Digitalisierung Entwässerungsakten
25.000 Akten digital und zukunftssicher archiviert
Auf einen Blick
Kunde: Wolfsburger Entwässerungsbetriebe (WEB)
Umsetzung: 2017
Dokumente: Entwässerungsakten
Plattform: LinkBase
Ansprechpartner
Wolfsburg ist als Sitz des Volkswagenwerks bekannt und ist die fünftgrößte Stadt Niedersachsens. Im Rahmen der Digitalisierung der Verwaltung sollen Behördenverfahren beschleunigt werden.
Auf wichtige Unterlagen muss dabei schnell zugegriffen werden können.
2017 wurde daher ein mehrmonatiges Projekt gestartet, um alle Grundstücksakten der Wolfsburger Entwässerungsbetriebe zu digitalisieren. Durch den digitalNOW!-Dienst von rosenberger | data konnte bereits mit dem Projektstart auf alle Akten digital zugegriffen werden. Die digitalen Akten wurden im georeferenzierten Dokumentenmanagement-System LinkBase abgelegt.
Ausgangssituation und Rahmenbedingungen
Das umfangreiche Archiv der Grundstücksakten der Wolfsburger Entwässerungsbetriebe umfasst rund 25.000 Akten. Der Aktenbestand sollte rechtskonform entsprechend den Anforderungen der TR-RESISCAN an das ersetzende Scannen digitalisiert werden.
Das Archiv besteht aus digitalen und papierbasierten Dokumenten und Akten. Zudem mussten E-Mail-Dateien (msg), Word-Dateien, Bilddateien, Videodateien und großformatige CAD-Pläne übernommen und in eine einheitliche Archiv-Struktur überführt werden.
Im Rahmen der Modernisierung ihrer Prozesse beschließen die Wolfsburger Entwässerungsbetriebe 2017 die Digitalisierung ihres Archivs mit Entwässerungsakten.
Das Projekt ist über einen Zeitraum von vier Monaten angelegt. Auf den Bestand soll auch mittels Web-Map-Diensten zugegriffen werden, daher ist eine georeferenzierte Speicherung der Unterlagen ein Muss. Grundstücksdaten und Koordinaten sind beim Import in das Dokumentenmanagement-System LinkBase als Suchkriterien mitzugeben.
Anforderungen an die Lösung
Zukunftssicherheit
Die Wolfsburger Entwässerungsbetriebe benötigen für die Verwaltung der Grundstücksakten ein digitales Dokumentenmanagement-System, mit dem Dokumente georeferenziert abgelegt und verwaltet werden können.
Zeit & Kosten sparen & schnell finden
Die Suche nach und die Bereitstellung von Dokumenten kostet viel Zeit.
Daher sollen die Akten in einem zentralen Dokumenten-Pool erfolgen, um schnell auf benötigte Dokumente zugreifen zu können.
Da der Datenbestand grundstücksbezogen, d. h. nach Ort, Straße und Hausnummer abgelegt ist, mussten diese Informationen als Metadaten für die einzelnen Dokumente übernommen werden.
Die Anforderungen und der Leistungsumfang umfassen:
- die Digitalisierung des Archivs für Entwässerungsakten, Format PDF/A (komprimiert)
- die Übernahme und revisionssichere Einlagerung des gesamten Aktenbestandes (ca. 25.000 Akten) während der Projektlaufzeit
- jederzeitige Gewährleistung eines revisionssicheren und professionellen Archivbetriebs (on-demand mit digitalNOW)
- Einhaltung der Vorgaben der einschlägigen Datenschutzgesetze
- Zugriff muss alphanumerisch sowie über Flurstückskarten, z. B. ALKIS erfolgen können
- Dokumentenverwaltung georeferenziert und mit der Möglichkeit externer Zugriffe über das Internet
- Anbindung von Karten mittels Web Map Diensten, Umkreissuche mit Polygonen
Herausforderungen
- Große Mengen an Unterlagen (25.000 Akten)
- Unterlagen müssen in kürzester Zeit “aus dem Stand” elektronisch verfügbar sein
- Wechselnde Medienqualität
- Unterschiedliche Medienarten und Dateiformate
- Gebundene oder gesiegelte Unterlagen
- Einbindung von Videos und Bilddaten
Lösung
Für die Archivierung und Verwaltung der Dokumente des Grundstückarchivs kommt das georeferenzierte Dokumenten-Managementsystem LinkBase Web zum Einsatz.
