Digitale Projektakte
Projektakten digitalisieren
Sorgen Sie für Transparenz.
Stellen Sie Informationen von überall für alle zur Verfügung.
Befreien Sie sich vom Papier.
Sparen Sie Platz & Ressourcen.

ProjektOrdnung statt Papierchaos

Projekte leben von der intensiven Zusammenarbeit verschiedener Beteiligter und Teams innerhalb und außerhalb der eigenen Organisation. Dabei entstehen Projektakten mit Unmengen von Papier in unterschiedlichen Formaten. Je komplexer das Projekt, desto komplexer werden die Projektakten. Und desto aufwändiger wird es, die richtige Information zu finden. Wertvolle Ressourcen werden durch unnötige Suchen und lange Einarbeitungszeiten verschwendet.

Schaffen Sie jetzt Ordnung im Papierchaos! Mit unseren Lösungen und Scanservices für die digitale Projektakte finden alle Beteiligten Inhalte schnell und einfach. Informationen werden logisch verknüpft und endlich transparent.

Originale Projektakten im Digitalformat

Projektakten stellen besondere Anforderungen an den Scandienstleister: Dokumente, wie Pläne, Listen und Zeichnungen in unterschiedlichen Größen und Formaten müssen möglichst parallel verarbeitet werden und trotzdem in der originalen Ordnung erhalten bleiben.

Ersetzen Sie die Unübersichtlichkeit…
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Sie profitieren mehrfach vom professionellen Scan und der digitalen Archivierung Ihrer Projektakten: Regalmeter von Ordnern mit verschiedenen Papierformatenen werden überflüssig, denn alle Unterlagen liegen geordnet in Ihrem elektronische Archiv.  Sie und ihr Team sparen viel Zeit bei der Informationsbeschaffung und schaffen Transparenz gegenüber externen Dienstleistern, Behörden und Prüfern.

…durch perfekte digitale Projektakten
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Die Logik Ihrer Papierakten bleiben auch digital erhalten. Wir scannen Ihre Projektakten in der richtigen Reihenfolge und Ordnung, egal, um wieviele Dokumente in welchem Format es sich handelt.  Mit der digitalen Projektakte gewinnen Sie Zukunftssicherheit, Transparenz, sparen Ressourcen und schaffen Freiräume – ohne Ihr Team auf eine neue Struktur umstellen zu müssen.

Digitalisieren Sie jetzt Ihre Projektakten!

Sichern Sie sich Ihren Digitalisierungsgutschein & vereinbaren Sie einen Probescan Ihrer Unterlagen.

Profitieren Sie von den Scan- & Archivierungslösungen

Platzersparnis

Teurer Raum für Papierarchive kann anderweitig genutzt werden.

OrtsUnabhängig

Alle Projektdokumente können überall aufgerufen und mobil bearbeitet werden – egal ob aus dem Büro, von unterwegs oder aus dem Homeoffice.

Finden statt suchen

Informationen werden dank Verschlagwortung und Volltextsuche in Sekunden gefunden.

Transparenz

Digitale Projektakten schaffen maximale Transparenz für alle Beteiligten – auch wenn das Projekt schon lange abgeschlossen ist.

Schutz vor Verlust

Daten digitaler Projektakten können nahezu kostenneutral mehrfach und an verschiedenen Orten gespeichert werden. Das schützt nachhaltig vor Verlust und Elementarrisiken wie Feuer oder Wasser.

Schnelle Reaktionszeiten

Informationen aus digitalen Projektakten werden für Teammitglieder, Dienstleister und Prüfern in Sekunden bereitgestellt, egal von welchem Standort.

Zukunftssicherheit

Mit digitalen Projektakten kann auch noch nach Jahren einfach auf Informationen zugegriffen werden.

Durchgängiges Format

Digitale Projektakten machen Schluss mit hybrider Informationsverwaltung auf Papier und elektronischen Dateien.

Ihre Vorteile mit Rosenberger

In unserem professionellen Scancenter und mit dem geschulten Fachpersonal bieten wir Ihnen umfassende Lösungen von der digitalen Datei bis zum komplexen Archivsystem.
Integrale Bestandteile jeder Zusammenarbeit mit uns sind Datenschutz,  Vertraulichkeit und Zuverlässigkeit. Unsere Arbeitsabläufe und das Qualitätsmanagementsystem sind nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert.
So nutzen Sie alle Vorteile der Digitalisierung – sicher, professionell und nachhaltig.

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mehr Platz
Rechtskonforme Archivierung

Wir scannen und archivieren rechtskonform gemäß AO und GoBD.
Die Scanprozesse  sind nach TR-RESISCAN ausgerichtet.

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Transparenz
Alle Längen & Formate

Wir verarbeiten nahezu alle Dokumente in unterschiedlichen Größen und scannen alle Formate, auch größer A0.

Full-Service Dienstleistung

Zu unserem Full-Service gehören Sichtung, Beratung, Abholung, Lagerung, Aufbereitung, Digitalisierung, Indizierung und Archivierung.

Zahlreiche Medientypen

In unserem professionellen Scan-Center digitalisieren wir die unterschiedlichsten Medientypen – vom Notizzettel bis zum Mikrofiche.

