ProjektOrdnung statt Papierchaos
Projekte leben von der intensiven Zusammenarbeit verschiedener Beteiligter und Teams innerhalb und außerhalb der eigenen Organisation. Dabei entstehen Projektakten mit Unmengen von Papier in unterschiedlichen Formaten. Je komplexer das Projekt, desto komplexer werden die Projektakten. Und desto aufwändiger wird es, die richtige Information zu finden. Wertvolle Ressourcen werden durch unnötige Suchen und lange Einarbeitungszeiten verschwendet.
Schaffen Sie jetzt Ordnung im Papierchaos! Mit unseren Lösungen und Scanservices für die digitale Projektakte finden alle Beteiligten Inhalte schnell und einfach. Informationen werden logisch verknüpft und endlich transparent.
Originale Projektakten im Digitalformat
Projektakten stellen besondere Anforderungen an den Scandienstleister: Dokumente, wie Pläne, Listen und Zeichnungen in unterschiedlichen Größen und Formaten müssen möglichst parallel verarbeitet werden und trotzdem in der originalen Ordnung erhalten bleiben.
Ersetzen Sie die Unübersichtlichkeit…
Sie profitieren mehrfach vom professionellen Scan und der digitalen Archivierung Ihrer Projektakten: Regalmeter von Ordnern mit verschiedenen Papierformatenen werden überflüssig, denn alle Unterlagen liegen geordnet in Ihrem elektronische Archiv. Sie und ihr Team sparen viel Zeit bei der Informationsbeschaffung und schaffen Transparenz gegenüber externen Dienstleistern, Behörden und Prüfern.
…durch perfekte digitale Projektakten
Die Logik Ihrer Papierakten bleiben auch digital erhalten. Wir scannen Ihre Projektakten in der richtigen Reihenfolge und Ordnung, egal, um wieviele Dokumente in welchem Format es sich handelt. Mit der digitalen Projektakte gewinnen Sie Zukunftssicherheit, Transparenz, sparen Ressourcen und schaffen Freiräume – ohne Ihr Team auf eine neue Struktur umstellen zu müssen.
Digitalisieren Sie jetzt Ihre Projektakten!
Sichern Sie sich Ihren Digitalisierungsgutschein & vereinbaren Sie einen Probescan Ihrer Unterlagen.
Profitieren Sie von den Scan- & Archivierungslösungen
Ihre Vorteile mit Rosenberger
In unserem professionellen Scancenter und mit dem geschulten Fachpersonal bieten wir Ihnen umfassende Lösungen von der digitalen Datei bis zum komplexen Archivsystem.
Integrale Bestandteile jeder Zusammenarbeit mit uns sind Datenschutz, Vertraulichkeit und Zuverlässigkeit. Unsere Arbeitsabläufe und das Qualitätsmanagementsystem sind nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert.
So nutzen Sie alle Vorteile der Digitalisierung – sicher, professionell und nachhaltig.
Zertifizierte Qualität & Datensicherheit
Seit über 100 Jahren reproduzieren und archivieren wir Dokumente und Daten für die unterschiedlichsten Anforderungen. rosenberger | data war der erste Fachbetrieb dieser Art, der mit dem Qualitätssiegel ISO 9001 ausgezeichnet wurde.
Heute bieten wir Ihnen gleich doppelte Sicherheit bei Datenverarbeitung und Informationssicherheit: Unsere Zertifizierungen nach ISO 9001:2015 und ISO 27001:2013 belegen unsere Professionalität um Umgang mit Ihren Daten und Projekten.
So funktioniert’s
Das Scannen und die digitale Bereitstellung Ihrer Projektakten ist ein Prozess, den wir gemeinsam mit Ihnen festlegen. Aus der Erfahrung von Hunderten Digitalisierungsprojekten hat sich folgender Ablauf bewährt:
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Kostenfreie Testphase
- Den ersten Ordner oder wahlweise mehrere Akten digitalisieren wir für Sie kostenlos.
