Wie Sie tatsächlich nie wieder Skonto verschenken

Arbeiten Sie noch mit Papierrechnungen? Dann kennen Sie die damit einhergehenden Probleme: Rechnungen ausdrucken, lagern und archivieren kosten Zeit und Geld. Zudem ist die Bearbeitung langsam und intransparent, das führt nicht selten zu finanziellen Verlusten durch ungenutzten Skonto. Doch es geht auch anders. Wie Sie tatsächlich nie wieder Skonto verschenken, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Kreditorenbuchhaltung

Warum verschenken wir Skonto?

Wir befinden uns mitten im Umbruch. Papier wird durch elektronische Dokumente und digitale Workflows ersetzt. Das gilt auch für die Verarbeitung von Rechnungen.

Um zu verstehen, wo genau Skonto verschenkt wird, werfen wir einen Blick auf die analoge, papierbasierte Bearbeitung von Rechnungen. Die Prüfung dieser Rechnungen ist oft komplex und zeitaufwändig. Oft müssen mehrere Personen aus unterschiedlichen Abteilungen die Eingangsrechnungen prüfen, bis sie zur Zahlung freigegeben werden können. Das bindet viele Kapazitäten und die Durchlaufzeit einer Eingangsrechnung beträgt oft mehrere Wochen. Dieser Zeitraum ist zu lang, um Skonto abziehen zu können.

Nie wieder Skonto verschenken

Die Durchlaufzeit von Papierrechnungen ist jedoch nur eine mögliche Ursache für Skontoverluste. Papierbasierte Arbeitsabläufe sind nämlich fehleranfällig. Man schätzt, dass rund 0,5 Prozent der Eingangsrechnungen aus Papier verloren gehen. Der entsprechende Skontoverlust ist entsprechend.

Doch wie können Sie dies vermeiden? Die Antwort ist simpel und wirkungsvoll: Durch eine digitale Verarbeitung der Rechnungen, wie sie ein Digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) ermöglicht.

Mit einem elektronischen DMS verarbeiten Sie alle Rechnungen – ob aus Papier oder elektronisch. Sie verarbeiten Rechnungen aus jeder beliebigen Quelle wie z. B. E-Mail, Fax oder Briefpost. Die selbstlernende Software kann Rechnungsdaten wie Kreditorennummer, Datum und Beträge automatisch auslesen, prüfen und mit Bestelldaten vergleichen. Zudem werden alle Rechnungen rechtsicher in einem vollständig indexierten Archiv gespeichert. So werden Rechnungsdokumente nebst Anlagen in Sekunden gefunden. Das spart zusätzlich wertvolle Arbeitszeit.

Weitere Vorteile digitaler Rechnungsprüfung

Papierrechnungen zu bearbeiten, kostet viel Zeit und Geld. Doch papierbasierte Abläufe sind oft auch unübersichtlich und intransparent. Und wenn Urlaubszeit ist oder Teammitglieder krank werden, wird es noch schwieriger: Rechnungen bleiben liegen, werden nicht bearbeitet und die Skontofristen verstreichen. Bearbeiten Sie Eingangsrechnungen dagegen digital, sparen Sie nicht nur Platz für Archivraum und Geld für Papier und Toner, sondern haben auch stets den Überblick, welche Rechnung sich wo befindet. Zudem erinnert das DMS automatisch, wenn Skontofristen zu verstreichen drohen. Mit der elektronischen Rechnungsverarbeitung sind Sie dagegene auf der sicheren Seite. Die Rechnungsbearbeitung wird schnell und einfach und bringt weitere Einsparpotenziale.

So werden Durchlaufzeiten verkürzt, weil jeder Beleg in Sekunden an die richtige Prüfungsstelle gelangt. Skontofristen werden nicht mehr verpasst, Über- und Doppelzahlungen werden vermieden. Zudem lassen sich durch automatisierte Workflows und Prüfungen die Genehmigungen deutlich beschleunigen und Rechnungen direkt begleichen. Das verbessert die Verhandlungsposition bei Lieferanten und in der Folge die Liquidität und das Ergebnis des Unternehmens.

Bei digitaler Rechnungsverarbeitung nicht den Anschluss verlieren

Steigen die Skontoerträge, steigt die Profitabilität des Unternehmens. Zudem spart die elektronische Rechnungsverarbeitung rund die Hälfte bis zwei Drittel der benötigten Bearbeitungszeit, die Zeit für die Datenerfassung wird um rund 95 Prozent verkürzt.

Laut der aktuellen Studie des Bitkom zur Digitalisierung von Büro-und Verwaltungsprozessen in deutschen Organisationen geben acht von zehn Unternehmen an, dass elektronische Rechnungen für sie relevant sind. “Knapp zwei Drittel erstellen bereits mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen elektronisch.” Wer bei Rechnungen noch auf Papier setzt, läuft somit Gefahr, den Anschluss zu verlieren.

Doch wie ist es mit den Kosten einer entsprechenden DMS-Software? Die Erfahrungen aus unzähligen Projekten unterschiedlicher Unternehmen zeigen, dass sich eine entsprechende Investition oft in wenigen Monaten amortisiert.

Digital wirkt – auch beim Skonto

Bereiten Sie den Umstieg auf elektronische Rechnungsverarbeitung gut vor. Ermitteln Sie hierzu den Ist-Zustand Ihrer Buchhaltung und den Optimierungsbedarf. Tauschen Sie sich mit anderen Unternehmen aus und binden Sie Ihr Team ein. Nur wenn das gesamte Team eingebunden wird, kann die Umstellung von Papier- auf elektronische Rechnungen wirkungsvoll gelingen. Höhere Skontoerträge inklusive.

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