Digitale Liegenschaftsakten
Liegenschafts-
akten scannen
Sichern Sie Pläne, Hausanschlussakten und Vertragsunterlagen.
Sparen Sie Zeit, Platz & Ressourcen.
Greifen Sie von überall auf Ihre Unterlagen zu.
Machen Sie Ihr Liegenschaften-Archiv zukunftssicher.
 

Sichern Sie ihren Aktenbestand

Ihre Liegenschaftsakten mit Versorgungsplänen, Skizzen, Hausanschluss- und Vertragsunterlagen nehmen viel Platz weg, sind ungeschützt gelagert und werden durch häufiges Kopieren immer schlechter. Der Personalaufwand für das Ein- und Aussortieren ist hoch und kostenintensiv.
Befreien Sie sich vom Papier!
Wir scannen nahezu alle Medien und Formate und sichern so Ihren Bauaktenbestand. Mit digitalisierten Liegenschaftsakten greifen Sie überall auf Ihre Dokumente zu, finden schnell wichtige Informationen und bearbeiten Pläne, Zeichnungen und Dokumente einfach vom Schreibtisch aus.

Digitale Akten – besser als das Original

Liegenschaftsakten bestehen aus vielen verschiedenen Dokumentenarten in vielen verschiedenen Größen und Formaten: Belege in Größe von DIN A5 bis zu großen Plänen im Format größer DIN A0 müssen bei der Digitalisierung möglichst parallel verarbeitet werden.

vielfältige Dokumentenstruktur…

Bei der Digitalisierung von Liegenschaftsunterlagen werden kleinformatige Dokumente wie z. B. Rechnungen, Vergabeunterlagen, Verträge, Genehmigungen oder Schriftverkehr von großformatigen Zeichnungen und Plänen getrennt, auf spezialisierten Hochleistungsscannern digitalisiert und nach dem Scannen wieder zusammengeführt. Dabei bleibt auch beim elektronischen Abbild die ursprüngliche Reihenfolge der Dokumente in der Akte selbstverständlich erhalten.

…perfekt digitalisiert.

Die Scanspezialisten von rosenberger | data sorgen dafür, dass Struktur und Reihenfolge der Papierdokumente einer Bauakte auch digital erhalten bleiben. Dabei ist die Anzahl der zu digitalisierenden Dokumente ebenso egal wie die Anzahl der Ordner, die Aktenstruktur oder die unterschiedlichen Dokumentengrößen und -formate. Ihr digitales Liegenschaftsarchiv ist wie das Orginal, Sie brauchen sich also nicht umzustellen.

Digitalisieren Sie jetzt Ihre Liegenschaftsakten!

Sichern Sie sich Ihren Digitalisierungsgutschein & vereinbaren Sie Noch heute einen Probescan.

Profitieren Sie von den Scan- & Archivierungslösungen

Platzersparnis

Teurer Raum für Papierarchive kann anderweitig genutzt werden.

Finden statt suchen

Dokumente & Informationen werden dank Verschlagwortung und Volltextsuche in Sekunden gefunden.

Überall verfügbar

Digitale Akten können von überall und von jedem Gerät abgerufen und bearbeitet werden.

Recherchen & Auskünfte

Digitale Liegenschaftsakten können beliebig oft durchsucht, kopiert, verschickt oder auch gedruckt werden. Ohne Verschleiß und ohne Qualitätsverlust.

Schutz vor Verlust

Ihre digitalen Akten können praktisch kostenneutral an verschiedenen Orten gespeichert werden. Das schützt nachhaltig vor Verlust und Elementarrisiken wie Feuer oder Wasser.

Geschäftsmodell

Recherche- und Auskunftsersuchen können ohne manuellen Aufwand abgewickelt und abgerechnet werden.

Effizienzsteigerung

Auskunftsverfahren und Recherchen lassen sich mit digitalen Workflows automatisieren. Das spart Zeit und Kosten.

Serviceverbesserung

Digitale Akten können extern zur Verfügung gestellt werden. Benötigte Unterlagen werden in Sekunden bereitgestellt.

Ihre Vorteile mit Rosenberger

Unser geschultes Fachpersonal bietet Ihnen in unserem Scancenter umfassende Lösungen von der digitalen Datei bis zum komplexen Archivsystem. Datenschutz,  Vertraulichkeit und Zuverlässigkeit sind die Grundlagen unserer Zusammenarbeit. Unsere Arbeitsabläufe und das Qualitätsmanagementsystem sind nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert.
Nutzen Sie alle Vorteile der Digitalisierung – sicher, professionell und nachhaltig.

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mehr Platz
Rechtskonforme Archivierung

Wir scannen und archivieren rechtskonform gemäß AO und GoBD.
Die Scanprozesse  sind nach TR-RESISCAN ausgerichtet.

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schnellere Bearbeitung
Alle Längen & Formate

Wir verarbeiten nahezu alle Dokumente in unterschiedlichen Größen und scannen alle Formate bis größer DIN A0.

