Hand- & Mandantenakten
scannen und Archivieren
Legal Tech und ein sich schnell wandelnder Dienstleistungsmarkt erfordert den digitalen Wandel in Rechtsanwalts-, Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungskanzleien. Ein wichtiger Schritt ist die Digitalisierung des vorhandenen Aktenbestandes. Mit eAkten greifen Sie von überall auf Ihre Dokumente zu. Digitale Akten schaffen Platz, sind im Volltext durchsuchbar und erleichtern die Recherche und Bewertung juristischer Sachverhalte erheblich.
Zertifizierte Qualität
+ Datensicherheit
so funktioniert’s
Ihre Kanzleiakten werden von uns gescannt und Ihnen digital zur Verfügung gestellt. Die Digitalisierung Ihrer Kanzleiakten erfolgt nach folgendem Ablauf:
Schritte zur digitalen Kanzlei
Mandanten von Rechtsanwalts-, Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungskanzleien fordern von Ihren Beratern zunehmend eine digitale Kommunikation ein, da eine analoge Briefpost zunehmen ein Mehrkostenfaktor ist und viele Unternehmen hierauf immer weniger eingerichtet sind. Auch der Anspruch der Mandanten an die Reaktionsgeschwindigkeit Ihrer Berater und die Transparenz der Leistungserstellung steigt zunehmend.
Zudem können mit digitalen Akten und elektronischen Workflows Kanzleiabläufe deutlich effizienter gestalten werden. Digitale Akten beschleunigen nicht nur die Kommunikation mit Mandanten, sie ermöglichen auch ein großes Einsparpotenzial durch automatisierte Abläufe und einheitliche Standards bei der Fallbearbeitung. Bei Fallfragen müssen Mandanten nicht mehr zwangsläufig auf einen Termin mit dem Anwalt warten. Sind die Fälle entsprechend aufbereitet und nachvollziehbar im System abgelegt, können auch Nicht-Berufsträger Auskunft erteilen. Der Zugriff auf die entsprechenden Dokumente kann dabei von jedem Ort erfolgen, man muss nicht zwangsläufig in der Kanzlei sein. Voraussetzung sind durchgehend digitale Dokumente, die in einem gut strukturierten und sicheren Archiv abgelegt sind. Hierzu gehören auch Akten von abgeschlossenen Fällen, die gescannt und digital archiviert werden. Gescannte Akten ermöglichen schnelle Recherchen per Mausklick durch Texterkennung und digitale Verschlagwortung. Zudem benötigen sie nahezu 100 % weniger Platzbedarf als herkömmliche Papierakten.
digitalisierung mit höchsten Sicherheitsstandards
Das Scannen und Digitalisieren von Mandantenakten und Handakten verlangt vom Scandienstleister besonders hohe Sicherheitsstandards. Vor allem die Wahrung der Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten ist uns enorm wichtig.
Daher werden Kanzleiakten beim Scannen strikt von anderen Belegarten getrennt und unterliegen einem außerordentlichem Schutz. Auch Transport, Lagerung und Aufbereitung erfolgt nur in bzw. aus abschließbaren Behältern, sodass die Kanzlei-Handakten auch innerbetrieblich gegen Einsicht und Zugriff geschützt sind. Weiter haben nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit der Digitalisierung betraut sind, Zugriff auf die Unterlagen. Diese Sicherheitsvorkehrungen gelten selbstverständlich auch für die elektronischen Dateien, die beim Scannen erzeugt werden.
Die Scanproduktion sowie die IT und Verwaltung von rosenberger | data betreibt seit Jahren ein Managementsystem zur Informationssicherheit, das nach der internationalen Norm ISO/IEC 27001 zertifiziert ist. Gemeinsam mit dem nach ISO 9001:2015 zertifizierten Qualitätsmanagement und den an der TR-RESISCAN ausgerichteten Scanprozessen betreiben wir das Management von Qualität, Informationssicherheit und Datenschutz in einem integriertem System, das regelmäßig von unabhängigen Auditoren geprüft und zertifiziert wird.
> Mehr zur Informationssicherheit und Datenschutz bei rosenberger | data
> Mehr zum Qualitätsmanagement bei rosenberger | data
Ihre Vorteile
- 95 % weniger Platzbedarf: Der Platz für Papierdokumente kann anderweitig genutzt werden. Das spart Raumkosten.
- Finden statt Suchen: Benötigte Dokumente und Informationen sind dank Verschlagwortung, Texterkennung (OCR) und Volltextsuche in Sekunden gefunden.
- Überall verfügbar – mit jedem Gerät: Digitale Akten können von überall und von jedem Gerät abgerufen und bearbeitet werden.
- Serviceverbesserung: Nicht-Berufsträger werden auskunftsfähig, Mandanten erhalten schneller Informationen über Bearbeitungsstände ihrer Mandate. Mit wenigen Mausklicks stellen Sie benötigte Dokumente zusammen und leiten diese weiter.
- Automatische Analyse: Schriftsätze anderer Parteien können automatisch ausgelesen, durchsucht und analysiert werden. Zudem werden Sie sicher in der Mandantenakte archiviert.
- Effizienzsteigerung durch Automatisierung: Standardverfahren – z. B. Vollmachtseinholungen – lassen sich digital automatisieren, das spart Zeit und Kosten.
- Schutz vor Verlust: Handakten können nahezu kostenneutral mehrfach und an verschiedenen Orten gespeichert werden. Das schützt das Aktenarchiv nachhaltig vor Verlust und Elementarrisiken wie Einbruch, Feuer, Wasser oder Sturm.
LAssen Sie Ihre Kanzleiakten SCannen!
Akten archivieren und Verwalten
Jedes Digitalisierungsvorhaben benötigt eine stabile Plattform. Bei rosenberger | data erhalten Sie die Lösung, die perfekt zu Ihnen passt. Von Softwareherstellern, die zu den Besten der Branche gehören. Ergänzt durch Eigenentwicklungen, die eine reibungslose Integration in ihre IT-Landschaft ermöglicht. Legen Sie elektronische Mandantenakten revisionssicher ab, legen Sie detaillierte Zugriffsrechte und Berechtigungen auf einzelne Akten und Dokumente fest und greifen Sie von überall auf Ihre Handakten zu.
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