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schnellere Suche
Schnelle Bereitstellung

Auf Wunsch stellen wir Ihre digitalen Akten binnen weniger Stunden nach Anforderung elektronisch bereit.

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schnellere Bearbeitung

Zertifizierte Qualität & Datensicherheit

Logos der Zertifizierungen nach ISO 27001 & 9001

Seit über 100 Jahren reproduzieren und archivieren wir Dokumente und Daten für die unterschiedlichsten Anforderungen.  rosenberger | data war der erste Fachbetrieb dieser Art, der mit dem Qualitätssiegel ISO 9001 ausgezeichnet wurde.

Heute bieten wir Ihnen gleich doppelte Sicherheit bei Daten­verarbeitung und Informations­sicherheit: Unsere Zertifizierungen nach ISO 9001:2015 und ISO 27001:2013 belegen unsere Professionalität um Umgang mit Ihren Daten und Projekten.

So funktioniert’s

Das Scannen und die digitale Bereitstellung Ihrer Projektakten ist ein Prozess, den wir gemeinsam mit Ihnen festlegen. Aus der Erfahrung von Hunderten Digitalisierungsprojekten hat sich folgender Ablauf bewährt:

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Kostenfreie Testphase

  • Den ersten Ordner oder wahlweise mehrere Akten digitalisieren wir für Sie kostenlos.
  • So können Sie die Scanqualität beurteilen und das Datenhandling sowie die Archivierung testen.
  • Die Probescans werden ebenso für die Kalkulation und Preisermittlung herangezogen.

2

Wir sorgen für die gesicherte Logistik Ihres Scanguts:

  • Um Kosten zu sparen, wird das Archiv zunächst gesichtet
  • Nicht benötigte Unterlagen werden vor der Digitalisierung aussortiert
  • Ihre Ordner bzw. Akten werden verpackt, markiert und von uns in unser Sicherheitslager transportiert.

3

Vor der Digitalisierung bereiten wir Ihre Ordner und Akten, ggf. Pläne und Zeichnungen vor:

  • Entklammern der Dokumente,
  • Anbringen von Barcodes zum Trennen von groß- und kleinformatigen Dokumenten
  • Separierung von Überformaten

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Jetz beginnt die Digitalisierung:

  • Mit Hochleistungsscannern digitalisieren wir jedes Blatt, jeden Plan und jede Zeichnung Ihrer Akten.
  • In schwarz/weiß oder farbig, damit keine wichtigen Informationen verloren gehen
  • Rückseiten ohne Inhalte werden gelöscht
  • Auf Wunsch werden auch Ordnerrücken gescannt

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Nach dem Scan werden die Daten für die Archivierung optimiert:

  • Die Rohdateien werden in ein für die Langzeitarchivierung geeignetes und genormtes Dateiformat konvertiert und Speicherplatz sparend komprimiert.
  • Je nach Kundenwunsch können wir alle gängigen PDF/A-Formate (PDF/A-1 bis A-2u) erzeugen

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Metadaten unterstützen Sie in der täglichen Arbeit:

  • Auf Wunsch erfassen wir zu jeder Akte oder Dokument entsprechende Indizes oder Metadaten, z. B. Suchbegriffe
  • MIt diesen Metadaten finden Sie die Dokumente und Informationen schnell und gezielt.
  • Dazu gehört auch die Erstellung einer elektronischen Ablagestruktur, nach der Sie wie im Papierarchiv nach Dokumenten suchen können.
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Wir stellen Ihnen die fertigen digitalen Ordner, Akten und Dokumente nach Ihren Wünschen bereit:

  • Auf verschlüsselten Datenträgern (USB-Sticks oder Festplatten)
  • Zum verschlüsselten Abruf über unsere FTP-Server
  • In unserem Archivsystem LinkBase
  • In einem Archivsystem Ihrer Wahl

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Nachdem Sie die digitalen Daten erhalten haben, haben Sie ausreichend Zeit zum Test. In der Zwischenzeit geht nichts verloren:

  • Nach Auslieferung der elektronischen Dokumente prüfen Sie Ihr elektronisches Archiv und die darin befindlichen Dokumente.
  • Zum Zwecke der Qualitätssicherung erstellen wir eine Sicherungskopie der ausgelieferten Daten, die wir spätestens 24 Monate nach Auslieferung löschen.
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Nach der Prüfung beurteilen wir gemeinsam den weiteren Umgang mit den Originaldokumenten:

  • Nach Ihrer schriftlichen Freigabe vernichten wir die originalen Papierdokumente – selbstverständlich unter Einhaltung aller Datenschutzvorgaben.
  • Gerne lagern wir die Originalunterlagen auch gern langfristig für Sie ein oder liefern Sie Ihnen zurück.

Software Für Digitale Projektakten

Jedes Digitalisierungsvorhaben benötigt eine stabile Plattform.  Bei rosenberger | data erhalten Sie die Lösung, die perfekt zu Ihnen passt. Von Softwareherstellern, die zu den Besten der Branche gehören. Ergänzt durch Eigenentwicklungen, die eine reibungslose Integration in ihre IT-Landschaft ermöglicht.
Legen Sie digitale Projektakten revisions-und zukunftssicher ab, definieren Sie detaillierte Zugriffsrechte und rufen Sie Informationen einfach per Mausklick auf.

Digital Blog

Nächste Schritte

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