Full-Service Dienstleistung

Zu unserem  Full-Service gehören Beratung, Abholung, Lagerung, Aufbereitung, Digitalisierung, Indizierung und Archivierung.

Zahlreiche Medientypen

In unserem professionellen Scan-Center digitalisieren wir die unterschiedlichsten Medientypen – vom Notizzettel bis zum Mikrofiche.

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kürzere Suchzeiten
Schnelle Bereitstellung

Auf Wunsch stellen wir Ihre Akten binnen weniger Stunden nach Anforderung elektronisch bereit.

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Transparenz

Zertifizierte Qualität & Datensicherheit

Logos der Zertifizierungen nach ISO 27001 & 9001

Seit über 100 Jahren reproduzieren und archivieren wir Dokumente und Daten für die unterschiedlichsten Anforderungen.  rosenberger | data war der erste Fachbetrieb dieser Art, der mit dem Qualitätssiegel ISO 9001 ausgezeichnet wurde.

Heute bieten wir Ihnen gleich doppelte Sicherheit bei Daten­verarbeitung und Informations­sicherheit: Unsere Zertifizierungen nach ISO 9001:2015 und ISO 27001:2013 belegen unsere Professionalität um Umgang mit Ihren Daten und Projekten.

So funktioniert’s

Das Scannen und die digitale Bereitstellung Ihrer Liegenschaftsunterlagen ist ein Prozess, den wir gemeinsam mit Ihnen festlegen. Aus der Erfahrung von Hunderten Digitalisierungsprojekten hat sich folgender Ablauf bewährt:

1

Kostenfreie Testphase

  • Den ersten Ordner oder wahlweise mehrere Akten digitalisieren wir für Sie kostenlos.
  • So können Sie die Scanqualität beurteilen und das Datenhandling sowie die Archivierung testen.
  • Die Probescans werden ebenso für die Kalkulation und Preisermittlung herangezogen.

2

Wir sorgen für die gesicherte Logistik Ihres Scanguts:

  • Um Kosten zu sparen, wird das Archiv zunächst gesichtet
  • Nicht benötigte Unterlagen werden vor der Digitalisierung aussortiert
  • Ihre Ordner bzw. Akten werden verpackt, markiert und von uns in unser Sicherheitslager transportiert.

3

Vor der Digitalisierung bereiten wir Ihre Ordner und Akten, ggf. Pläne und Zeichnungen vor:

  • Entklammern der Dokumente,
  • Anbringen von Barcodes zum Trennen von groß- und kleinformatigen Dokumenten
  • Separierung von Überformaten

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Jetz beginnt die Digitalisierung:

  • Mit Hochleistungsscannern digitalisieren wir jedes Blatt, jeden Plan und jede Zeichnung Ihrer Akten.
  • In schwarz/weiß oder farbig, damit keine wichtigen Informationen verloren gehen
  • Rückseiten ohne Inhalte werden gelöscht

5

Nach dem Scan werden die Daten für die Archivierung optimiert:

  • Die Rohdateien werden in ein für die Langzeitarchivierung geeignetes und genormtes Dateiformat konvertiert und Speicherplatz sparend komprimiert.
  • Je nach Kundenwunsch können wir alle gängigen PDF/A-Formate (PDF/A-1 bis A-2u) erzeugen

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Metadaten unterstützen Sie in der täglichen Arbeit:

  • Auf Wunsch erfassen wir zu jeder Akte oder Dokument entsprechende Indizes oder Metadaten, z. B. Suchbegriffe
  • MIt diesen Metadaten finden Sie die Dokumente und Informationen schnell und gezielt.
  • Dazu gehört auch die Erstellung einer elektronischen Ablagestruktur, nach der Sie wie im Papierarchiv nach Dokumenten suchen können.
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Wir stellen Ihnen die fertigen digitalen Ordner, Akten und Dokumente nach Ihren Wünschen bereit:

  • Auf verschlüsselten Datenträgern (USB-Sticks oder Festplatten)
  • Zum verschlüsselten Abruf über unsere SFTP-Server
  • In unserem Archivsystem LinkBase
  • In einem Archivsystem Ihrer Wahl

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Nachdem Sie die digitalen Daten erhalten haben, haben Sie ausreichend Zeit zum Test. In der Zwischenzeit geht nichts verloren:

  • Nach Auslieferung der elektronischen Dokumente prüfen Sie Ihr elektronisches Archiv und die darin befindlichen Dokumente.
  • Zum Zwecke der Qualitätssicherung erstellen wir eine Sicherungskopie der ausgelieferten Daten, die wir spätestens 24 Monate nach Auslieferung löschen.
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Nach der Prüfung beurteilen wir gemeinsam den weiteren Umgang mit den Originaldokumenten:

  • Nach Ihrer schriftlichen Freigabe vernichten wir die originalen Papierdokumente – selbstverständlich unter Einhaltung aller Datenschutzvorgaben.
  • Gerne lagern wir die Originalunterlagen auch gern langfristig für Sie ein oder liefern Sie Ihnen zurück.

Nächste Schritte

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