Sichere Digitalisierung
Personalakten digitalisieren
Scannen & archivieren Sie rechtskonform.
Setzen Sie auf elektronische Belege und befreien Sie sich von Papier
Machen Sie Ihre Unterlagen zukunftssicher
Arbeiten Sie in Teams zusammen – überall, an jedem Standort

Effizient & zukunftssicher

Personalakten sind das Herz  jeder Personalabteilung. In ihnen finden sich Lebensläufe, Gehalts- und Lohnabrechnungen, Zeugnisse und Zertifikate, Beurteilungen, Einarbeitungspläne und viele weitere Dokumente.

Wir scannen Ihre Personalakten und legen sie ab – in einem zentralen, sicheren und durchsuchbaren Archiv. So haben Sie überall Zugriff auf Ihre wichtigen Dokumente, können diese in wichtigen Workflows verwenden und den Service für Ihre Mitarbeitenden einfach verbessern.

Digitalisierung ist Vertrauenssache

Hohe Ansprüche…

Das Scannen und Digitalisieren von Personalakten stellt besonders hohe Anforderungen an den Scandienstleister.
Gerade in Personalakten finden sich viele personenbezogene Daten, die der Gesetzgeber unter außerordentlichen Schutz gestellt hat. Im Rahmen des Digitalisierungsprozesses müssen sensible Akten daher getrennt von anderen Belegarten verarbeitet und besonders geschützt werden.

…professionell umgesetzt

Die komplette Logistik- und Scan-Kette von rosenberger | data ist auf diese Anforderungen ausgerichtet. Vom Transport über Lagerung, Aufbereitung und Scannen bis zur Archivierung der digitalen Daten sind Ihre Unterlagen vor unbefügtem Zugriff geschützt. Zusätzlich können nur datenschutzrechtlich geschulte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit der Digitalisierung betraut sind, auf die Dokumente zugreifen.

Digitalisieren Sie jetzt Ihre Personalakten!

Sichern Sie sich Ihren Digitalisierungsgutschein & vereinbaren Sie einen Probescan Ihrer Unterlagen.

Profitieren Sie von Scan- & Archivierungslösungen

Durch Digitalisierung von Personalakten wird nicht nur die Suche nach Dokumenten erheblich vereinfacht, sondern Sie können auch ortsunabhängig und mobil auf Personaldokumente zugreifen und die Unterlagen mit Kolleginnen und Kollegen in digitalen Workflows bearbeiten. Sie sparen eine Menge Papier und Platz und finden alle benötigten Informationen umso schneller.

90 % weniger Platzbedarf

Der Platz für Papierdokumente kann anderweitig genutzt werden. Das spart Raumkosten.

Finden statt suchen

Benötigte Dokumente und Informationen sind dank Verschlagwortung und Volltextsuche in Sekunden gefunden.

Überall verfügbar

Digitale Akten können von überall und von jedem Gerät abgerufen und bearbeitet werden.

Serviceverbesserung

Mit wenigen Mausklicks stellen Sie benötigte Dokumente, wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Mitarbeitenden online zur Verfügung.

Effizienzsteigerung

Bewerbungs-, On- und Offboarding-Verfahren lassen sich digital automatisieren. Das spart Zeit und Kosten.

Schutz vor Verlust

Daten digitaler Personalakten können nahezu kostenneutral mehrfach und an verschiedenen Orten gespeichert werden. Das schützt nachhaltig vor Verlust und Elementarrisiken.

Ihre Vorteile mit Rosenberger

Mit unseren professionellen Scancenter und dem geschulten Fachpersonal bieten wir Ihnen umfassende Lösungen von der digitalen Datei bis zum komplexen Archivsystem.
Integrale Bestandteile jeder Zusammenarbeit mit uns sind Datenschutz,  Vertraulichkeit und Zuverlässigkeit. Unsere Arbeitsabläufe und das Qualitätsmanagementsystem sind nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert.
So nutzen Sie alle Vorteile der Digitalisierung – sicher, professionell und nachhaltig.

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mehr Platz
Rechtskonformität & DSGVO

Wir arbeiten DSGVO-konform. Sensible Personalakten werden in einem separaten Sicherheitsprozess digitalisiert.
Zudem scannen & archivieren gemäß AO und GoBD. Die Scanprozesse  sind nach TR-RESISCAN ausgerichtet.

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schnellere Durchlaufzeiten
Zahlreiche Medientypen

In unserem professionellen Scan-Center digitalisieren wir die unterschiedlichsten Medientypen – vom Notizzettel bis zum Mikrofiche.

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Transparenz
Full-Service Dienstleistung

Zu unserem  Full-Service gehören Sichtung, Beratung, Abholung, Lagerung, Aufbereitung, Digitalisierung, Indizierung und Archivierung.

Zertifizierte Qualität & Datensicherheit

Logos der Zertifizierungen nach ISO 27001 & 9001

Seit über 100 Jahren reproduzieren und archivieren wir Dokumente und Daten für die unterschiedlichsten Anforderungen.  rosenberger | data war der erste Fachbetrieb dieser Art, der mit dem Qualitätssiegel ISO 9001 ausgezeichnet wurde.