Die von rosenberger | data entwickelte Lösung wird seit Jahrzehnten in Bauämtern, Katasterämtern, bei Energieversorgern und in der Industrie eingesetzt und hat sich dort bewährt.
Mit LinkBase wird jederzeit ein gesicherter Zugriff auf alle digitalen Dokumente, Zeichnungen, Akten und Bild- oder Videodateien ermöglicht – rund um die Uhr, von jedem PC-Arbeitsplatz, standortunabhängig via Web-Client und georeferenziert z. B. durch die Hauskoordinaten des Archivs.
Sorgfältige Vorbereitung
Zur Vorbereitung der Digitalisierung werden die Akten in Transportkartons verpackt und mehrfach indexiert: Die Kartons erhalten ein Plan-Etikett (Barcode), für jede Akte wird ein Deckblatt erstellt. Das Deckblatt enthält über das Plan-Etikett (Barcode) hinaus die Straße, Hausnummer und Hausnummernzusatz. Die Indexdatei wird im GeoDMS LinkBase erstellt und mit den Akten übergeben.
Logistik & Scan
Der gesamte Bestand der Entwässerungsakten wird von rosenberger | data in Wolfsburg abgeholt und komplett im eigenen Digitalisierungszentrum in Bielefeld eingelagert. Von dort werden die Akten digitalisiert.
Effekte
- Mit der Digitalisierung des Archivs für Entwässerungsakten wurden Verwaltungsabläufe erheblich beschleunigt.
- Die Suche sowie der Zugriff auf die benötigten Unterlagen erfolgt jetzt nur noch in einem Bruchteil der Zeit.
- Zudem wurden im Rahmen des Projektes wichtige Unterlagen konserviert und erhalten.
- Durch die Auslagerung und Digitalisierung des Archivs wurde der Platzbedarf des Archivs praktisch auf Null gesenkt, mit entsprechenden Auswirkungen auf die Raumkosten.
- Bei den Mitarbeitenden und Kunden der Wolfsburger Entwässerungsbetriebe ist die Resonanz im Hinblick auf die Digitalisierung des Archivs durchweg positiv
- Die Einführung des digitalen Archivs hat nicht nur für effizientere Abläufe, sondern vor allem für einen besseren Kundenservice gesorgt.
Projektstand Ende 2017
Fazit
Was den Mitarbeitenden der Wolfsburger Entwässerungsbetrieben an LinkBase Web und der Zusammenarbeit mit rosenberger | data besonders gefällt, ist die einfache Handhabung des Systems und die Möglichkeit, die Dokumente georeferenziert mit den Grundstückskoordinaten im elektronischen Archiv abzulegen. Auf ein GIS kann dabei verzichtet werden.
„Die Entscheidung für LinkBase von rosenberger | data hat unsere Anforderungen im Hinblick auf die Handhabung, die Eingliederung in unsere Prozesse und Verfahren sowie den Kundenservice in jeder Hinsicht erfüllt”, so die Projektverantwortlichen.
Das Projekt sei problemlos und schnell abgewickelt worden. Bewährt habe sich insbesondere das Verfahren “Scan-on-demand“, das mit rosenberger | data umgesetzt wurde.
Die vereinbarten Servicelevel und Servicezeiten wurden durchgehend eingehalten.
“Da gab es nichts zu meckern”, lautet das abschließende Fazit in Wolfsburg.
“Die Digitalisierungslösungen LinkBase von rosenberger | data haben uns bei unseren Maßnahmen zur Digitalisierung einen erheblichen Schritt nach vorn gebracht.”
Projektverantwortliche der Wolfsburger Entwässerungsbetriebe