- So können Sie die Scanqualität beurteilen und das Datenhandling sowie die Archivierung testen.
- Die Probescans werden ebenso für die Kalkulation und Preisermittlung herangezogen.
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Wir sorgen für die gesicherte Logistik Ihres Scanguts:
- Um Kosten zu sparen, wird das Archiv zunächst gesichtet
- Nicht benötigte Unterlagen werden vor der Digitalisierung aussortiert
- Ihre Ordner bzw. Akten werden verpackt, markiert und von uns in unser Sicherheitslager transportiert.
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Vor der Digitalisierung bereiten wir Ihre Ordner und Akten, ggf. Pläne und Zeichnungen vor:
- Entklammern der Dokumente,
- Anbringen von Barcodes zum Trennen von groß- und kleinformatigen Dokumenten
- Separierung von Überformaten
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Jetz beginnt die Digitalisierung:
- Mit Hochleistungsscannern digitalisieren wir jedes Blatt, jeden Plan und jede Zeichnung Ihrer Akten.
- In schwarz/weiß oder farbig, damit keine wichtigen Informationen verloren gehen
- Rückseiten ohne Inhalte werden gelöscht
- Auf Wunsch werden auch Ordnerrücken gescannt
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Nach dem Scan werden die Daten für die Archivierung optimiert:
- Die Rohdateien werden in ein für die Langzeitarchivierung geeignetes und genormtes Dateiformat konvertiert und Speicherplatz sparend komprimiert.
- Je nach Kundenwunsch können wir alle gängigen PDF/A-Formate (PDF/A-1 bis A-2u) erzeugen
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Metadaten unterstützen Sie in der täglichen Arbeit:
- Auf Wunsch erfassen wir zu jeder Akte oder Dokument entsprechende Indizes oder Metadaten, z. B. Suchbegriffe
- MIt diesen Metadaten finden Sie die Dokumente und Informationen schnell und gezielt.
- Dazu gehört auch die Erstellung einer elektronischen Ablagestruktur, nach der Sie wie im Papierarchiv nach Dokumenten suchen können.
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Wir stellen Ihnen die fertigen digitalen Ordner, Akten und Dokumente nach Ihren Wünschen bereit:
- Auf verschlüsselten Datenträgern (USB-Sticks oder Festplatten)
- Zum verschlüsselten Abruf über unsere FTP-Server
- In unserem Archivsystem LinkBase
- In einem Archivsystem Ihrer Wahl
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Nachdem Sie die digitalen Daten erhalten haben, haben Sie ausreichend Zeit zum Test. In der Zwischenzeit geht nichts verloren:
- Nach Auslieferung der elektronischen Dokumente prüfen Sie Ihr elektronisches Archiv und die darin befindlichen Dokumente.
- Zum Zwecke der Qualitätssicherung erstellen wir eine Sicherungskopie der ausgelieferten Daten, die wir spätestens 24 Monate nach Auslieferung löschen.
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Nach der Prüfung beurteilen wir gemeinsam den weiteren Umgang mit den Originaldokumenten:
- Nach Ihrer schriftlichen Freigabe vernichten wir die originalen Papierdokumente – selbstverständlich unter Einhaltung aller Datenschutzvorgaben.
- Gerne lagern wir die Originalunterlagen auch gern langfristig für Sie ein oder liefern Sie Ihnen zurück.
Unsere Kunden
Software Für Digitale Projektakten
Jedes Digitalisierungsvorhaben benötigt eine stabile Plattform. Bei rosenberger | data erhalten Sie die Lösung, die perfekt zu Ihnen passt. Von Softwareherstellern, die zu den Besten der Branche gehören. Ergänzt durch Eigenentwicklungen, die eine reibungslose Integration in ihre IT-Landschaft ermöglicht.
Legen Sie digitale Projektakten revisions-und zukunftssicher ab, definieren Sie detaillierte Zugriffsrechte und rufen Sie Informationen einfach per Mausklick auf.
