datenschutzvorgaben.
- Gerne lagern wir die Originalunterlagen auch gern langfristig für Sie ein oder liefern Sie Ihnen zurück.
Unsere Kunden
Akten archivieren und Verwalten
Jedes Digitalisierungsvorhaben benötigt eine stabile Plattform. Bei rosenberger | data erhalten Sie die Lösung, die perfekt zu Ihnen passt. Von Softwareherstellern, die zu den Besten der Branche gehören. Ergänzt durch Eigenentwicklungen, die eine reibungslose Integration in ihre IT-Landschaft ermöglicht. Legen Sie elektronische Mandantenakten revisionssicher ab, legen Sie detaillierte Zugriffsrechte und Berechtigungen auf einzelne Akten und Dokumente fest und greifen Sie von überall auf Ihre Handakten zu.