Heute bieten wir Ihnen gleich doppelte Sicherheit bei Daten­verarbeitung und Informations­sicherheit: Unsere Zertifizierungen nach ISO 9001:2015 und ISO 27001:2013 belegen unsere Professionalität um Umgang mit Ihren Daten und Projekten.

So Funktioniert’s

Das Scannen und die digitale Bereitstellung Ihrer Personalakten ist ein Prozess, den wir gemeinsam mit Ihnen festlegen. Aus der Erfahrung von Hunderten Digitalisierungsprojekten hat sich folgender Ablauf bewährt:

1

Kostenfreie Testphase

  • Den ersten Ordner oder wahlweise mehrere Akten digitalisieren wir für Sie kostenlos.
  • So können Sie die Scanqualität beurteilen und das Datenhandling sowie die Archivierung testen.
  • Die Probescans werden ebenso für die Kalkulation und Preisermittlung herangezogen.

2

Wir sorgen für die gesicherte Logistik Ihres Scanguts:

  • Um Kosten zu sparen, wird das Archiv zunächst gesichtet
  • Nicht benötigte Unterlagen werden vor der Digitalisierung aussortiert
  • Ihre Ordner bzw. Akten werden verpackt, markiert und von uns in unser Sicherheitslager transportiert.

3

Vor der Digitalisierung bereiten wir Ihre Ordner und Akten, ggf. Pläne und Zeichnungen vor:

  • Entklammern der Dokumente,
  • Anbringen von Barcodes zum Trennen von groß- und kleinformatigen Dokumenten
  • Separierung von Überformaten

4

Jetz beginnt die Digitalisierung:

  • Mit Hochleistungsscannern digitalisieren wir jedes Blatt, jeden Plan und jede Zeichnung Ihrer Akten.
  • In schwarz/weiß oder farbig, damit keine wichtigen Informationen verloren gehen
  • Rückseiten ohne Inhalte werden gelöscht

5

Nach dem Scan werden die Daten für die Archivierung optimiert:

  • Die Rohdateien werden in ein für die Langzeitarchivierung geeignetes und genormtes Dateiformat konvertiert und Speicherplatz sparend komprimiert.
  • Je nach Kundenwunsch können wir alle gängigen PDF/A-Formate (PDF/A-1 bis A-2u) erzeugen

6

Metadaten unterstützen Sie in der täglichen Arbeit:

  • Auf Wunsch erfassen wir zu jeder Akte oder Dokument entsprechende Indizes oder Metadaten, z. B. Suchbegriffe
  • MIt diesen Metadaten finden Sie die Dokumente und Informationen schnell und gezielt.
  • Dazu gehört auch die Erstellung einer elektronischen Ablagestruktur, nach der Sie wie im Papierarchiv nach Dokumenten suchen können.
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Wir stellen Ihnen die fertigen digitalen Ordner, Akten und Dokumente nach Ihren Wünschen bereit:

  • Auf verschlüsselten Datenträgern (USB-Sticks oder Festplatten)
  • Zum verschlüsselten Abruf über unsere SFTP-Server
  • In unserem Archivsystem LinkBase
  • In einem Archivsystem Ihrer Wahl

8

Nachdem Sie die digitalen Daten erhalten haben, haben Sie ausreichend Zeit zum Test. In der Zwischenzeit geht nichts verloren:

  • Nach Auslieferung der elektronischen Dokumente prüfen Sie Ihr elektronisches Archiv und die darin befindlichen Dokumente.
  • Zum Zwecke der Qualitätssicherung erstellen wir eine Sicherungskopie der ausgelieferten Daten, die wir spätestens 24 Monate nach Auslieferung löschen.
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Nach der Prüfung beurteilen wir gemeinsam den weiteren Umgang mit den Originaldokumenten:

  • Nach Ihrer schriftlichen Freigabe vernichten wir die originalen Papierdokumente – selbstverständlich unter Einhaltung aller Datenschutzvorgaben.
  • Gerne lagern wir die Originalunterlagen auch gern langfristig für Sie ein oder liefern Sie Ihnen zurück.

Software Für Digitale Personalakten

Jedes Digitalisierungsvorhaben benötigt eine stabile Plattform.  Bei rosenberger | data erhalten Sie die Lösung, die perfekt zu Ihnen passt. Von Softwareherstellern, die zu den Besten der Branche gehören. Ergänzt durch Eigenentwicklungen, die eine reibungslose Integration in ihre IT-Landschaft ermöglicht.
Legen Sie elektronische Personalakten revisionssicher ab, legen Sie detaillierte Zugriffsrechte und Berechtigungen auf einzelne Personaldokumente fest und automatisieren Sie Ihre Personalprozesse wie Bewerbung, Einarbeitung, Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen und vieles mehr.

Nächste Schritte

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